Använda strukturerade resurser i Google Kalender

Google rekommenderar att du definierar kalenderresurser med hjälp av ett strukturerat format. Strukturerade resurser innehåller information om resursens plats, kapacitet eller utrustning. Informationen används av Kalender till att ge användarna mer information om rummet och resurserna, vilket gör det lättare för dem att välja den bästa resursen för deras behov. Definiera strukturerade resurser så att de kan dra nytta av nya funktioner och utökade möjligheter i Kalender.

Ostrukturerade (äldre) resurser använder enbart dessa fält:

• Resurs-id
• Namn
• Beskrivning

Om du bara har de här fälten inställda för en resurs är det en äldre resurs. Resurser som har skapats före den 17 oktober 2017 är sannolikt äldre resurser.

Fördelar med strukturerade resurser 

Det kräver lite arbete att ändra data till ett strukturerat format, men det är verkligen värt att göra det. Med strukturerade resurser kan användarna 

• förbättra upplevelsen med en konsekvent och läsbar resursvisning
• boka rätt rum eller resurser snabbare och med automatiska rums- och resursförslag
• snabbare avgöra skillnaden mellan mötesrum och resurser som inte är rum
• automatiskt avboka mötesrum som inte används 
• automatiskt ersätta rum som avvisar inbjudningar
• dra nytta av framtida förbättringar och kommande smarta funktioner i Kalender (det finns endast stöd för strukturerade resurser).

Byta till strukturerade resurser

Konvertera resurserna till ett strukturerat format så att du kan dra nytta av kommande förbättringar av Google Kalender. När du använder strukturerade resurser får användare bästa möjliga upplevelse när du bokar rum och andra kalenderresurser.

Förstå ändringarna, testa och kommunicera

Om du använder strukturerad resursinformation ändras användarnas interaktion med Kalender. Vi rekommenderar att du förbereder för dessa ändringar på följande sätt:

• Analysera hur de nuvarande resurserna hanteras och få insikt i hur en migrering till ett strukturerat format ändrar användarupplevelsen.
• Använd strukturerade resurser i en testmiljö först och se hur ändringarna visas. Spara en säkerhetskopia av din nuvarande resursinformation.
• Uppdatera interna appar och programvara från tredje part. Till exempel appar som är beroende av anpassade namnkonventioner. 
• Meddela användarna om det nya upplägget och de nya förändringarna, och hantera lanseringen av dem.

Ändringar av användarupplevelsen

När du implementerar det nya strukturerade formatet i företaget ser användarna följande förändringar. 

Ändrade sökresultat

Före

Resurser visas som ett långt resursnamn

Efter

Resurser visas med organiserad information

Ändrad visning för rum och icke-rum

För rum (kategori KONFERENSRUM)  

			Resursnamn
			Byggnad
			Våning och avdelning
			Kapacitet
			Ljud- och bildfunktioner

 

För icke-rum (kategori ANNAT)

			Resursnamn
			Byggnad
			Våning och avdelning
			Kapacitet
			Resurstyp
			Ljud- och bildfunktioner (om sådana finns)

Ändrad resursvisning

När du håller muspekaren över en resurs visas ytterligare information:

 

För rum (kategori KONFERENSRUM)

För icke-rum (kategori ANNAT)

Ändrad resursordning

Före 17 oktober 2017

Tidigare baserades grupperingen av rumslistan på resursnamn. Rum visades till exempel utifrån prefixet i stället för något som är mer användbart när användarna ska bestämma vilken resurs de ska använda. Om många rum började med samma prefix (till exempel: CH-ZRHA) grupperades alla dessa rum under detta prefix.

Exempel på resursnamn:

CH-ZRHA-Favoritrum'1 [Telefon, VC]

CH-ZRHA-AndraFavoritrum'1 [Telefon, VC]

US-SFO-RumiSFO'2 [Telefon, VC]

Gruppering efter prefix:

Där byggnader är ZRH-KontorA och SFO-KontorB

Efter 17 oktober 2017

Grupperingen baseras på de byggnader du skapar. Icke-rum och rum grupperas i sina byggnadsnoder.

Exempel på nya automatiskt genererade namn:

ZRH-KontorA-1-Favoritrum (4) [Telefon, VC]

ZRH-KontorA-1-AndraFavoritrum (2) [Telefon, VC]

SFO-KontorB-RumiSFO (2) [Telefon, VC]

Där byggnader är ZRH-KontorA och SFO-KontorB

Gruppering efter byggnadsnamn:

Namn på våning och visningsordning:

Våningar i byggnader visas i numerisk ordning. Exempel:

• Våning 1 visas före 2
• Våning 12 visas före våning 1, eftersom 2<s

Om du vill visa våningarna i rätt ordning använder du numrerade våningar som 01, 02, …, 12

Ändrade resursnamn och ändrad resursvisning 

För äldre resurser rekommenderade Google ett visst namnformat för resurser. En resurshierarki skapas automatiskt så snart fler än 10 resurser med tecknet ”-” läggs till. Om det finns fler än 100 källor i en huvudgrupp delas gruppen in i underrubriker.

