Configurar la gestión de cuentas de usuario de Box Enterprise

Cuando hayas configurado el inicio de sesión único (SSO) con Box® Enterprise, tu siguiente paso como administrador será configurar la gestión automática de cuentas de usuario para que cuando crees, modifiques o elimines identidades en G Suite, los cambios realizados se reflejen en Box Enterprise.

Configurar la gestión de cuentas de usuario en Box Enterprise

Para configurar la gestión de cuentas de usuario en Box Enterprise, usa el asistente de configuración:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Ve a Aplicaciones > Aplicaciones SAML.
  3. Abre la aplicación Box.
  4. Selecciona la sección Gestión de cuentas de usuario.
  5. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Configurar gestión de cuentas de usuario.
  6. En la sección Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Autorizar.
    Box se abrirá en la misma pestaña y se te solicitará una autorización. Si ves el mensaje 
    "Disabled by Administrator This application cannot be used because it is not allowed by your box administration" (Inhabilitado por el administrador. Esta aplicación no se puede usar porque no lo permite tu administrador de Box), significa que el administrador de Box ha bloqueado las aplicaciones no publicadas.
    Tendrás que incluir nuestra aplicación en la lista blanca de Box siguiendo estas instrucciones:
    1. Inicia sesión en Box Admin Console (Consola de administración de Box).
    2. Haz clic en Admin Console (Consola de administración).
    3. Haz clic en el icono Settings (Configuración).
    4. Haz clic en Business Settings (Configuración de Business) o Enterprise Settings (Configuración de Enterprise).
    5. En el menú de banner, elige Apps (Aplicaciones).
      En la sección Applications Settings (Configuración de las aplicaciones), si está marcada la casilla Unpublished apps (Aplicaciones no publicadas), en el cuadro de texto, introduce la clave de API: av79ru9rj0082v4efu5wciehe9qwojvu.
    6. Haz clic en Guardar.
  7. Cada atributo tiene un menú desplegable. Dentro de cada menú desplegable, selecciona el atributo de directorio de Google que se debe asignar al atributo de Box. Es obligatorio asignar los atributos marcados con (*).
  8. (Opcional) Aparecerá el cuadro de diálogo Establecer el alcance de la gestión de cuentas, donde podrás añadir un grupo si quieres restringir la gestión de cuentas a los miembros de los grupos que definas:
    1. Haz clic en el guion bajo y empieza a escribir el nombre del grupo. 
      Al hacerlo, aparecerá una lista de los grupos disponibles.
    2. Al seleccionar uno, este se añade, y se abre otro guion bajo que se puede utilizar para añadir otro grupo más. 
    3. Haz clic en Editar Editar junto al grupo que hayas añadido para retirarlo.
  9. Una vez que hayas terminado, haz clic en Finalizar.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Resumen de gestión de cuentas.
  10. Revisa la información y, a continuación, haz clic en Aceptar.
  11. Haz clic en Activar gestión de cuentas
    Nota: Debes establecer la configuración Activado para todos o Activado para algunas organizaciones en la aplicación antes de activar la gestión de cuentas. Si la aplicación se ha establecido en Desactivado, este ajuste aparecerá atenuado.
  12. En el cuadro de diálogo de confirmación, haz clic en Activar
Mostrar la gestión de cuentas de usuario

Una vez que se haya habilitado la gestión de cuentas, Google empezará a recabar información sobre el uso. La sección de información sobre el uso aparecerá junto a Gestión de cuentas de usuario. No aparecerá ningún número junto a los nombres de eventos hasta que habilites la gestión de cuentas.

Los nombres de eventos siguientes proporcionan información sobre el uso en los últimos 30 días:

  • Usuarios creados
  • Usuarios suspendidos
  • Usuarios eliminados definitivamente
  • Fallos de usuarios

Para obtener más información, consulta el artículo Supervisar la gestión de cuentas de usuario.

