Google カレンダーのリソース体系を使用する

カレンダー リソースは体系化された形式で定義することをおすすめします。リソース体系として定義できるものには、リソースの場所、収容人数、設備などに関する情報があります。このように定義したデータは、カレンダー上で会議室やリソースの詳細情報として反映され、ユーザーがニーズに合ったリソースを選ぶうえで役立ちます。リソース体系を定義することで、新たな機能や拡張的な機能を使ってカレンダーをより活用することができます。

従来の体系化されていないリソースでは、次の項目のみが使用されています。

  • リソース ID
  • 名前
  • 説明

これらの項目のみが設定されているリソースは、従来型のものです。2017 年 10 月 17 日より前に作成されたリソースは従来型である可能性が高いです。

リソース体系のメリット

データの体系化には労力を要しますが、それだけの価値のある作業です。リソースを体系化することで、ユーザーにとって次のようなメリットが生まれます。

リソース体系への切り替え

組織のリソースを体系化することで、Google カレンダーの拡張機能を利用できるようになります。管理者がリソースを体系化しておくことで、ユーザーは会議室の予約などのカレンダー機能をより快適に利用できるようになります。

変更内容の確認、テスト、通知

リソース体系の導入によってカレンダーの操作性が変わるため、管理者の方には次のようにご準備いただくことをおすすめします。

  • 現在リソースがどのように管理されているかを分析し、体系化によるユーザー エクスペリエンスへの影響を把握する。
  • まずテスト環境でリソース体系を使用し、これまでとの違いを確認する。その際、現在のリソース情報をバックアップしておく。
  • 社内アプリケーションとサードパーティ ソフトウェアを更新する。たとえば、カスタムの命名規則に依存するアプリケーションなどが考えられます。
  • 新しい動作や変更点についてユーザーに通知し、これらの変更内容の展開を管理する。

ユーザー エクスペリエンスへの影響

社内のリソースを新しい体系化された形式で定義することで、使用上次のような変更点が生まれます。

検索結果における変更点

変更前

リソースは 1 つの長いリソース名として表示されます。

変更後

情報が整理された状態でリソースが表示されます。

会議室とその他のリソースの表示における変更点

会議室(CONFERENCE_ROOM カテゴリ)

 

会議室以外(OTHER カテゴリ)

リソースの表示における変更点

リソースにカーソルを合わせると、追加情報が表示されます。

 

会議室(CONFERENCE_ROOM カテゴリ)


会議室以外(OTHER カテゴリ)

リソースの順序における変更点

2017 年 10 月 17 日より前

以前は、リソース名に基づいて会議室の一覧がグループ化されていました。たとえば、会議室の一覧は接頭辞に基づいており、使用するリソースの決定に役立つ情報を基に並べられているわけではありませんでした。同じ接頭辞(CH-ZRHA など)で始まる会議室が多数ある場合は、そのすべてが接頭辞でグループ化されていました。

リソース名の例:

CH-ZRHA-FavoriteRoom’1 [Phone, VC]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom’1 [Phone, VC]

US-SFO-RoominSFO’2 [Phone, VC]

接頭辞によるグループ化:

ZRH-OfficeA と SFO-OfficeB はビルディングを表しています。

2017 年 10 月 17 日以降

作成したビルディングに基づいてグループ化されるようになりました。会議室とその他のリソースが、ビルディングのノードにグループ化されます。

新たに自動生成される名前の例:

ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [Phone, VC]

ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Phone, VC]

SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [Phone, VC]

ZRH-OfficeA と SFO-OfficeB はビルディングを表しています。

ビルディング名によるグループ化:

階の名前と表示順序:

ビルディングの階は、次のように番号順に表示されます。

  • 階「1」は階「2」より前に表示される
  • 階「12th」は階「1st」より前に表示される(「2」が「s」より前だとみなされるため)

階を正しい順序で表示するには、「01」、「02」、…「12」のような番号を設定してください。

リソース名と表示における変更点

従来のリソースにおいては、特定の名前形式を推奨していました。「-」で区切られたリソースが 11 個以上追加されると、リソースの階層が自動的に作成されます。100 個を超えるリソースが含まれるヘッダー グループは、サブヘッダーに分割されます。

