Configuración de Drive

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos y Drive Enterprise. Comparar ediciones

En la página sobre el estado de la seguridad, puedes supervisar la configuración de los siguientes ajustes de Drive:

Opciones para compartir de Drive

Puedes limitar el uso compartido de Drive a dentro de tu dominio o permitir que se compartan documentos con usuarios ajenos al dominio.

Para obtener más información, consulta esta tabla:

Ajuste Opciones para compartir de Drive
Estado Indica el número de unidades organizativas en las que está habilitado el uso compartido de Drive.

Recomendación

Restringe a tus dominios el uso compartido de archivos. De este modo, se reduce el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos internas o externas

Si necesitas que en tu empresa sea posible compartir archivos fuera de tu dominio, puedes definir cómo se comparten archivos en cada unidad organizativa o crear una lista blanca de dominios con los que se puede compartir.

Cómo inhabilitar el uso compartido de archivos fuera del dominio

En la consola de administración de Google, ve a Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Configuración para compartir. En la sección Opciones para compartir, haz clic en DESACTIVADO.

Para obtener más información e instrucciones sobre cómo cambiar la configuración para compartir de Drive, consulta el artículo Definir permisos de uso compartido de archivos en organizaciones.

Efecto en los usuarios Los usuarios no podrán compartir archivos fuera del dominio.

Advertencia por compartir archivos fuera del dominio

Puedes configurar Google Drive de modo que se advierta a los usuarios cuando compartan un archivo con usuarios ajenos al dominio.

Para obtener más información, consulta esta tabla:

Ajuste Advertencia por compartir archivos fuera del dominio
Estado Indica el número de unidades organizativas en las que está habilitado el uso compartido de Drive.

Recomendación

Habilita una advertencia cuando tus usuarios intenten compartir un archivo fuera del dominio. De este modo, se pide a los usuarios que confirmen su acción y se reduce el riesgo de que se produzca una filtración de datos.

Cómo habilitar una advertencia por compartir archivos fuera del dominio

En la consola de administración de Google, accede a Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Configuración para compartir. En la sección Opciones para compartir, si haces clic en ACTIVADO, asegúrate de marcar la casilla Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu dominio] se compartan fuera de [tu dominio].

Para obtener más instrucciones, consulta el artículo Definir permisos de uso compartido de archivos en organizaciones.

Efecto en los usuarios Cuando un usuario autorizado intente compartir un archivo fuera del dominio, verá un mensaje de advertencia para que confirme que quiere compartirlo. De este modo, se reduce el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos por accidente.

Access Checker

Cuando un usuario comparte un archivo a través de un producto de Google que no sea Documentos o Drive (p. ej., pegando un enlace en Gmail), Google podrá comprobar si los destinatarios pueden acceder a él. De no ser así, cuando sea posible, Google pedirá al usuario que elija si quiere compartir el archivo con:

  • Solo destinatarios, [tu dominio] o público (no se requiere una cuenta de Google)
  • Solo destinatarios o [tu dominio]
  • Solo destinatarios

Puedes elegir una de las tres opciones disponibles en el ajuste Access Checker de la consola de administración de Google.

Para obtener más información, consulta esta tabla:

Ajuste Access Checker
Estado Indica el número de unidades organizativas en las que Access Checker está configurado en Solo destinatarios.

Recomendación

Selecciona la opción Solo destinatarios de Access Checker en todas las unidades organizativas. De este modo, puedes controlar el acceso a los enlaces que compartan tus usuarios para reducir el riesgo de que se produzca una filtración de datos.

Cómo configurar Access Checker

En la consola de administración de Google, accede a Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Configuración para compartir. En la unidad organizativa raíz, haz clic en la opción Solo destinatarios de Access Checker.

Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Definir permisos de uso compartido de archivos en organizaciones.

Efecto en los usuarios Cuando los usuarios compartan enlaces a recursos (por ejemplo, a archivos de Google Drive), Google mostrará una advertencia al usuario en el caso de que el destinatario no tenga acceso y les sugerirá la opción para compartir contenido que deben seleccionar.

Complementos de Drive

Con los complementos de Drive, los usuarios pueden utilizar funciones de Documentos de Google diseñadas por otros desarrolladores. Para obtener más información, consulta esta tabla:

Ajuste Complementos de Drive
Estado Indica el número de unidades organizativas en las que los usuarios pueden instalar complementos de Documentos de Google desde la tienda de complementos.

Recomendación

Para reducir el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos, no permitas que los usuarios instalen complementos de Documentos de Google de la tienda de complementos.

Para cubrir una necesidad empresarial determinada, puedes implementar complementos concretos de Documentos de Google que cumplan las políticas de tu organización.

Cómo no permitir la instalación de complementos de Drive

En la consola de administración de Google, entra en Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Funciones y aplicaciones. En Complementos, desmarca la casilla Permitir que los usuarios instalen complementos de Documentos de Google de la tienda de complementos.

Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Habilitar complementos en editores de Documentos.

Efecto en los usuarios

Si este ajuste está inhabilitado, los usuarios no podrán instalar complementos de Documentos de Google. 

