リソースの更新による表示、検索、ブラウジングへの影響

構造化リソース情報について

G Suite 管理者が、構造化された情報を使ってカレンダー リソースを定義できるようになりました。リソースの場所、収容人数、設備といった構造化リソース情報は、ユーザーが最適な会議室を選択するのに役立ちます。次の紹介動画をご覧ください。

動画: 会議室とリソースに関する構造化データ

リソースを初めて定義する際には、ここでご紹介するガイドラインに沿ってリソースの情報を準備し、管理してください。

2017 年 10 月 17 日より前にリソースを作成した場合、構造化リソース情報を追加することでリソースの表示、検索、予約がどのように変わるかを知っておくことが重要になります。10 月 17 日より前に作成したリソースを構造化する方法について詳しくは、次のガイドをご覧ください。

詳細ガイド: Google カレンダー リソースの構造化

2017 年 10 月 17 日より前に作成したリソースに構造化情報を追加することによる影響

構造化リソース情報の導入によってカレンダーの操作性が変わるため、管理者は次の方法で備えておく必要があります。

  • リソース情報の現在の管理方法と、構造化情報がその管理方法に与える影響を分析する。
  • まずテスト環境で構造化リソース情報を使い、変更点を確認する。その際、現在のリソース情報をバックアップしておく。
  • 操作性の変更点をユーザーに伝え、変更の導入を管理する。変更内容の周知には次のテンプレートをお使いください。

    チェンジ マネジメント コミュニケーション: カレンダー リソースの構造化

構造化情報をリソースに追加することによる操作性の変化

構造化リソース情報の利用は、組織に大きな影響を与える可能性があります。利用を開始する前に、必ず変更点を把握して組織のメンバーに伝えてください。変更の可能性がある点について以下で詳しく説明します。

  • 検索結果でのリソースの表示方法
  • リソースに関する追加情報
  • リソースの並び順の変更
  • 予定や通知でのリソースの表示方法(名前の自動生成)

: これらの変更は、従来のカレンダー、新しいカレンダー(2017 年 10 月 17 日から利用可能)、およびモバイル クライアントに適用されます。

検索結果でのリソースの表示方法

変更前:

リソースは 1 つの長いリソース名として表示されます

変更後:

リソースは情報が整理された状態で表示されます

 
会議室と会議室以外のリソースの新しい表示:
会議室(CONFERENCE_ROOM カテゴリ) 会議室以外(OTHER カテゴリ)
 

リソースに関する追加情報

リソースにカーソルを合わせると、追加情報が表示されます。

会議室と会議室以外のリソースの表示例:

会議室(CONFERENCE_ROOM カテゴリ) 会議室以外(OTHER カテゴリ)

リソースの並び順の変更

2017 年 10 月 17 日以前

リソースノードは以前はリソース名に依存していました。リソース名の多くが特定の接頭辞(例: CH-ZRHA)で始まっている場合には、会議室を検索する際、この接頭辞がリソースノードとして選択肢に表示されていました。

2017 年 10 月 17 日以降

ノードは、作成したビルディングに基づいて生成されます。会議室以外のリソースと会議室の両方が、ビルディングのノードにグループ化されます。

 

変更前

リソース名の例:
CH-ZRHA-FavoriteRoom’1 [Phone, VC]
CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom’1 [Phone, VC]
US-SFO-RoominSFO’2 [Phone, VC]

変更後

新たに自動生成される名前の例:
ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [Phone, VC]
ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Phone, VC]
SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [Phone, VC]

ZRH-OfficeA と SFO-OfficeB が建物です

ノード

 

予定や通知でのリソースの表示方法(名前の自動生成)

現在のカレンダーでは、カスタマイズ可能な RESOURCE NAME テキスト欄を使ってシステムにリソースが識別されています。推奨される命名規則はありますが、必須ではありません。構造化リソース情報を使う場合、Google の命名規則が標準とされ、この規則に従って名前が自動生成されます。自動生成名が作成されるのは、リソース名、リソースの種類、説明以外のリソース項目が更新された場合です。
自動生成名の特長:
  • リソース名の形式を組織間、組織内で統一することができます。
  • 会議室の詳細情報を変更すると自動的に名前が更新されます(収容人数が増えた場合や、設備や機能が追加または変更された場合など)。
  • リソース名から、会議室やリソースのプロパティが簡単にわかるようになります。

新しい自動生成名は次の場所に表示されます。

参加者リスト

カレンダーの予定の参加者リストでは、古いリソース名が新しい自動生成リソース名の形式で置き換えられます。

ウェブとモバイルの [場所] 欄

カレンダーの予定の [場所] 欄では、古いリソース名が新しい自動生成リソース名の形式で置き換えられます。

モバイル、Chrome などの通知

モバイルやウェブ上の通知では、古いリソース名が新しい自動生成名の形式で置き換えられます。

サードパーティ製アプリケーションや社内アプリケーションへの影響

重要: Google カレンダーのリソース名を使用しているサードパーティ製アプリケーションや社内アプリケーションは、構造化リソース情報の変更により影響を受ける可能性があります。これらのアプリケーションがカスタム命名規則に依存している場合は、構造化リソース情報を使用する前に必要な変更を適用してください。

構造化リソース情報の影響をテストして把握する

構造化情報を使用することによる影響を把握するには、準備した構造化リソース情報をまずテストドメインにアップロードして、組織への影響を評価する必要があります。テスト環境で適切に動作していることを確認できたら、テストドメインから構造化リソース情報を書き出して、本番環境のドメインに読み込んでください。

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