Gestire le attività e gli utenti dei Drive condivisi

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus; Per il non profit; G Suite Business; Essentials.  Confronta la tua versione

In qualità di amministratore, puoi gestire le impostazioni e i membri dei Drive condivisi della tua organizzazione. Per impostazione predefinita, i Drive condivisi ereditano le impostazioni di condivisione di Google Drive dall'unità organizzativa di primo livello. Ad esempio, se la condivisione esterna non è attiva per l'unità organizzativa dell'utente, ma lo è per l'unità organizzativa di primo livello, l'utente sarà comunque in grado di condividere documenti nei Drive condivisi con persone esterne all'azienda o alla scuola.

Prima di iniziare: attiva Drive

Assicurati che Google Drive sia attivato per la tua organizzazione.

Consentire agli utenti di creare Drive condivisi

Puoi consentire agli utenti di creare Drive condivisi per unità organizzative specifiche, ad esempio un reparto vendite o un ufficio regionale. Se la creazione dei Drive condivisi è disattivata per gli utenti di un'unità organizzativa, le persone all'interno e all'esterno della tua azienda o scuola possono comunque aggiungere questi utenti ai loro Drive condivisi.

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Assicurati che Drive sia attivato per la tua organizzazione.
  4. Fai clic su Impostazioni di condivisione.
  5. Per applicare l'impostazione a tutti, lascia selezionata l'unità organizzativa di primo livello. Altrimenti, seleziona un'unità organizzativa secondaria.
  6. Fai clic su Creazione del Drive condiviso e scegli un'opzione:
    • Per consentire agli utenti di creare Drive condivisi, deseleziona la casella Impedisci agli utenti di (tua organizzazione) di creare nuovi Drive condivisi
    • Per non consentire agli utenti di creare Drive condivisi, seleziona la casella Impedisci agli utenti di (tua organizzazione) di creare nuovi Drive condivisi.
  7. Fai clic su Salva. Se hai configurato un'unità organizzativa o un gruppo, potresti essere in grado di scegliere Eredita o Ignora per le impostazioni di un'unità organizzativa principale oppure Annulla impostazioni per quelle di un gruppo.

L'applicazione delle modifiche potrebbe richiedere 24 ore.

Gestire l'appartenenza ai Drive condivisi

Se disattivi la creazione di Drive condivisi per gli utenti, questi potranno comunque essere aggiunti ai Drive condivisi da persone interne ed esterne all'azienda o alla scuola.

Nota: se rimuovi tutti i membri da un Drive condiviso, questo rimane, ma non è accessibile. Per ripristinare l'accesso ai file, aggiungi nuovi membri al Drive condiviso.

Gestire i membri e visualizzare la quantità di Drive condivisi utilizzati

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Nella home page della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiGoogle Workspacee poiDrive e Documenti.
  3. Assicurati che Drive sia attivato per la tua organizzazione.
  4. Fai clic su Gestisci Drive condivisi.
    Nella colonna Spazio di archiviazione utilizzato troverai la quantità di spazio di archiviazione utilizzato. Scopri di più sui limiti dei Drive condivisi.
  5. (Facoltativo) Per selezionare un'opzione di filtro, fai clic su Aggiungi un filtro.
  6. Seleziona un Drive condiviso e fai clic su Gestisci membri.
  7. (Facoltativo) Per modificare il livello di accesso di un utente o per rimuovere un utente dal Drive condiviso, fai clic sulla Freccia giù "" accanto al suo nome e scegli un'opzione.
  8. (Facoltativo) Per aggiungere nuovi membri:
    1. In alto, fai clic su Aggiungi persone e gruppi e inserisci i nomi o gli indirizzi email delle persone o dei gruppi che vuoi aggiungere.

      Suggerimento: quando aggiungi più membri, utilizza Google Gruppi per evitare di superare i limiti.

    2. Imposta l'accesso e inserisci un messaggio:
      • Fai clic sulla Freccia giù "" e scegli un'impostazione di accesso. Per impostazione predefinita, i membri possono caricare, modificare ed eliminare file, nonché invitare altri membri.
      • Nel campo Messaggio, inserisci un messaggio personalizzato per la notifica via email.
      • Se non vuoi che i nuovi membri ricevano un messaggio di benvenuto con un link per aprire il Drive condiviso, deseleziona la casella Invia notifiche.
    3. Fai clic su Invia.

Stabilire chi può spostare i contenuti

Puoi consentire agli editor di file della tua organizzazione di spostare i contenuti su un Drive condiviso. Inoltre, gli amministratori possono spostare nei Drive condivisi i file e le cartelle di Google Drive dell'organizzazione già esistenti. Per maggiori dettagli, vedi Spostare contenuti su un Drive condiviso.

Visualizzare l'attività in un Drive condiviso

Puoi vedere le azioni che gli utenti eseguono sui file. Puoi anche rivedere le modifiche di un'impostazione o di un'appartenenza a un Drive condiviso. Per maggiori dettagli, vedi Log di controllo di Drive.

Gestire i file del Drive condiviso con Google Vault

Se hai almeno una licenza attiva per una versione che supporta Google Vault, puoi cercare, esportare, impostare criteri di conservazione e imporre la conservazione per motivi legali su file archiviati nei Drive condivisi della tua organizzazione utilizzando Vault. 

Prevenzione della perdita di dati con i Drive condivisi

Se hai almeno una licenza Enterprise o Essentials attiva (con verifica del dominio), puoi assegnare regole per la Prevenzione della perdita di dati (DLP) all'unità organizzativa di primo livello per proteggere tutti i Drive condivisi della tua organizzazione.

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