カレンダー リソースは体系化された形式で定義することをおすすめします。リソース体系として定義できるものには、リソースの場所、収容人数、設備などに関する情報があります。このように定義したデータは、カレンダー上で会議室やリソースの詳細情報として反映され、ユーザーがニーズに合ったリソースを選ぶうえで役立ちます。リソース体系を定義することで、新たな機能や拡張的な機能を使ってカレンダーをより活用することができます。
従来の体系化されていないリソースでは、次の項目のみが使用されています。
- リソース ID
- 名前
- 説明
これらの項目のみが設定されているリソースは、従来型のものです。2017 年 10 月 17 日より前に作成されたリソースは従来型である可能性が高いです。
リソース体系のメリット
データの体系化には労力を要しますが、それだけの価値のある作業です。リソースを体系化することで、ユーザーにとって次のようなメリットが生まれます。
- リソースが一貫性のとれたわかりやすい形式で表記されているので、利用しやすくなる。
- 会議室とリソースの自動提案機能により、適切な会議室またはリソースを迅速に予約できる。
- 会議室とその他のリソースとの違いをより簡単に把握できる。
- 不要になった会議室の予約のキャンセルを自動で行える。
- 会議室を使用できないときに、代わりに別の会議室を自動で予約できる。
- カレンダーの拡張機能や新しいインテリジェント機能を利用できるようになる（これらの機能が対応しているのはリソース体系のみです）。
リソース体系への切り替え
組織のリソースを体系化することで、Google カレンダーの拡張機能を利用できるようになります。管理者がリソースを体系化しておくことで、ユーザーは会議室の予約などのカレンダー機能をより快適に利用できるようになります。
変更内容の確認、テスト、通知
リソース体系の導入によってカレンダーの操作性が変わるため、管理者の方には次のようにご準備いただくことをおすすめします。
- 現在リソースがどのように管理されているかを分析し、体系化によるユーザー エクスペリエンスへの影響を把握する。
- まずテスト環境でリソース体系を使用し、これまでとの違いを確認する。その際、現在のリソース情報をバックアップしておく。
- 社内アプリケーションとサードパーティ ソフトウェアを更新する。たとえば、カスタムの命名規則に依存するアプリケーションなどが考えられます。
- 新しい動作や変更点についてユーザーに通知し、これらの変更内容の展開を管理する。
ユーザー エクスペリエンスへの影響
社内のリソースを新しい体系化された形式で定義することで、使用上次のような変更点が生まれます。
検索結果における変更点
会議室とその他のリソースの表示における変更点
リソースの表示における変更点
リソースの順序における変更点
リソース、設備や機能、ビルディングの形式を変更する
リソースを更新するには、次の 3 つの方法があります。
- API を使用する - 詳細については、Admin SDK Directory API の resources.features、resources.buildings、resources.calendars のページをご覧ください。
- 管理コンソールを使用してひとつずつ変換する - 詳しくは、ビルディング、設備や機能、リソースの設定でそれぞれの追加手順をご覧ください。
- CSV ファイルをダウンロード、編集、アップロードする - 以下の手順をご覧ください。
CSV を使用してリソースを変更する
アカウントに割り当てられたビルディングとリソースを管理する権限のある管理者ロールを持っている場合は、以下の手順で組織内のリソースを更新します。
ステップ 1: 管理コンソールから CSV にダウンロードする
ステップ 2: CSV データをスプレッドシートに読み込む
ステップ 3: スプレッドシートでリソースを編集する
ステップ 4: 編集後に CSV ファイルをアップロードする
使用する形式
スプレッドシートを編集するときは、次の形式を使用してください。
すべてのリソースの形式
ビルディングの形式
従来のリソースの管理
一部のリソースを体系化せずに残す場合、従来のリソースの命名規則に沿ってわかりやすい名前を付け、リソースの予約などを行いやすくしてください。
