Configurar el aprovisionamiento de usuarios de Smartsheet

Una vez que hayas configurado el inicio de sesión único (SSO), el siguiente paso como administrador es configurar el aprovisionamiento automático de usuarios para autorizar, crear, modificar o eliminar la identidad de los usuarios desde G Suite y hacer que los cambios realizados se reflejen en Smartsheet.

Configurar el aprovisionamiento de usuarios en la aplicación Smartsheet
  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego Aplicaciones SAML.

    Para ver "Aplicaciones" en la página principal, es posible que tengas que hacer clic en la opción Más controles situada en la parte inferior. 

  3. Haz clic en la aplicación Smartsheet.
  4. Selecciona Aprovisionamiento de usuarios.
  5. En Aprovisionamiento de usuarios, haz clic en Configurar aprovisionamiento de usuarios.
  6. En Aprovisionamiento de usuarios, haz clic en Autorizar.
  7. Abre Smartsheet en otra pestaña.
  8. Ve a AccountApps and Integrations > API access (Cuenta > Aplicaciones e integraciones > Acceso a la API).
  9. Genera un token de acceso a la API.
  10. Copia el token de acceso que aparece y pégalo en el cuadro de texto de la ventana de la consola de administración de G Suite en la que se solicita dicho token.
  11. Haz clic en Siguiente.
  12. En el cuadro de diálogo Asignar atributos:
    1. Haz clic en la flecha hacia abajo Flecha abajo que se encuentra junto al atributo seleccionado en Cloud Directory para asignar el atributo Smartsheet correspondiente. Es obligatorio asignar los atributos marcados con (*).
    2. Haz clic en Siguiente.
  13. (Opcional) En el cuadro de diálogo Establecer el alcance del aprovisionamiento, añade un grupo para restringir el aprovisionamiento a los miembros de los grupos que definas:
    1. Haz clic en el guion bajo y empieza a escribir el nombre del grupo. 
      Aparecerá una lista de los grupos disponibles.
    2. Al seleccionar uno, este se añade y aparece otro guion bajo que se puede utilizar para incluir otro grupo. 
    3. Para eliminar algún grupo que hayas añadido previamente, haz clic en el icono Editar Editar que se muestra junto a él.
  14. Cuando hayas terminado, haz clic en Finalizar.
  15. Revisa la información que se indica en el cuadro de diálogo del resumen de aprovisionamiento correspondiente y haz clic en Aceptar.
  16. Haz clic en Activar aprovisionamiento.
    Nota: Si has añadido los grupos mediante el cuadro de diálogo Establecer el alcance del aprovisionamiento, has de definir un alcance. De lo contrario, el botón Activar aprovisionamiento permanecerá atenuado. Deberás establecer la configuración Activado para todos o Activado para algunas organizaciones y actualizar la página antes de activar el aprovisionamiento. Si la aplicación se ha establecido en Desactivado, esta opción aparecerá atenuada.
  17. En el cuadro de diálogo de confirmación, haz clic en Activar.
Mostrar el aprovisionamiento de usuarios

Una vez que se haya habilitado el aprovisionamiento, Google empezará a recoger datos sobre su uso. Junto a Aprovisionamiento de usuarios, verás la sección relativa a los datos de uso. No aparecerá ningún número junto a los nombres de los eventos hasta que habilites el aprovisionamiento.

Los nombres de eventos siguientes proporcionan información sobre el uso en los últimos 30 días:

  • Usuarios creados
  • Usuarios suspendidos
  • Usuarios eliminados definitivamente
  • Fallos de usuarios

Para obtener más información, consulta Supervisar el aprovisionamiento de usuarios.

Editar el alcance del aprovisionamiento

Puede que necesites restringir el alcance del aprovisionamiento a los miembros de los grupos que definas. 

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego Aplicaciones SAML.

    Para ver "Aplicaciones" en la página principal, es posible que tengas que hacer clic en la opción Más controles situada en la parte inferior. 

