Gerenciar usuários e atividades nos drives compartilhados

Esse recurso está disponível nas edições G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite para organizações sem fins lucrativos. Compare as edições

Como administrador, você gerencia os drives compartilhados na sua organização e os participantes deles. Você também pode migrar pastas para um drive compartilhado e realizar outras tarefas.

Observação: as organizações que se inscreveram no G Suite antes de julho de 2017 talvez precisem ativar os drives compartilhados no domínio ou em unidades organizacionais específicas. 

Permitir que os usuários criem drives compartilhados

Ao ativar os drives compartilhados, você pode permitir que os usuários criem drives compartilhados para unidades organizacionais específicas, como um departamento de vendas ou um escritório regional. Se a criação de drives compartilhados estiver desativada para os usuários de uma unidade organizacional, as pessoas dentro e fora da sua empresa ou escola ainda poderão adicionar esses usuários aos drives compartilhados delas.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse AppseG SuiteeGoogle Drive e Documentos Google.
  3. Verifique se o Drive está ativado para sua organização.
  4. Clique em Configurações de compartilhamento.
  5. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha.
  6. Clique em Criação do drive compartilhado e escolha uma opção:
    • Para permitir que os usuários criem drives compartilhados, desmarque a caixa Impedir que os usuários em sua organização criem drives compartilhados
    • Para não permitir que os usuários criem drives compartilhados, marque a caixa Impedir que os usuários em sua organização criem drives compartilhados.
  7. Clique em Salvar. Se você tiver configurado uma unidade organizacional ou um grupo, talvez seja possível usar as opções Herdar ou Modificar em uma unidade organizacional mãe ou a opção Cancelar configuração em um grupo.

Pode levar até 24 horas para que as alterações entrem em vigor.

Gerenciar a participação e o conteúdo nos drives compartilhados

Os drives compartilhados na sua organização herdam as configurações da unidade organizacional de nível superior. Por exemplo, se o compartilhamento externo estiver desativado na unidade organizacional do usuário, mas ativado na unidade organizacional de nível superior, o usuário poderá compartilhar documentos em drives compartilhados com pessoas fora da empresa ou escola.

Gerenciar participantes

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse AppseG SuiteeGoogle Drive e Documentos Google.
  3. Verifique se o Drive está ativado para sua organização.
  4. Clique em Gerenciar drives compartilhados.
  5. (Opcional) Para escolher uma opção de filtro, como "drives compartilhados sem participantes", clique em Filtrar Filtrar.
  6. Clique no nome de um drive compartilhado.
  7. (Opcional) Para alterar o nível de acesso de um usuário ou removê-lo do drive compartilhado, ao lado do usuário, clique na seta para baixo Seta para baixo e escolha uma opção.

    Observação: se você remover todos os participantes de um drive compartilhado, ele será mantido, mas não poderá ser acessado. Para restaurar o acesso aos arquivos, adicione novos participantes ao drive compartilhado.

  8. (Opcional) Para adicionar novos participantes, faça o seguinte:
    1. Clique em Adicionar participantes.
    2. Defina o acesso e digite uma mensagem:
      • Clique na seta para baixo Seta para baixo e escolha uma configuração de acesso. Por padrão, os participantes podem fazer upload, editar e excluir arquivos e convidar outros participantes.
      • No campo Mensagem, digite uma mensagem personalizada para a notificação por e-mail.
      • Se você não quiser que os novos participantes recebam uma mensagem de boas-vindas com um link para abrir o drive compartilhado, marque a caixa Pular o envio de notificações.
    3. Na parte superior, digite os nomes ou endereços de e-mail das pessoas ou dos grupos que você quer convidar. 
      • Se você quiser adicionar vários participantes, use os Grupos do Google para não exceder os limites.
      • Separe vários endereços de e-mail com vírgulas.
      • Se um endereço for inválido, não será possível enviar o convite, e a mensagem de erro não especificará o endereço inválido.
    4. Clique em EnviareConcluído.

Gerenciar quem pode mover conteúdo

Você pode permitir que os editores de arquivos da sua organização movam o conteúdo para um drive compartilhado. Os administradores também podem migrar os arquivos e as pastas do Google Drive da sua organização para drives compartilhados. Veja mais detalhes em Mover conteúdo para um drive compartilhado.

Ver a atividade em um drive compartilhado

Você pode ver as ações que os usuários realizam em arquivos ou quando uma configuração ou associação é alterada em um drive compartilhado no registro de auditoria do Drive.

Gerenciar arquivos de drives compartilhados usando o Google Vault

Se houver pelo menos uma licença ativa do G Suite Business ou do G Suite Enterprise no seu domínio, ou se você tiver o Drive Enterprise com um domínio confirmado, será possível pesquisar, exportar, definir políticas de retenção e criar guardas de documentos para arquivos nos drives compartilhados da sua organização usando o Google Vault. 

Observação: as guardas de documentos do Vault só podem ser definidas nos drives compartilhados por usuários que tenham uma licença do G Suite Business, do G Suite Enterprise ou do Drive Enterprise (com domínio confirmado) atribuída.

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DLP com drives compartilhados

Se houver pelo menos uma licença ativa do G Suite Enterprise no seu domínio ou se você tiver o Drive Enterprise com um domínio confirmado, todos os drives compartilhados no domínio serão protegidos pelas regras da Prevenção contra perda de dados (DLP, na sigla em inglês).

Observação: somente as regras da DLP atribuídas na unidade organizacional de nível superior se aplicam aos drives compartilhados de propriedade da organização.

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