Usar os recursos estruturados do Google Agenda

O Google recomenda que você defina os recursos do Agenda usando um formato estruturado. Os recursos estruturados incluem informações sobre o local, a capacidade ou o equipamento do recurso. O Agenda usa esses dados para exibir mais detalhes de salas e recursos, ajudando os usuários a opção mais adequada. Defina recursos estruturados para aproveitar os recursos avançados e os novos recursos do Agenda.

Os recursos não estruturados (legados) usam apenas estes campos:

  • Código do recurso
  • Nome
  • Descrição

Se esses forem os únicos campos configurados, o recurso é legado. Os recursos criados antes de 17 de outubro de 2017 provavelmente são legados.

Benefícios dos recursos estruturados

Alterar seus dados para um formato estruturado é mais trabalhoso, mas vale o esforço. Depois que você estruturar os recursos, os usuários poderão fazer o seguinte: 

Mudar para os recursos estruturados

Mude seus recursos para um formato estruturado e aproveite os próximos aprimoramentos do Google Agenda. Com os recursos estruturados, seus usuários têm uma experiência muito melhor com a reserva de salas e outros recursos da agenda.

Entender as mudanças, testar e divulgar

O uso de informações de recursos estruturados muda a forma que os usuários interagem com o Agenda. Recomendamos que você se prepare para essas mudanças da seguinte maneira:

  • Analise o gerenciamento atual dos seus recursos e entenda como a migração para o formato estruturado afeta a experiência do usuário.
  • Use os recursos estruturados em um ambiente de teste primeiro para ver a nova aparência. Mantenha um backup das informações atuais.
  • Atualize os apps internos e softwares de terceiros. Por exemplo, os apps que dependem de convenções de nomenclatura personalizadas. 
  • Informe os usuários sobre as mudanças e o novo comportamento e gerencie a implementação dessas alterações.

Mudanças na experiência do usuário

Os usuários verão as alterações abaixo quando você adotar o novo formato estruturado na empresa. 

Resultados da pesquisa alterados

Antes

Os recursos são exibidos com um nome longo

Depois

Os recursos são exibidos com as informações organizadas

Exibição alterada de salas e outros recursos

Salas (categoria "CONFERENCE_ROOM")

 

Outros recursos (categoria "OTHER")

Exibição de recursos alterada  

Quando você aponta para um recurso, mais detalhes são exibidos:

 

Salas (categoria "CONFERENCE_ROOM")


Outros recursos (categoria "OTHER")

Ordem de recursos alterada

Antes de 17 de outubro de 2017

Antes o agrupamento na lista de salas era baseado nos nomes dos recursos. Por exemplo, as salas eram listadas pelo prefixo, e não por uma informação que ajudasse na escolha do recurso. Se várias salas tivessem um mesmo prefixo (por exemplo: CH-ZRHA), todas elas seriam agrupadas com esse prefixo.

Exemplos de nomes de recursos:

CH-ZRHA-SalaFavorita'1 [Telefone, VC]

CH-ZRHA-SegundaSalaFavorita'1 [Telefone, VC]

US-SFO-SalaemSFO'2 [Telefone, VC]

Agrupamento por prefixo:

Nesses exemplos, os edifícios são ZRH-EscritórioA e SFO-EscritórioB

Depois de 17 de outubro de 2017

O agrupamento é baseado nos edifícios que você cria. As salas e os outros recursos são agrupados nos nós dos edifícios em que estão.

Exemplos de novos nomes gerados automaticamente:

ZRH-EscritórioA-1-SalaFavorita (4) [Telefone, VC]

ZRH-EscritórioA-1-SegundaSalaFavorita (2) [Telefone, VC]

SFO-EscritórioB-SalaemSFO (2) [Telefone, VC]

Nesses exemplos, os edifícios são ZRH-EscritórioA e SFO-EscritórioB

Agrupamento por nome de edifício:

Nomenclatura do andar e ordem de exibição:

Os andares dos edifícios são exibidos em ordem numérica. Exemplo:

  • O andar “1” vem antes do andar “2”.
  • O andar “12” vem antes do andar “1” porque a prioridade de “2” é maior do que a de “s”.

Para exibir os andares na ordem correta, use números, como “01”, “02, …, “12”

Exibição e nomes de recurso alterados

Para os recursos legados, o Google recomendava um formato de nome específico. A hierarquia de recursos é criada automaticamente sempre que mais de 10 recursos com um "-" são adicionados. Caso existam mais de cem recursos em um grupo de cabeçalho, o grupo será dividido em subcabeçalhos.