Editar el alcance de la gestión de cuentas

Es posible que quieras restringir el alcance de la gestión de cuentas a los miembros de los grupos que definas. Para editar este alcance en la aplicación Box Enterprise:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Ve a Aplicaciones > Aplicaciones SAML.
  3. Abre la aplicación Box.
  4. Selecciona la sección Gestión de cuentas de usuario.
  5. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Editar el alcance de la gestión de cuentas.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Establecer el alcance de la gestión de cuentas
  6. Haz clic en el guion bajo y empieza a escribir el nombre del grupo. 
    Al hacerlo, aparecerá una lista de los grupos disponibles.
  7. Al seleccionar un grupo, este se añade automáticamente y aparece otro guion bajo para añadir otro grupo. Haz clic en Editar Editar junto al grupo que hayas añadido para retirarlo.
  8. Haz clic en Guardar para guardar todos los grupos que has añadido.
    La próxima vez que hagas clic en Editar el alcance de la gestión de cuentas, debajo de Gestión de cuentas de usuario, los grupos que hayas añadido aparecerán en el cuadro de diálogo Establecer el alcance de la gestión de cuentas. Si has activado la aplicación Box para un conjunto de unidades organizativas, el alcance de la gestión de cuentas quedará restringido a aquellos usuarios de los grupos añadidos que también sean miembros de esas organizaciones.
Desactivar la gestión de cuentas de usuario

Para inhabilitar la gestión de cuentas de usuario de Box Enterprise sin perder toda la información de configuración:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Ve a Aplicaciones > Aplicaciones SAML.
  3. Abre la aplicación Box.
  4. Selecciona la sección Gestión de cuentas de usuario.
  5. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Desactivar gestión de cuentas.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Desactivar gestión de cuentas.
  6. Haz clic en Desactivar
Definir los plazos de desactivación

Para definir cuánto tiempo deben retrasarse las acciones de desactivación antes de que surtan efecto:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Ve a Aplicaciones > Aplicaciones SAML.
  3. Abre la aplicación Box.
  4. Selecciona la sección Gestión de cuentas de usuario.
  5. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Editar config. desactivación.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de desactivación.
  6. Selecciona una o varias de las siguientes opciones para definir cuánto tiempo deben retrasarse las acciones de desactivación antes de que surtan efecto:
    1. Cuando se desactive una aplicación para el usuario, suspender o eliminar de forma definitiva su cuenta cuando transcurra el número de días seleccionado. Una cuenta suspendida deja de estar disponible temporalmente hasta que se restaura; Box solo eliminará a los usuarios que no tengan contenido gestionado.
    2. Cuando se suspenda a un usuario en Google, suspender o eliminar de forma definitiva su cuenta (o ambas opciones) cuando transcurra el número de días seleccionado.
    3. Cuando se elimine a un usuario de Google, suspender o eliminar de forma definitiva su cuenta (o ambas opciones) cuando transcurra el número de días seleccionado.

      El periodo que transcurre antes de que la desactivación surta efecto se puede establecer como un plazo de 24 horas, después de 1 día, después de 7 días o después de 30 días. El valor predeterminado de cada alternativa es suspender la cuenta en un plazo de 24 horas. Establece siempre el tiempo que debe pasar hasta que se elimine definitivamente una cuenta de usuario en un valor superior al del tiempo que transcurre hasta que se suspende.
  7. Haz clic en Guardar para guardar la configuración de desactivación editada.
Eliminar la gestión de cuentas de usuario

Para inhabilitar la gestión de cuentas de usuario en Box Enterprise y eliminar toda la información de configuración:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Ve a Aplicaciones > Aplicaciones SAML.
  3. Abre la aplicación Box.
  4. Selecciona la sección Gestión de cuentas de usuario.
  5. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Eliminar gestión de cuentas.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar la configuración de gestión de cuentas.
  6. Haz clic en Eliminar para desactivar la gestión de cuentas de usuario y al mismo tiempo eliminar toda la información de configuración. No se dará de baja a los usuarios de Box.
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