Med strukturerad resursinformation blir Googles namnkonvention standard och används för att skapa namn automatiskt från de individuella resursfälten. Automatiskt skapade namn bildas när ett annat resursfält än resursnamn, resurstyp eller beskrivning uppdateras.

• [byggnad]-[våning] [rumsnamn] ([rumskapacitet]) [Ljud- och videofunktioner]
• [(resurstyp)]-[byggnad]-[våning]-[rumsnamn] ([rumskapacitet]) [Ljud- och videofunktioner]

Med automatiskt skapade namn 

• visas alla resursnamn i samma format inom organisationen 
• uppdateras namnen automatiskt när rumsinformationen ändras (till exempel när kapaciteten ökar och funktioner läggs till eller ändras)
• blir det enkelt att veta egenskaperna hos ett rum eller en resurs genom att titta på namnet.

Det nya automatiskt skapade namnet visas på dessa platser:

Deltagarlista

I listan Deltagare för Kalenderhändelser ersätter det nya automatiskt skapade resursnamnformatet det gamla resursnamnet.

Fältet Var på webben och i mobilen

I fältet Var för Kalenderhändelser ersätter det nya automatiskt skapade resursnamnformatet det gamla resursnamnet.

Aviseringar på mobila enheter

I aviseringar på mobila enheter eller webben ersätter det nya automatiskt skapade namnet formatet det gamla resursnamnet.

Konvertera resurser, funktioner och byggnader  

Du kan konvertera resurser på tre sätt:

• Med hjälp av ett API: Mer information finns på sidorna om Admin SDK Directory API för resources.features och resources.buildings och resources.calendars.
• En och en via administratörskonsolen: Om du vill veta mer följer du anvisningarna om hur du lägger till byggnader, funktioner och resurser i Konfigurera byggnader, funktioner och andra resurser.   
• Ladda ned, redigera och ladda upp en CSV-fil: Följ anvisningarna nedan. 

Ändra resurser med en CSV-fil

Om du har en administratörsroll med behörigheter för hantering av byggnader och resurser tilldelad till ditt konto uppdaterar du resurserna i organisationen med de här stegen.    

Steg 1: Ladda ned resurserna i CSV-format från administratörskonsolen

Börja med att ladda ned resursinformationen i CSV-format.

1. Logga in på Googles administratörskonsol.

   Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

2. På administratörskonsolen går du till menyn KatalogByggnader och resurser.
3. Öppna Resurshantering.
4. Klicka på Ladda ned  Ladda ned.
5. Spara CSV-filen.

Steg 2: Importera informationen i CSV-filen till ett kalkylark  

När du har laddat ned CSV-filen importerar du den till ett kalkylark. 

1. Öppna ett tomt Google Kalkylark och öppna Fil > Importera. 
2. Navigera till den nedladdade CSV-filen och klicka på Välj. 
3. I fönstret Importera gör du dina val och klicka på Importera data.

Steg 3: Ändra resurser i ett kalkylark 

Granska informationen i kalkylarket, leta reda på tomma och fält som inte följer formatet och uppdatera dem enligt förslagen i Format som kan användas.

Obs! Ändra inte resurs-id:t. Om du gör det skapas en helt ny resurs i stället för att den gamla uppdateras. 

Redigera kalkylarket 

1. Använd kalkylarket du skapade i stegen ovan.
2. Redigera fälten om det behövs.  

   Viktigt! Funktionsnamnet måste föregås av # så att det går att identifiera vad som är en funktion i kalkylarket. Exempel: #Whiteboard. 

3. När du är klar sparar du kalkylarket som en CSV-fil.

Exempel på kalkylark 

Resurs-id*	Resursnamn*	Resurskategori*	Resurstyp	Våningsnamn*	Kapacitet*	Byggnads-id*
123	Föreläsningssal	KONFERENSRUM		1	40	81
234	Jennys gömställe	ANNAT	Lounge	4	5	82

* Krävs

Beskrivning som är synlig för användare	Beskrivning	#Whiteboard	#Telefon
	Administreras av admins@mittföretag.com	SANT	SANT
Kontakta Jennys assistent för att boka	Administreras av admins@mittföretag.com	FALSKT	FALSKT

Steg 4: Ladda upp en CSV-fil när du har redigerat den   

När du har redigerat kalkylarket kan du ladda upp ändringarna till Kalender. 

1. Logga in på Googles administratörskonsol.

   Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

2. På administratörskonsolen går du till menyn KatalogByggnader och resurser.
3. Öppna Resurshantering.
4. Håll muspekaren över Lägg till  och klicka på Ladda upp  .
5. Klicka på Bifoga CSV och följ anvisningarna för att bifoga CSV-filen.
6. Klicka på Överför.

Format som kan användas

Använd följande format när du redigerar kalkylarket.   

Format för alla resurser  

Använd det här formatet för de resurser du skapar i Kalender. 