Com as informações estruturadas dos recursos, a convenção de nomenclatura do Google passa a ser o padrão utilizado para os nomes gerados automaticamente nos campos de recursos. Esses nomes são criados quando algum campo do recurso, exceto o nome, o tipo e a descrição, é atualizado.

  • [edifício]-[andar] [nome da sala] ([capacidade da sala]) [Recursos de áudio e vídeo]
  • [(tipo de recurso)]-[edifício]-[andar]-[nome da sala] ([capacidade da sala]) [Recursos de áudio e vídeo]

Os nomes gerados automaticamente: 

  • possibilitam a padronização dos nomes dos recursos em toda a organização; 
  • são imediatamente atualizados quando alguma mudança é feita nos detalhes da sala (por exemplo, aumento de capacidade e inclusão ou alteração de recursos);
  • informam as características de uma sala ou de um recurso.

O novo nome gerado automaticamente é exibido nestes locais:

Lista "Participantes"

Na lista "Participantes" dos eventos do Agenda, a nova nomenclatura de recurso gerada automaticamente substitui o nome antigo.

Campo "Onde" na Web e em dispositivos móveis

No campo "Onde" dos eventos do Agenda, a nova nomenclatura de recurso gerada automaticamente substitui o nome antigo.

Notificações em dispositivos móveis

Nas notificações em dispositivos móveis ou na Web, a nova nomenclatura de recurso gerada automaticamente substitui o nome antigo.

Mudar recursos, funcionalidades e edifícios

Existem três formas de atualizar os recursos:

Usar um arquivo CSV para alterar recursos

Se você tiver uma função de administrador com privilégios para gerenciar edifícios e recursos atribuídos à sua conta, siga estas etapas para atualizar os recursos na organização.    

Etapa 1: fazer o download de um arquivo CSV no Admin Console

Primeiro, faça o download das informações de recursos em um arquivo CSV.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Edifícios e recursos.
  3. Abra Gerenciamento de recursos.
  4. Clique em Fazer download  ""e depoisFazer download.
  5. Salve o arquivo CSV.

Etapa 2: importar os dados do CSV para uma planilha

Depois de fazer o download do arquivo CSV, importe-o para uma planilha.

  1. Abra um arquivo em branco do Planilhas Google e acesse Arquivo > Importar.
  2. Localize o arquivo CSV e clique em Selecionar.
  3. Na janela "Importar", marque as opções apropriadas e clique em Importar dados.

Etapa 3: editar os recursos em uma planilha

Revise as informações na planilha e verifique se algum campo está em branco ou incorreto. Atualize os campos de acordo com as sugestões da tabela em Formatos a serem usados.

Observação: não modifique o código do recurso. Isso criará um novo recurso, em vez de atualizar o existente.

Editar a planilha

  1. Use a planilha criada nas etapas acima.
  2. Edite os campos conforme necessário.  

    Importante: para identificar funcionalidades na planilha, adicione o prefixo # ao nome da funcionalidade. Por exemplo, #Lousainterativa

  3. Após concluir a edição, salve a planilha como um arquivo CSV.

Exemplo de planilhas

Código do recurso*

Nome do recurso*

Categoria do recurso*

Tipo de recurso

Nome do andar*

Capacidade*

Código do edifício*

123 Auditório CONFERENCE_ROOM   1 40 81
234 Escritório de Jaime OTHER Salão 4 5 82

* Obrigatório

Descrição visível para o usuário

Descrição

#Quadro branco

#Telefone

  Gerenciado por administradores@minhaempresa.com VERDADEIRO VERDADEIRO
Solicitar que o assistente de Jaime faça a reserva Gerenciado por administradores@minhaempresa.com FALSO FALSO

Etapa 4: fazer upload de um arquivo CSV depois de editá-lo

Depois de editar a planilha, você poderá enviar suas alterações para o Agenda.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Use sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Edifícios e recursos.
  3. Abra Gerenciamento de recursos.
  4.  Aponte para Adicionar "" e clique em Fazer upload "".
  5. Clique em Anexar CSV e siga as instruções para anexar o arquivo CSV.
  6. Clique em Fazer upload.

Formatos a serem usados

Quando editar a planilha, use os seguintes formatos.

Formato para todos os recursos

Use este formato para os recursos que você criar no Agenda.

Nome da propriedade Descrição Exemplo
Código do recurso*

O código de sala exclusivo que o Google gera quando você cria um recurso.

(Não edite ou exclua os recursos existentes.)

28AF38E
Nome do recurso*

Nome curto da sala.

(O limite máximo de caracteres sugerido é 45.)