リソース体系を使う場合は Google の命名規則が標準とされ、この規則に沿ってリソースの各項目から名前が自動生成されます。自動生成名が作成されるのは、リソース名、リソースの種類、説明以外のリソース項目が更新された場合です。

  • [ビルディング]-[階数] [会議室の名前] ([収容人数]) [音声機能と動画機能]
  • [(リソースの種類)]-[ビルディング]-[階数]-[会議室の名前] ([収容人数]) [音声機能と動画機能]

自動生成名の特長:

  • リソース名の形式を組織全体で統一できる。
  • 会議室の詳細情報が自動的に更新される(収容人数が増えた場合や、設備や機能が追加または変更された場合など)。
  • リソース名から会議室やリソースのプロパティが簡単にわかるようになる。

新しい自動生成名は次の場所に表示されます。

参加者リスト

カレンダーの予定の参加者リストでは、古いリソース名が新しい自動生成リソース名の形式で置き換えられます。

ウェブとモバイルの [場所] 欄

カレンダーの予定の [場所] 欄では、古いリソース名が新しい自動生成リソース名の形式で置き換えられます。

モバイル端末の通知

モバイルやウェブ上の通知では、古いリソース名が新しい自動生成名の形式で置き換えられます。

リソース、設備や機能、ビルディングの形式を変更する

リソースを更新するには、次の 3 つの方法があります。

CSV を使用してリソースを変更する

アカウントに割り当てられたビルディングとリソースを管理する権限のある管理者ロールを持っている場合は、以下の手順で組織内のリソースを更新します。    

ステップ 1: 管理コンソールから CSV にダウンロードする

まず、リソース情報を CSV ファイルにダウンロードします。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[ビルディングとリソース] にアクセスします。
  3. [リソース管理] を開きます。
  4. ダウンロード アイコン "" 次に [ダウンロード] をクリックします。
  5. CSV ファイルを保存します。

ステップ 2: CSV データをスプレッドシートに読み込む

CSV ファイルをダウンロードしたら、そのファイルをスプレッドシートに読み込みます。

  1. 空白の Googleシートを開き、[ファイル] > [インポート] に移動します。
  2. ダウンロードした CSV ファイルに移動し、[選択] をクリックします。
  3. [ファイルをインポート] ウィンドウで必要な項目を選択し、[データをインポート] をクリックします。

ステップ 3: スプレッドシートでリソースを編集する

スプレッドシートの情報を確認して空白の項目や適合しない項目が見つかったら、使用する形式の表で提案されているように更新します。

注: リソース ID は変更しないでください。変更すると、既存のリソースは更新されずに新しいリソースが作成されます。

スプレッドシートを編集する

  1. 前のステップで作成したスプレッドシートを使用します。
  2. 必要に応じて各項目を編集します。  

    重要: スプレッドシートで設備や機能を識別するには、設備や機能の名前の前に「#」を付ける必要があります(例: #Whiteboard)。

  3. 編集を終えたら、スプレッドシートを CSV ファイルとして保存します。

スプレッドシートの例

リソース ID*

リソース名*

リソースのカテゴリ*

リソースの種類

階の名前*

収容人数*

ビルディング ID*

123 講堂 CONFERENCE_ROOM   1 40 81
234 山田の休憩所 OTHER ラウンジ 4 5 82

* 必須項目

ユーザーの閲覧権限の説明

説明

#Whiteboard

#Phone

  管理者: admins@mycompany.com TRUE TRUE
山田のアシスタントに予約を依頼 管理者: admins@mycompany.com FALSE FALSE

ステップ 4: 編集後に CSV ファイルをアップロードする

スプレッドシートの編集を終えれば、変更内容をカレンダーにアップロードする準備が整います。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[ビルディングとリソース] にアクセスします。
  3. [リソース管理] を開きます。
  4. 追加アイコン "" にカーソルを合わせ、アップロード アイコン "" をクリックします。
  5. [CSV を添付] をクリックし、表示される手順に沿って CSV ファイルを添付します。
  6. [アップロード] をクリックします。

使用する形式

スプレッドシートを編集するときは、次の形式を使用してください。

すべてのリソースの形式

カレンダーで作成するリソースには、次の形式を使用してください。

プロパティ名 説明
リソース ID*

リソースの作成時に生成される会議室の一意の識別子です。

(既存のリソースの ID を編集または削除しないでください)