Resursnamn	Beskrivning	Exempel
Resurs-id*	Det unika rums-id som Google genererar åt dig när du skapar en resurs. (redigera inte eller ta bort detta för befintliga resurser)	28AF38E
Resursnamn*	Kort rumsnamn. (föreslagen högsta teckengräns: 45)	Samtalsrum
Byggnads-id*	Detta byggnads-id måste exakt matcha det byggnads-id som definierats för byggnaden där resursen finns.	SF-MAIN
Resurskategori*	Konferensrum: Resurser som används för möten eller konferenser och som kan vara så små som telefonrum.  Annat: Resurser som inte används till möten, till exempel en Jamboard, cykel eller företagsbil. Okänd kategori: Resurser som inte överensstämmer med strukturformatet (använd Konferensrum och Annat för nya resurser)	KONFERENSRUM
Resurstyp	Befintligt fält. När resurskategorin är inställd på Annat läggs det här fältet till som ett prefix i det automatiskt genererade namnet och bidrar till att särskilja rum från annat än rum. Det gör det också lättare att kategorisera resurstypen. Exempel: Cykel, Fordon, Familjerum eller Mikroskop.	Cykel
Våningsnamn*	Våningsnamnet måste matcha en av de våningar som definierats i byggnaden. (föreslagen högsta teckengräns: 15)	10
Kapacitet*	Rekommenderat antal personer för rummet. Måste vara ett positivt heltal.	4
Våningssektion	Anger var på våningen ett rum finns. (föreslagen högsta teckengräns: 15)	A
Beskrivning som är synlig för användare	Fri beskrivning av rummet som visas för användarna i rumsinformationen. Obs! Den här beskrivningen visas bara när du bokar resursen. När du har valt resurs eller sparat en händelse visas den här beskrivningen inte längre.	Telefonanknytning #4119
Beskrivning	Valfri beskrivning av rum eller resurs som är synlig i administratörskonsolen.	Alla medlemmar i [e-mail] har bokningsrättigheter till rummet Östra byggnaden
#Funktion	Funktioner är attribut eller utrustning för ett rum eller en resurs, som: Ljudfunktioner: #Telefon Videofunktioner: #VC, #Cisco-konferensenhet. Andra funktioner: #Whiteboard, #Rullstolsanpassat, #Externa gäster	SANT
Automatiskt skapat namn	Skrivskyddat. Detta genereras när resurskategorin är inställd på Konferensrum eller Annat.	SF-HUVUDBYGGNAD Samtalsrum (4) [VC]

* Krävs

Format för byggnader 

Använd det här formatet för de byggnader du skapar i Kalender. 

Resursnamn	Beskrivning	Exempel
Byggnads-id*	Detta byggnads-id måste exakt matcha det byggnads-id som definierats för byggnaden.	SF-MAIN
Byggnadens namn	Visningsnamn för byggnaden	San Francisco HQ
Adress*	Adressinformation för byggnader. Se Format för byggnadsadresser.	678 Lafayette Ave Suite 2B Graha Bumi Surabaya Lt. V Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105
Våningar*	Avgränsa våningar med kommatecken och ange dem i stigande ordning från lägre till högre våning	Lobby, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Beskrivning	Beskrivning av byggnaden. Beskrivningen är inte obligatorisk och visas i administratörskonsolen som en hjälp för dig.	Östra byggnaden
Koordinater	Latitud och longitud för byggnaden	40.730610, -73.935242

* Krävs

Hantera äldre resurser

Om du bestämmer dig för att inte konvertera alla dina resurser till strukturerade resurser ska du följa en namnkonvention för resurser så att det blir lättare att identifiera och använda de äldre resurserna.

Konferensrumsresurser

Ett förslag på format för ett konferensrum är:

[ortsförkortning]-[byggnad]-[våning]-[rummets namn] ([rummets kapacitet]) [ljud- och videofunktioner]

Exempel:

GBG-14-12-Styrelserum (15) VK

Det här konferensrummet ligger i Göteborg i byggnad 14, på våning 12. Rummet heter Styrelserum. Det rymmer 15 personer och har videokonferensutrustning.

Ytterligare resurser

Vi föreslår följande format för att skilja alla andra typer av resurser från konferensrum:

[(resurstyp)]-[ortsförkortning]-[byggnad]-[våning eller plats]-[ljud- och videofunktioner]

 

I det här formatet börjar alla resurser som inte är konferensrum med ”(” så att de inte blandas ihop med konferensrummen. Helst ska alla resurser som inte är rum visas längst ned i resurslistan.

Exempel på resurser som inte är rum	Beskrivning
(Cykel)-Stockholm-43-Lobby-Cykel-1	Den här cykeln finns i Stockholm i lobbyn i byggnad 43. Detta är "Cykel 1" (till skillnad från "Cykel 2" eller "Cykel 3").
(Fordon)-UA-Prius-Huvud-Norra-4	Det här fordonet finns i Uppsala. Det är en Prius som är parkerad vid huvudbyggnaden på den norra parkeringsplatsen på plats 4.