Sala Colmeia
Código do edifício*     Este código precisa corresponder exatamente ao do edifício onde o recurso está localizado. SF-PRINCIPAL
Categoria do recurso*

Sala de conferências: recursos usados em reuniões ou conferências que podem ser pequenos como uma sala com um telefone.

Outro: recursos que não são usados em reuniões. Por exemplo, um Jamboard, uma bicicleta ou um carro da empresa.

Categoria desconhecida: recursos com um nome que não segue a nomenclatura estruturada.

Para novos recursos, use "Sala de conferências" e "Outro".

SALA_DE_CONFERÊNCIAS 
Tipo de recurso Campo existente. Quando a categoria do recurso é definida como "Outro", esse campo é adicionado como um prefixo ao nome gerado automaticamente e ajuda a distinguir as salas de outros recursos. Também é útil para categorizar o tipo de recurso. Por exemplo: bicicleta, veículo, sala de amamentação ou microscópio. Bicicleta
Nome do andar*

O nome do andar precisa corresponder a um dos andares definidos no edifício.

(O limite máximo de caracteres sugerido é 15.)

10
Capacidade* Número recomendado de pessoas na sala. Precisa ser um número inteiro positivo. 4
Seção do andar

Indica o lugar onde a sala está localizada em um andar.

(O limite máximo de caracteres sugerido é 15.)

A
Descrição visível para o usuário Descrição livre da sala que fica visível para os usuários nos detalhes da sala. Observação: esta descrição só aparece quando o usuário está reservando o recurso. Depois que o usuário selecionar o recurso ou salvar um evento, ela não será mais exibida. Ramal 4119
Descrição Descrição opcional da sala ou do recurso que fica visível no Admin console para consulta.

Todos os membros de administradores-da-sala@example.com têm o direito de reservar a sala.

Edifício no lado leste

#Funcionalidade

As funcionalidades são os atributos ou os equipamentos de uma sala ou de um recurso, por exemplo:

  • Funcionalidades de áudio: #Telefone
  • Funcionalidades de vídeo: #VC, #Unidade de teleconferência da Cisco
  • Outras funcionalidades: #Quadro branco, #Acessibilidade, #Convidados externos.
VERDADEIRO
Nome gerado automaticamente Somente leitura. Gerado quando a categoria do recurso está definida como "Conference_room" ou "Other". SF-PRINCIPAL-Sala Colmeia (4) [VC]

* Obrigatório

Formato para edifícios

Use este formato quando criar edifícios no Agenda.

Nome da propriedade Descrição Exemplo
Código do edifício* O "ID do edifício" precisa corresponder ao ID definido para o edifício. SF-PRINCIPAL
Nome do edifício Nome de exibição do edifício Sede de São Francisco
Endereço*   Informações sobre o endereço dos edifícios. Veja mais informações em Formato de endereços de edifício. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
 
Andares* Devem ser separados por vírgulas e listados em ordem crescente do mais baixo para o mais alto. Térreo, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Descrição Descrição opcional do edifício que fica visível no Admin Console para sua referência. Edifício no lado leste
Coordenadas

Latitude e longitude de um edifício.

40.730610,
-73.935242

* Obrigatório

Gerenciar recursos legados

Se você decidir não converter todos os recursos em recursos estruturados, siga uma convenção de nomenclatura para os recursos legados. Isso facilita a identificação e o uso.

Recursos de salas de conferências

O formato sugerido para uma sala de conferências é:

[abrev. cidade]-[edifício]-[andar] [nome da sala] ([capacidade da sala]) [recursos audiovisuais]

Exemplo:

NYC-14-12-Sala de reunião (15) VC

Essa sala de conferências está na cidade de Nova York, no edifício 14, 12º andar. O nome da sala é "Sala de reunião". Ela comporta 15 pessoas e possui equipamento de videoconferência.

Outros recursos

Para distinguir todos os outros tipos de recursos das salas de conferência, sugerimos o formato a seguir:

[(tipo de recurso)]-[abrev. cidade]-[edifício]-[andar ou local]-[recursos audiovisuais]
 

Nesse formato, todos os recursos que não são salas são iniciados por "(" para não serem confundidos com salas de conferências. O ideal é que todos os recursos que não são salas sejam exibidos na parte inferior da lista.

Exemplos de recursos que não são salas Descrição
(Bicicleta)-Londres-43-Corredor-Bicicleta-1 Essa bicicleta está em Londres, no corredor do edifício 43. É a "Bicicleta 1" (não a "Bicicleta 2" ou a "Bicicleta 3").
(Veículo)-SP-Chevrolet-Principal-Norte-4 Esse veículo está em São Paulo. É um Chevrolet estacionado no edifício Principal, na vaga 4 do estacionamento Norte.
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