Gmail integreren met een archiveringsprogramma van derden

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Enterprise Standard en Enterprise Plus, Education Plus.  Versies vergelijken

Als Gmail-beheerder kunt u een archiveringsprogramma van derden instellen om logboekberichten van Gmail te archiveren. Dit kan handig zijn om de volgende redenen:

• U kunt zorgen dat e-mailvereisten worden nageleefd, zoals SEC-regel 17a-4
• U kunt een archiveringsprogramma van derden blijven gebruiken
• U kunt gebruikers toegang geven tot archieven

Hoe integratie werkt

Als u Gmail wilt integreren met een archiveringsprogramma van derden moet u een e-mailadres opgeven waarnaar logboekberichten worden doorgestuurd. Als u meer dan één e-mailadres opgeeft, worden de logboekberichten naar al deze e-mailadressen verzonden.

We raden u aan Naleving van TLS in te stellen als u een archiveringsoplossing van derden gebruikt. Gmail vereist dan TLS-versleuteling als e-mails worden verzonden naar de archiveringsoplossing van derden.

Een archiveringsoplossing van derden instellen

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu  AppsGoogle WorkspaceGmailRouting.
3. (Optioneel) Selecteer links de juiste organisatie-eenheid.
4. Ga onder Routing naar E-mailarchivering van derden of voer in het zoekveld E-mailarchivering van derden in.
5. Voer het e-mailadres in waarnaar u logboekberichten wilt verzenden.
6. Klik op Instelling toevoegen.
7. Klik onderaan op Opslaan.

Hoe berichten worden beheerd

Versies van de berichten die worden opgeslagen in het logboek

Belangrijk: In het logboek opgeslagen berichten zijn niet uitgesloten van Gmail-beleid dat berichten weigert die mogelijk virussen of schadelijke software bevatten. Zie Bestandstypen die door Gmail worden geblokkeerd voor meer informatie.

• Binnenkomende berichten: De versie van het bericht dat wordt ontvangen door de gebruiker wordt opgeslagen in het logboek. Als het bericht bijvoorbeeld voldoet aan een beleid voor contentnaleving, waardoor de bijlage wordt verwijderd, bevat de kopie van het bericht in het logboek niet de bijlage.
• Uitgaande berichten: De versie van het bericht dat is verstuurd door de gebruiker wordt opgeslagen in het logboek. Als het bericht bijvoorbeeld voldoet aan een beleid voor contentnaleving, waardoor de bijlage wordt verwijderd, bevat de kopie van het bericht in het logboek nog steeds de bijlage.
• Interne berichten: Geldt voor berichten die zijn verstuurd binnen uw domein. Hiermee worden binnenkomende berichten geregistreerd voor de ontvanger en uitgaande berichten voor de afzender.

Berichten die in de beheerdersquarantaine worden geplaatst

• Binnenkomende berichten: Als een binnenkomend bericht in de beheerdersquarantaine wordt geplaatst, wordt de kopie pas in het logboek opgeslagen als het bericht wordt vrijgegeven uit de quarantaine. Als een in quarantaine geplaatst bericht wordt geweigerd, krijgt de gebruiker het niet en wordt het dus ook niet gearchiveerd. 
• Uitgaande berichten: Als een uitgaand bericht in de beheerdersquarantaine wordt geplaatst, wordt het bericht opgeslagen in het logboek als de gebruiker op Verzenden klikt, ongeacht of het bericht in de quarantaine wordt geplaatst of niet.

Berichten met meerdere ontvangers

Als een bericht naar meerdere ontvangers wordt gestuurd, ontvangt soms de ene groep een andere versie van het bericht dan de andere groep, omdat het bericht voldoet aan nalevings- of routingbeleid. 

• Binnenkomende berichten: Er wordt voor elke ontvanger een aparte kopie met de juiste versie van het bericht opgeslagen in het logboek. Het archiveringsprogramma moet logica gebruiken om duplicaten tegen te gaan om te bepalen of meerdere ontvangers hetzelfde bericht hebben ontvangen. 
• Uitgaande berichten: Het bericht zoals dat is verstuurd door de afzender, wordt opgeslagen in het logboek.
• Interne berichten: Interne ontvangers blijven in het bericht staan. Ook al ontvangen sommige interne ontvangers het bericht niet wegens contentnaleving of ander beleid, als het bezorgd wordt bij een deel van de ontvangers of alle ontvangers, wordt dit opgeslagen.

Berichten met onbekende ontvangers

Er wordt geen logboek verzonden voor berichten bestemd voor onbekende ontvangers. Een gebruiker moet zijn geregistreerd voordat de berichten van die gebruiker worden opgeslagen in het logboek. 

Bericht opnieuw verzenden na SMTP-foutcodes

Als een bericht niet wordt bezorgd op het logboekadres en de Simple Mail Transfer Protocol-host (SMTP) geeft een tijdelijke fout (4xx), probeert Gmail het bericht nog acht dagen lang opnieuw te verzenden. Als de SMTP-host een permanente fout (5xx) geeft, probeert Gmail het bericht niet opnieuw te verzenden. 

Beveiligingsoverwegingen

We raden u aan het archiveringsprogramma van derden zo in te stellen dat berichten die niet zijn ondertekend met Sender Policy Framework (SPF) en DomainKeys Identified Mail (DKIM), worden geweigerd. Google gebruikt DKIM-ondertekeningen op twee manieren:

• Google-sleutel namens de klant (indien de klant deze niet zelf heeft ingesteld)
• Klantsleutel

We raden u aan Naleving van TLS in te stellen om de verbinding met archiveringsoplossingen van derden te beveiligen.