Nota: Tus usuarios podrán seguir instalando complementos de G Suite Marketplace aunque este ajuste esté inhabilitado.

Acceder a Documentos de Google sin conexión

Los administradores pueden permitir que todos los usuarios habiliten el acceso a Documentos de Google sin conexión. Al permitir el acceso sin conexión, se copian los documentos en el ordenador.

Para obtener más información, consulta esta tabla:

Ajuste Acceder a Documentos de Google sin conexión
Estado Indica el número de unidades organizativas en las que está habilitado el acceso a Documentos de Google sin conexión.

Recomendación

Para reducir el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos, inhabilita el acceso a Documentos de Google sin conexión. 

Si lo habilitas por necesidades de tu empresa, te recomendamos que determines las unidades organizativas para minimizar riesgos.

Cómo inhabilitar el acceso a Documentos de Google sin conexión

En la consola de administración de Google, entra en Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Funciones y aplicaciones. En la sección Sin conexión, haz clic en Controlar el acceso sin conexión mediante políticas de dispositivos. Los usuarios perderán el acceso a los documentos sin conexión en todos los dispositivos si no se ha definido ninguna política de dispositivos gestionados.

Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Controlar el acceso sin conexión a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

Efecto en los usuarios Si se ha inhabilitado este ajuste, los usuarios no podrán acceder a Documentos de Google sin conexión.

Acceso a Drive por ordenador

Puedes habilitar el acceso a Drive por ordenador implementando la función Copia de seguridad y sincronización. Con este cliente puedes sincronizar los archivos de tu ordenador con Google Drive para acceder al contenido actualizado desde cualquier dispositivo y colaborar o trabajar con más personas. Sin embargo, para reducir el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos, te recomendamos que no permitas este acceso.

Para obtener más información, consulta esta tabla:

Ajuste Acceso a Drive por ordenador
Estado Indica el número de unidades organizativas en las que está habilitado el acceso a Drive por ordenador.

Recomendación

Para reducir el riesgo de que se produzcan filtraciones de datos, inhabilita el acceso a Drive por ordenador.

En caso de que decidas habilitar el acceso por ordenador para cubrir una necesidad importante de la empresa, habilítalo solo para los usuarios imprescindibles.

Cómo inhabilitar el acceso a Drive por ordenador

En la consola de administración de Google, entra en Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Funciones y aplicaciones. En la sección Drive, haz clic en No permitir que se utilice en tu organización la aplicación Copia de seguridad y sincronización.

Efecto en los usuarios Los usuarios no tendrán acceso a Drive por ordenador.

Publicación de archivos en la Web

Puedes permitir o impedir que los usuarios publiquen archivos en la Web. Para obtener más información, consulta esta tabla:

Ajuste Publicación de archivos en la Web
Estado Indica el número de unidades organizativas en las que está habilitada la publicación de archivos en la Web.

Recomendación

Inhabilita la publicación de archivos en la Web en todas las unidades organizativas. De este modo, se reduce el riesgo de que se produzca una filtración de datos.

Cómo inhabilitar la publicación de archivos en la Web

En la consola de administración de Google, ve a Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Configuración para compartir.

En Opciones para compartir, haz clic en DESACTIVADO: los archivos que pertenecen a los usuarios de [tu dominio] no se pueden compartir fuera de [tu dominio].

Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Definir permisos de uso compartido de archivos en organizaciones.

Efecto en los usuarios

Los usuarios de las unidades organizativas designadas pueden publicar o no archivos en la Web. 

Nota: Al inhabilitar la publicación de archivos, no se borrarán las publicaciones realizadas. Además, los usuarios externos no podrán ver los nuevos sitios web publicados.

Inicio de sesión en Google obligatorio para los colaboradores externos

Si permites que los usuarios envíen invitaciones para compartir contenido a personas ajenas a tu dominio, puedes hacer que dichas personas tengan que iniciar sesión en Google para ver el contenido. Para obtener más información, consulta esta tabla:

Ajuste Inicio de sesión en Google obligatorio para los colaboradores externos
Estado Indica el número de unidades organizativas en las que se requiere que los colaboradores externos inicien sesión en Google.

Recomendación

Configura todas tus unidades organizativas para que los colaboradores tengan que iniciar sesión con una cuenta de Google. De este modo, se reduce el riesgo de que se produzca una filtración de datos

Cómo habilitar el inicio de sesión en Google obligatorio

En la consola de administración de Google, accede a Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Configuración para compartir. En Opciones para compartir, haz clic en Los usuarios externos deben iniciar sesión en Google para ver el archivo.

También puedes inhabilitar la publicación de archivos fuera del dominio. Para ello, haz clic en DESACTIVADO: los archivos que pertenecen a los usuarios de [tu dominio] no se pueden compartir fuera de [tu dominio].

Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Definir permisos de uso compartido de archivos en organizaciones.

Efecto en los usuarios Si tus usuarios colaboran con usuarios externos, activar esta función obligará a que estos últimos inicien sesión con una cuenta de Google, o bien les permitirá crear una cuenta de manera gratuita en el caso de que aún no tengan una.
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