O Google recomenda que você defina os recursos do Agenda usando um formato estruturado. Os recursos estruturados incluem informações sobre o local, a capacidade ou o equipamento do recurso. O Agenda usa esses dados para exibir mais detalhes de salas e recursos, ajudando os usuários a opção mais adequada. Defina recursos estruturados para aproveitar os recursos avançados e os novos recursos do Agenda.
Os recursos não estruturados (legados) usam apenas estes campos:
- Código do recurso
- Nome
- Descrição
Se esses forem os únicos campos configurados, o recurso é legado. Os recursos criados antes de 17 de outubro de 2017 provavelmente são legados.
Benefícios dos recursos estruturados
Alterar seus dados para um formato estruturado é mais trabalhoso, mas vale o esforço. Depois que você estruturar os recursos, os usuários poderão fazer o seguinte:
- Melhorar a experiência com uma exibição consistente e legível dos recursos
- Reservar a sala ou os recursos certos com mais rapidez e sugestões automáticas e de salas e recursos
- Identificar rapidamente salas de reuniões e outros recursos
- Liberar automaticamente salas de reunião não utilizadas
- Substituir automaticamente salas que recusam convites
- Aproveitar os próximos aprimoramentos e recursos inteligentes do Agenda (somente os recursos estruturados são compatíveis)
Mudar para os recursos estruturados
Mude seus recursos para um formato estruturado e aproveite os próximos aprimoramentos do Google Agenda. Com os recursos estruturados, seus usuários têm uma experiência muito melhor com a reserva de salas e outros recursos da agenda.
Entender as mudanças, testar e divulgar
O uso de informações de recursos estruturados muda a forma que os usuários interagem com o Agenda. Recomendamos que você se prepare para essas mudanças da seguinte maneira:
- Analise o gerenciamento atual dos seus recursos e entenda como a migração para o formato estruturado afeta a experiência do usuário.
- Use os recursos estruturados em um ambiente de teste primeiro para ver a nova aparência. Mantenha um backup das informações atuais.
- Atualize os apps internos e softwares de terceiros. Por exemplo, os apps que dependem de convenções de nomenclatura personalizadas.
- Informe os usuários sobre as mudanças e o novo comportamento e gerencie a implementação dessas alterações.
Mudanças na experiência do usuário
Os usuários verão as alterações abaixo quando você adotar o novo formato estruturado na empresa.
Resultados da pesquisa alterados
Exibição alterada de salas e outros recursos
Exibição de recursos alterada
Ordem de recursos alterada
Mudar recursos, funcionalidades e edifícios
Existem três formas de atualizar os recursos:
- Usar uma API: confira mais detalhes nas páginas da API Directory do SDK Admin para resources.features, resources.buildings e resources.calendars.
- Um por um no Admin Console: veja mais detalhes nas instruções para adicionar edifícios, funcionalidades e recursos em Definir edifícios, funcionalidades e outros recursos.
- Fazer o download, editar e fazer upload de um arquivo CSV: veja as instruções abaixo.
Usar um arquivo CSV para alterar recursos
Se você tiver uma função de administrador com privilégios para gerenciar edifícios e recursos atribuídos à sua conta, siga estas etapas para atualizar os recursos na organização.
Etapa 1: fazer o download de um arquivo CSV pelo Admin Console
Etapa 2: importar os dados do CSV para uma planilha
Etapa 3: editar os recursos em uma planilha
Etapa 4: fazer upload de um arquivo CSV depois de editá-lo
Formatos a serem usados
Quando editar a planilha, use os seguintes formatos.
Formato para todos os recursos
Formato para edifícios
Gerenciar recursos legados
Se você decidir não converter todos os recursos em recursos estruturados, siga uma convenção de nomenclatura para os recursos legados. Isso facilita a identificação e o uso.