28AF38E
リソース名*

会議室の短い名前です。

(推奨される上限文字数: 45 文字)

B 室
ビルディング ID* ビルディング ID は、リソースがあるビルディングに定義されたビルディング ID と正確に一致する必要があります。 SF-MAIN
リソースのカテゴリ*

会議室: 会議に使用されるリソース(電話ブースのような小部屋も含む)。

その他: 会議に使用されないリソース(Jamboard、自転車、社用車など)。

不明なカテゴリ: 体系化された形式ではないリソース。

(新しいリソースには、「会議室」または「その他」を使用してください)

CONFERENCE_ROOM
リソースの種類 既存の項目です。リソースの [カテゴリ] が [その他] に設定されていると自動生成される名前にこの文字列がプレフィックスとして追加されるため、会議室とそれ以外のリソースを区別できます。また、リソースの種類を分類する際にも役立ちます(自転車、車両、マザーズルーム、顕微鏡など)。 自転車
階の名前*

ビルディングに定義された階の 1 つと一致する必要があります。

(推奨される上限文字数: 15 文字)

10
収容人数* 会議室の利用に推奨される人数です。正の整数で指定する必要があります。 4
階のセクション

その階のどこに会議室があるかを示します。

(推奨される上限文字数: 15 文字)

A
ユーザーの閲覧権限の説明 自由形式で入力できる会議室の説明です。[会議室の詳細] でユーザーに表示されます。注: この説明は、リソースの予約中にのみ表示されます。リソースを選択するか予定を保存すると、この説明は表示されなくなります。 内線番号 #4119
説明 (省略可)参考情報として管理コンソールに表示される会議室やリソースの説明です。

room-admins@example.com のメンバー全員に会議室を予約する権利があります。

東側のビルディング

#Feature

設備や機能とは、会議室やリソースの次のような属性または機器です。

  • 音声機能: #Phone
  • 動画機能: #VC、#Cisco conferencing unit
  • その他の機能: #Whiteboard、#Wheelchair accessible、#External guests
TRUE
自動生成された名前 (読み取り専用)リソースのカテゴリが [会議室] または [その他] に設定された場合に生成されます。 SF-MAIN-B 室 (4) [VC]

* 必須項目

ビルディングの形式

カレンダーで作成するビルディングには、次の形式を使用してください。

プロパティ名 説明
ビルディング ID* ビルディング ID は、ビルディングに定義されたビルディング ID と正確に一致する必要があります。 SF-MAIN
ビルディング名 ビルディングの表示名 サンフランシスコ本社
住所* 建物の住所情報。ビルディングの住所の形式をご覧ください。 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別 4105
 
階* カンマで区切り、下の階から上の階へ昇順で入力します。 ロビー、M、2、3、4、5、5A、6
説明 (省略可)参考情報として管理コンソールに表示されるビルディングの説明です。 東側のビルディング
座標

ビルディングの緯度と経度です。

40.730610,
-73.935242

* 必須項目

従来のリソースの管理

一部のリソースを体系化せずに残す場合、従来のリソースの命名規則に沿ってわかりやすい名前を付け、リソースの予約などを行いやすくしてください。

会議室リソース

会議室リソースの名前は、たとえば次のようにつけることをおすすめします。

[都市名]-[建物名]-[階数] [部屋名] ([定員]) [音声機能や動画機能]

例:

NYC-14-12-Boardroom (15) VC

この会議室は、ニューヨークの 14 ビルの 12 階にあることがわかります。部屋名は Boardroom で定員は 15 人、ビデオ会議の設備を備えています。

その他のリソース

会議室とそれ以外のリソースを区別できるよう、次の形式を使用することをおすすめします。

[(リソースの種類)]-[都市]-[ビルディング]-[階数や場所]-[音声や動画の機能]
 

この形式では、会議室以外のリソースと会議室が混同しないよう、会議室以外のリソースの先頭に '(' が付いています。理想的には、会議室以外のリソースのすべてがリソースリストの一番下に表示されます。

会議室以外のリソースの例 説明
(Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 ロンドンの 43 ビルのロビーにある「Bike 1」の自転車(「Bike 2」でも「Bike 3」でもありません)。
(Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 ロサンゼルスにある車両。車種はプリウスで、本館の北駐車場の駐車スペース 4 に駐車してあります。
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