ใช้ Gmail ร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Plus  เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

ในฐานะผู้ดูแลระบบ Gmail คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามให้เก็บข้อความรายการบันทึกของ Gmail ได้ ซึ่งโซลูชันดังกล่าวจะมีประโยชน์ดังนี้

• ปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ เกี่ยวกับอีเมล เช่น SEC Rule 17a-4
• ใช้โซลูชันเก็บถาวรของบุคคลที่สามได้ต่อไป
• อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงที่เก็บถาวรได้

วิธีใช้งานร่วมกัน

หากต้องการใช้ Gmail ร่วมกับโซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น คุณจะต้องระบุอีเมลที่จะส่งต่อข้อความรายการบันทึกไปให้ ถ้าระบุมากกว่า 1 อีเมล ระบบจะส่งข้อความรายการบันทึกไปให้ทุกอีเมล

เราขอแนะนำให้ตั้งค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนด TLS เมื่อคุณใช้โซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น เพื่อกำหนดให้ Gmail ต้องใช้การเข้ารหัส TLS เมื่อส่งอีเมลไปยังโซลูชันเก็บถาวรดังกล่าว

ตั้งค่าโซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ไปที่เมนู  แอปGoogle WorkspaceGmailการกําหนดเส้นทาง
3. (ไม่บังคับ) เลือกองค์กรจากทางซ้าย
4. ไปที่ส่วนการกำหนดเส้นทาง แล้วเลื่อนไปยังการเก็บอีเมลโดยบริษัทอื่น หรือไปที่ช่องค้นหา แล้วกรอกคำว่าการเก็บอีเมลโดยบริษัทอื่น
5. กรอกที่อยู่อีเมลที่จะให้ส่งข้อความรายการบันทึกไปถึง
6. คลิกเพิ่มการตั้งค่า
7. เลื่อนลงไปด้านล่าง แล้วคลิกบันทึก

วิธีจัดการข้อความ

เวอร์ชันข้อความที่จะจัดทำรายการบันทึก

สำคัญ: ข้อความที่จัดทำรายการบันทึกจะไม่ได้รับการยกเว้นจากนโยบายของ Gmail ที่ปฏิเสธข้อความซึ่งอาจมีไวรัสและซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตราย โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อประเภทไฟล์ที่ Gmail บล็อก

• ข้อความขาเข้า - ข้อความเวอร์ชันที่จะจัดทำรายการบันทึกเป็นเวอร์ชันที่ผู้ใช้ได้รับ เช่น ถ้านโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดของเนื้อหาทริกเกอร์และแยกไฟล์แนบออกมา สำเนารายการบันทึกจะไม่มีไฟล์แนบนั้น
• ข้อความขาออก - เวอร์ชันที่จะจัดทำรายการบันทึกเป็นเวอร์ชันข้อความที่ผู้ใช้ส่ง เช่น ถ้านโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดของเนื้อหาทริกเกอร์และแยกไฟล์แนบออกมา สำเนารายการบันทึกจะเก็บไฟล์แนบนั้นไว้ด้วย
• ข้อความภายใน - สำหรับข้อความที่ส่งภายในโดเมน ทำหน้าที่เหมือนข้อความขาเข้าสำหรับผู้รับและข้อความขาออกสำหรับผู้ส่ง

ข้อความที่ส่งไปยังเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ

• ข้อความขาเข้า - หากระบบส่งข้อความขาเข้าไปยังเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ สำเนารายการบันทึกจะไม่ส่งออกจนกว่าข้อความนั้นจะออกจากเขตกักบริเวณ ถ้าระบบปฏิเสธข้อความที่กักบริเวณไว้ ผู้ใช้จะไม่เห็นข้อความซึ่งจะทำให้ระบบไม่เก็บข้อความนั้นด้วย
• ข้อความขาออก - หากระบบส่งข้อความขาออกไปยังเขตกักบริเวณของผู้ดูแลระบบ สำเนารายการบันทึกจะส่งออกเมื่อผู้ใช้คลิกส่ง ไม่ว่าจะมีการกักบริเวณข้อความนั้นไว้หรือไม่ก็ตาม

ข้อความที่มีผู้รับหลายคน

เมื่อข้อความส่งไปให้ผู้รับหลายคน ในบางครั้งอาจมีกลุ่มหนึ่งได้รับข้อความเวอร์ชันอื่นเนื่องจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือนโยบายการกำหนดเส้นทาง

• ข้อความขาเข้า - ระบบจะส่งสำเนารายการบันทึกซึ่งมีเวอร์ชันข้อความที่เกี่ยวข้องแยกต่างหากให้กับผู้รับแต่ละคน โซลูชันเก็บถาวรควรใช้ตรรกะการกรองข้อมูลที่ซ้ำกันออกเพื่อระบุว่าผู้รับหลายคนได้รับข้อความเดียวกันหรือไม่
• ข้อความขาออก - ระบบจะจัดทำรายการบันทึกสำเนาที่ผู้ส่งได้ส่งออกไป
• ข้อความภายใน ผู้รับภายในจะยังมีข้อความนั้น แม้ผู้รับภายในบางคนอาจไม่ได้รับข้อความจริงเนื่องจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดเนื้อหาหรือนโยบายอื่น ระบบจะบันทึกการส่งข้อความไปยังผู้รับบางคนหรือทุกคน

ข้อความที่มีผู้รับที่ไม่รู้จัก

ระบบจะไม่ส่งรายการบันทึกข้อความที่ส่งให้กับผู้รับที่ไม่รู้จัก ผู้ใช้จะต้องลงทะเบียนก่อน ระบบจึงจะทำรายการบันทึกข้อความให้ผู้ใช้รายนั้น

กลไกการลองอีกครั้งสำหรับรหัสความล้มเหลวของ SMTP

ถ้าระบบส่งข้อความไปยังอีเมลรายการบันทึกไม่สำเร็จและโฮสต์ Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ส่งข้อผิดพลาดชั่วคราว (4xx) กลับมา Gmail จะพยายามส่งข้อความนั้นซ้ำเป็นเวลา 8 วัน ถ้าโฮสต์ SMTP ส่งข้อผิดพลาดถาวร (5xx) กลับมา Gmail จะไม่พยายามส่งข้อความนั้นอีก

ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัย

เราขอแนะนำให้กำหนดค่าที่เก็บถาวรของบุคคลที่สามในการปฏิเสธข้อความที่ไม่ได้เซ็น Sender Policy Framework (SPF) และ DomainKeys Identified Mail (DKIM) ทั้งนี้ Google ใช้การเซ็น DKIM ใน 2 รูปแบบ ดังนี้

• คีย์ของ Google ในนามลูกค้า (ถ้าลูกค้ายังไม่ได้ตั้งค่า)
• คีย์ของลูกค้า

เราขอแนะนำให้ตั้งค่าการปฏิบัติตามข้อกำหนด TLS เพื่อรักษาความปลอดภัยในการเชื่อมต่อกับโซลูชันเก็บถาวรโดยบริษัทอื่น