Supervisar el estado de la configuración de Drive

Página sobre el estado de la seguridad

Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Comparar ediciones

En la página sobre el estado de la seguridad, puedes monitorizar la configuración de Google Drive de tu organización.

Antes de empezar

Consulta cómo hacerlo en la página Estado de la seguridad de la consola de administración.

En esta página

Opciones para compartir de Drive
Advertencia por compartir archivos fuera del dominio
Access Checker
Complementos de Drive
Acceder a Documentos de Google sin conexión
Acceso a Drive por ordenador
Publicación de archivos en la Web

Opciones para compartir de Drive

Puedes limitar el uso compartido de Drive a tu dominio o permitir que se compartan documentos con usuarios ajenos al dominio.

Si configuras reglas de confianza, las recomendaciones relacionadas con las opciones para compartir de Drive no estarán disponibles en la página sobre el estado de seguridad. Para obtener más información, consulta el artículo Crear y gestionar reglas de confianza para compartir archivos en Drive.

Ediciones compatibles: Enterprise Plus y Education

Ambientación	Opciones para compartir de Drive
Status	Indica el número de unidades organizativas en las que está habilitado el uso compartido de Drive.
Recomendación	Limita el uso compartido de archivos a tu dominio para reducir los riesgos de filtración externa de datos. Si necesitas que en tu empresa sea posible compartir archivos fuera de tu dominio, puedes definir cómo se comparten archivos en cada unidad organizativa o crear una lista de dominios permitidos con los que se puede compartir.
Si desactivas el uso compartido de Drive	Los usuarios no podrán compartir archivos fuera del dominio.

Desactivar el uso compartido de archivos fuera del dominio

Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
En la consola de administración, ve a Menú AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
Haz clic en Opciones para compartirOpciones para compartir.
Haga clic en Desactivada.

Para obtener más información e instrucciones sobre cómo cambiar las opciones para compartir de Drive, consulta el artículo Gestionar las opciones para compartir de forma externa en una organización.

Advertencia por compartir archivos fuera del dominio

Puedes configurar Google Drive de modo que se advierta a los usuarios cuando compartan un archivo con usuarios ajenos al dominio.

Si configuras reglas de confianza, las recomendaciones relacionadas con las advertencias por compartir archivos fuera del dominio no aparecerán en la página sobre el estado de seguridad. Para obtener más información, consulta el artículo Crear y gestionar reglas de confianza para compartir archivos en Drive.

Ambientación	Advertencia por compartir archivos fuera del dominio
Status	Indica el número de unidades organizativas en las que está activado el uso compartido de Drive.
Recomendación	Activa una advertencia cuando un usuario intente compartir un archivo fuera de tu dominio. De este modo, los usuarios pueden confirmar si se ha realizado esta acción de forma intencionada y se reduce el riesgo de que se filtren datos.
Efecto en los usuarios	Cuando un usuario autorizado intenta compartir un archivo fuera del dominio, aparece un mensaje de advertencia en el que se le pide que confirme la acción. De este modo, se reduce el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos por accidente.

Activar las advertencias por compartir archivos fuera del dominio

Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
En la consola de administración, ve a Menú AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
Haz clic en Opciones para compartirOpciones para compartir.
En la sección
- Si eliges DOMINIOS INCLUIDOS EN LA LISTA DE PERMITIDOS, marca también la casilla Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios o unidades compartidas de tu organización se compartan con usuarios de dominios incluidos en la lista de permitidos.
- Si eliges ACTIVADO, marca también la casilla Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios o unidades compartidas de tu organización se compartan fuera de tu organización.

Para obtener más instrucciones, consulta el artículo Gestionar las opciones para compartir de forma externa el contenido de tu organización.

Access Checker

Cuando un usuario comparte un archivo mediante un producto de Google que no sea Documentos de Google o Drive (por ejemplo, pegando un enlace en Gmail), Google comprueba que los destinatarios tengan acceso a él. Si no es así, el usuario podrá elegir una de las siguientes opciones para compartir archivos:

Solo destinatarios, [tu dominio] o hacerlo público (no se requiere una cuenta de Google)
Solo destinatarios o [tu dominio]
Solo destinatarios

Puedes elegir una de las tres opciones anteriores en Access Checker de la consola de administración de Google.

Ambientación	Access Checker
Status	Indica el número de unidades organizativas en las que Access Checker está configurado en Solo destinatarios.
Recomendación	Selecciona la opción Solo destinatarios de Access Checker en todas las unidades organizativas. De este modo, puedes controlar el acceso a los enlaces que compartan tus usuarios para reducir el riesgo de que se produzca una filtración de datos.
Efecto en los usuarios	Cuando los usuarios compartan enlaces a recursos (por ejemplo, a archivos de Google Drive), Google mostrará una advertencia al usuario en el caso de que el destinatario no tenga acceso y les sugerirá la opción para compartir contenido que deben seleccionar.

