共有ドライブのユーザーや操作を管理する

この機能に対応しているエディション: Business Standard および Plus、EnterpriseEducation Fundamentals、Standard、Teaching and Learning Upgrade、Plus、Nonprofits、G Suite Business、Essentials。 エディションの比較

管理者は、組織内の共有ドライブの設定やメンバーを管理できます。デフォルトでは、共有ドライブは最上位の組織部門から Google ドライブの共有設定を継承します。たとえば、ユーザーの組織部門で外部との共有が無効になっていても、最上位の組織で許可されている場合は、共有ドライブ内のドキュメントを会社や学校などの外部のユーザーと共有できます。

始める前に: ドライブを有効にする

組織でドライブが有効になっていることを確認します。

ユーザーに共有ドライブの作成を許可する

ユーザーが特定の組織部門(営業部門や支社など)用の共有ドライブを作成できるようにすることができます。組織部門で共有ドライブの作成が無効になっている場合でも、所属するユーザーが組織内外の他の共有ドライブのメンバーとなることはできます。

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. 組織でドライブが有効になっていることを確認します。
  4. [共有設定] をクリックします。
  5. 全ユーザーに設定を適用する場合は、最上位の組織部門を選択したままにします。それ以外の場合は、子組織部門を選択します。
  6. [共有ドライブの作成] をクリックし、次のいずれかを行います。
    • ユーザーが共有ドライブを作成できるようにするには、[[組織名] のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにする] チェックボックスをオフにします。
    • ユーザーが共有ドライブを作成できないようにするには、[[組織名] のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにする] チェックボックスをオンにします。
  7. [保存] をクリックします。組織部門またはグループが作成済みの場合は、親組織部門の設定を継承またはオーバーライドしたり、グループの設定を解除したりできることがあります。

変更が有効になるまで 24 時間ほどかかる場合があります。

共有ドライブのメンバーを管理する

ユーザーに対して共有ドライブの作成が無効になっている場合でも、組織内外のユーザーは共有ドライブにメンバーを追加できます。

: 共有ドライブからすべてのメンバーを削除すると、共有ドライブは残りますが、アクセスできなくなります。ファイルへのアクセスを復元するには、共有ドライブに新しいメンバーを追加します。

メンバーの管理と共有ドライブの使用率の確認

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. 組織でドライブが有効になっていることを確認します。
  4. [共有ドライブの管理] をクリックします。
    [使用容量] の列で、使用中の容量を確認します。詳しくは、共有ドライブの制限をご覧ください。
  5. (省略可)フィルタ オプションを選択するには、[フィルタを追加] をクリックします。
  6. 共有ドライブにカーソルを合わせ、[メンバーを管理] をクリックします。
  7. (省略可)ユーザーのアクセスレベルを変更したり、ユーザーを共有ドライブから削除したりするには、対象となるユーザーの横にある下矢印アイコン "" をクリックしてオプションを選択します。
  8. (省略可)新しいメンバーを追加するには:
    1. 上部の [ユーザーやグループを追加] をクリックし、追加するユーザーまたはグループの名前またはメールアドレスを入力します。

      ヒント: 複数のメンバーを追加する場合は、Google グループを使用して上限を超えないようにしてください。

    2. アクセスを設定し、メッセージを入力します。
      • 下矢印アイコン "" をクリックし、アクセス設定を選択します。デフォルトでは、メンバーはファイルのアップロード、編集、削除、他のメンバーの招待を行うことができます。
      • [メッセージ] 欄に、メール通知用のカスタム メッセージを入力します。
      • 共有ドライブのリンクが記載されたウェルカム メッセージを新しいメンバーに送信しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
    3. [送信] をクリックします。

コンテンツを移動できるユーザーを管理する

管理者は、組織内のファイル編集者に対し、共有ドライブへのコンテンツの移動を許可できます。また、組織の Google ドライブの既存のファイルやフォルダを共有ドライブに移動することもできます。詳しくは、共有ドライブにコンテンツを移動するをご覧ください。

共有ドライブで行われた操作を確認する

ユーザーがファイルに対して行った操作を確認できます。共有ドライブの設定やメンバーが変更されたタイミングも確認できます。詳しくは、ドライブの監査ログをご覧ください。

Google Vault を使用して共有ドライブ内のファイルを管理する

Google Vault をサポートするエディションの有効なライセンスをお持ちの場合は、Vault で組織の共有ドライブ内のファイルに対して検索、書き出し、保持ポリシーの設定、訴訟のための記録保持(リティゲーション ホールド)の適用を行うことができます。

共有ドライブのデータ損失防止(DLP)

Enterprise または Essentials(ドメイン所有権証明済み)の有効なライセンスをお持ちの場合は、最上位の組織部門でデータ損失防止(DLP)ルールを割り当てて、組織内のすべての共有ドライブを保護できます

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