  3. Haz clic en la aplicación Smartsheet.
  4. Selecciona Aprovisionamiento de usuarios.
  5. En Aprovisionamiento de usuarios, haz clic en Editar el alcance del aprovisionamiento
  6. En el cuadro de diálogo Establecer el alcance del aprovisionamiento, añade un grupo para restringir el aprovisionamiento a los miembros de los grupos que definas:
    1. Haz clic en el guion bajo y empieza a escribir el nombre del grupo. 
      Aparecerá una lista de los grupos disponibles.
    2. Al seleccionar uno, este se añade y aparece otro guion bajo que se puede utilizar para incluir otro grupo. 
    3. Para eliminar algún grupo que hayas añadido previamente, haz clic en el icono Editar Editar que se muestra junto a él.
  7. Cuando hayas terminado, haz clic en Finalizar.
  8. La próxima vez que hagas clic en Editar el alcance del aprovisionamiento, los grupos que hayas añadido aparecerán en la ventana Establecer el alcance del aprovisionamiento. Si has activado la aplicación Smartsheet en un conjunto de unidades organizativas, el alcance del aprovisionamiento quedará restringido a aquellos usuarios de los grupos añadidos que también sean miembros de estas organizaciones.
Desactivar el aprovisionamiento de usuarios

Para inhabilitar el aprovisionamiento de usuarios en la aplicación Smartsheet sin perder todos los datos de la configuración, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego Aplicaciones SAML.

    Para ver "Aplicaciones" en la página principal, es posible que tengas que hacer clic en la opción Más controles situada en la parte inferior. 

  3. Haz clic en la aplicación Smartsheet.
  4. Selecciona Aprovisionamiento de usuarios.
  5. En Aprovisionamiento de usuarios, haz clic en Desactivar aprovisionamiento.
  6. En el cuadro de diálogo Desactivar aprovisionamiento, haz clic en Desactivar
Definir los plazos de desactivación

Para definir cuánto tiempo deben tardar en tener efecto las bajas que se hayan determinado:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego Aplicaciones SAML.

    Para ver "Aplicaciones" en la página principal, es posible que tengas que hacer clic en la opción Más controles situada en la parte inferior. 

  3. Haz clic en la aplicación Smartsheet.
  4. Selecciona Aprovisionamiento de usuarios.
  5. En Aprovisionamiento de usuarios, haz clic en Editar config. de desactivación.
  6. En el cuadro de diálogo Configuración de desactivación, selecciona una o más de las siguientes opciones para definir cuánto tiempo tardarán en procesarse las bajas que se hayan determinado:
    1. Después de desactivar la aplicación de un usuario, elimina su cuenta cuando transcurra el número de días seleccionado.
    2. Después de suspender a un usuario en Google, elimina su cuenta cuando transcurra el número de días seleccionado.
    3. Después de eliminar a un usuario de Google, elimina su cuenta cuando transcurra el número de días seleccionado.

      El periodo que transcurre hasta que la desactivación surte efecto se puede fijar en 24 horas, después de 1 día, después de 7 días, o después de 30 días.

      La configuración predeterminada prevé suspender la cuenta en un plazo de 24 horas. Define siempre el tiempo que debe pasar hasta que se elimine una cuenta de usuario en un valor superior al del tiempo que transcurre hasta que se suspende.
  7. Haz clic en Guardar.
Retirar el aprovisionamiento de usuarios

Para inhabilitar el aprovisionamiento de usuarios en la aplicación Smartsheet y eliminar toda la información de la configuración:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego Aplicaciones SAML.

    Para ver "Aplicaciones" en la página principal, es posible que tengas que hacer clic en la opción Más controles situada en la parte inferior. 

  3. Haz clic en la aplicación Smartsheet.
  4. Selecciona Aprovisionamiento de usuarios.
  5. En Aprovisionamiento de usuarios, haz clic en Eliminar aprovisionamiento.
  6. En el cuadro de diálogo Eliminar config. de desactivación, haz clic en Eliminar para desactivar el aprovisionamiento de usuarios y quitar toda la información de configuración. 

    No se dará de baja a los usuarios actuales de Smartsheet.
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