Configurar Access Checker

Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
En la consola de administración, ve a Menú AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
Haz clic en Opciones para compartirOpciones para compartir.
En la unidad organizativa raíz, haz clic en la opción Solo destinatarios de Access Checker.

Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Gestionar las opciones para compartir de forma externa el contenido de tu organización.

Complementos de Drive

Los complementos de Drive permiten a los usuarios utilizar funciones de Documentos de Google diseñadas por otros desarrolladores.

Ambientación	Complementos de Drive
Status	Indica el número de unidades organizativas en las que los usuarios pueden instalar complementos de Documentos de Google de la tienda de complementos.
Recomendación	Para reducir el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos, no permitas que los usuarios instalen complementos de Documentos de Google de la tienda de complementos. Para cubrir una necesidad empresarial determinada, puedes implementar complementos de Documentos de Google que cumplan las políticas de tu organización.
Efecto en los usuarios	Si desactivas este ajuste, los usuarios no podrán instalar complementos de Documentos. Inhabilitar este ajuste no afecta a los complementos de Google Workspace Marketplace; tus usuarios podrán seguir instalándolos.

No permitir la instalación de complementos de Drive

Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
En la consola de administración, ve a Menú AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
Haz clic en Funciones y aplicaciones.
Haz clic en Complementos.
Desmarca la casilla Permitir que los usuarios instalen complementos de Documentos de Google de la tienda de complementos.
Haz clic en Guardar.

Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Permitir o restringir complementos en los editores de Documentos.

Acceder a Documentos de Google sin conexión

Puedes permitir que los usuarios activen el acceso sin conexión a los documentos. Al permitir el acceso sin conexión, se copian los documentos en el ordenador.

Ambientación	Acceder a Documentos de Google sin conexión
Status	Especifica el número de unidades organizativas en las que está activado el acceso a Documentos de Google sin conexión.
Recomendación	Para reducir el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos, desactiva el acceso a Documentos de Google sin conexión. Si lo tienes por motivos empresariales para permitir el acceso a Documentos de Google sin conexión, activa esta función en función de la unidad organizativa para minimizar el riesgo.
Efecto en los usuarios	Si desactivas este ajuste, los usuarios no podrán acceder a Documentos de Google sin conexión.

Desactivar el acceso a Documentos de Google sin conexión

Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
En la consola de administración, ve a Menú AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
Haz clic en Funciones y aplicacionesselecciona Controlar el acceso sin conexión mediante políticas de dispositivos.
Si no se definen políticas de dispositivos gestionados, los usuarios perderán el acceso a los documentos sin conexión desde cualquier dispositivo.

Consulta más información e instrucciones en el artículo Configurar el acceso sin conexión a los editores de Documentos.

Acceso a Drive por ordenador

Puedes permitir que los usuarios sincronicen y accedan a sus archivos de Drive en sus ordenadores configurando Drive para ordenadores en tu organización.

Ambientación	Acceso a Drive por ordenador
Status	Indica el número de unidades organizativas en las que está activado el acceso a Drive por ordenador.
Recomendación	Para reducir el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos, limita o desactiva el acceso a Drive para ordenadores. Si decides permitir el acceso por ordenador, actívalo solo para los usuarios que tengan una necesidad importante de la empresa y permítelo solo en los dispositivos autorizados.
Efecto en los usuarios	Si desactivas esta opción, tus usuarios no podrán acceder a Drive por ordenador.

Desactivar el acceso a Drive por ordenador

Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
En la consola de administración, ve a Menú AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
Haz clic en Google Drive para ordenadoresHabilitar Drive para ordenadores.
Desmarca la casilla Permitir Google Drive para ordenadores en tu organización.

Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Configurar Drive para ordenadores en una organización.

Publicación de archivos en la Web

Puedes activar o desactivar la publicación de archivos en la Web para tus usuarios.

Ambientación	Publicación de archivos en la Web
Status	Indica el número de unidades organizativas en las que está activada la publicación de archivos en la Web.
Recomendación	Para reducir el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos, desactiva la publicación de archivos en la Web en todas las unidades organizativas.
Efecto en los usuarios	Los usuarios de las unidades organizativas designadas pueden publicar o no archivos en la Web. Inhabilitar la publicación de archivos no revertirá las acciones de publicación que ya hayan realizado los usuarios. Los usuarios externos no pueden ver los sitios web que se publiquen.

Desactivar la publicación de archivos en la Web

Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
En la consola de administración, ve a Menú AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
Haz clic en Opciones para compartirOpciones para compartir.
Desmarca la casilla Si se permite compartir contenido fuera de tu organización, los usuarios de tu organización pueden proporcionar un enlace a cualquier persona para que vea archivos y contenido web publicado.