Mengintegrasikan Gmail dengan solusi pengarsipan pihak ketiga

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Plus.  Bandingkan edisi

Sebagai administrator Gmail, Anda dapat menyiapkan solusi pengarsipan pihak ketiga untuk mengarsipkan pesan jurnal Gmail. Solusi ini dapat digunakan untuk:

• Mematuhi persyaratan email, misalnya SEC Rule 17a-4
• Melanjutkan penggunaan solusi pengarsipan pihak ketiga
• Memungkinkan akses pengguna ke arsip

Cara kerja integrasi

Untuk mengintegrasikan Gmail dengan solusi pengarsipan pihak ketiga, tentukan alamat email tempat pesan jurnal diteruskan. Jika Anda menentukan lebih dari satu alamat email, pesan jurnal akan dikirim ke semua alamat email.

Sebaiknya Anda menyiapkan kepatuhan TLS saat menggunakan solusi pengarsipan pihak ketiga. Tindakan ini dapat memastikan bahwa Gmail mewajibkan enkripsi TLS saat mengirim email ke solusi pengarsipan pihak ketiga.

Menyiapkan solusi pengarsipan pihak ketiga

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceGmailPemilihan Rute.
3. (Opsional) Di sebelah kiri, pilih organisasi.
4. Di Perutean, scroll ke Pengarsipan email pihak ketiga atau, di kolom penelusuran, masukkan Pengarsipan email pihak ketiga.
5. Masukkan alamat email tempat pesan jurnal ingin dikirimkan.
6. Klik Tambahkan Setelan.
7. Di bagian bawah, klik Simpan.

Cara pesan dikelola

Versi pesan yang dimasukkan jurnal

Penting: Pesan terjurnal tidak dikecualikan dari kebijakan Gmail yang menolak pesan yang berisi potensi virus dan software berbahaya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Jenis file yang diblokir Gmail.

• Pesan masuk—Versi pesan yang diterima oleh pengguna merupakan versi yang dimasukkan dalam jurnal. Misalnya, jika kebijakan kepatuhan konten memicu dan menghilangkan lampiran, salinan jurnal tidak akan memiliki lampiran.
• Pesan keluar—Versi pesan yang dikirim oleh pengguna akan dimasukkan dalam jurnal. Misalnya, jika kebijakan kepatuhan konten memicu dan menghilangkan lampiran, salinan jurnal akan tetap mempertahankan lampiran.
• Pesan internal—Untuk pesan yang dikirim dalam domain Anda, berfungsi seperti pesan masuk bagi penerima dan pesan keluar bagi pengirim.

Pesan yang dikirim ke karantina admin

• Pesan masuk—Jika pesan masuk dikirim ke karantina admin, salinan jurnal tidak akan dikirim hingga pesan tersebut dikeluarkan dari karantina. Jika pesan yang dikarantina ditolak, pengguna tidak akan dapat melihat pesan tersebut, sehingga pesan tidak diarsipkan. 
• Pesan keluar—Jika pesan keluar dikirim ke karantina admin, salinan jurnal akan dikirim saat pengguna mengklik Kirim, terlepas dari apakah pesan tersebut dikarantina atau tidak.

Pesan dengan beberapa penerima

Terkadang, jika pesan dikirim ke beberapa penerima, satu grup dapat menerima berbagai versi pesan karena kebijakan kepatuhan atau perutean. 

• Pesan masuk—Salinan jurnal terpisah dengan versi pesan yang relevan akan dikirim ke setiap penerima. Untuk menentukan apakah beberapa penerima menerima pesan yang sama, solusi pengarsipan sebaiknya menggunakan logika penghapusan duplikat. 
• Pesan keluar—Salinan yang dikirim oleh pengirim akan dimasukkan dalam jurnal.
• Pesan internal— Penerima internal akan tetap menerima pesan. Meski beberapa penerima internal tidak benar-benar mendapatkan pesan karena kebijakan kepatuhan konten atau kebijakan lain, pengiriman ke beberapa atau semua penerima akan direkam.

Pesan dengan penerima yang tidak dikenal

Jurnal tidak dikirim untuk pesan yang diterima oleh penerima yang tidak dikenal. Untuk membuat jurnal bagi pengguna tertentu, pengguna tersebut harus terdaftar. 

Mekanisme percobaan kembali kode kegagalan SMTP

Jika pesan tidak berhasil dikirim ke alamat jurnal dan host Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) menampilkan error sementara (4xx), Gmail akan mencoba mengirim ulang pesan selama 8 hari. Jika host SMTP menampilkan error permanen (5xx), Gmail tidak akan mencoba mengirim ulang pesan. 

Pertimbangan keamanan

Sebaiknya Anda mengonfigurasi arsip pihak ketiga untuk menolak pesan yang tidak bertanda tangan Sender Policy Framework (SPF) dan DomainKeys Identified Mail (DKIM). Google menggunakan tanda tangan DKIM dalam 2 cara:

• Kunci Google atas nama pelanggan (jika pelanggan belum menyiapkan)
• Kunci pelanggan

Sebaiknya Anda menyiapkan kepatuhan TLS untuk mengamankan sambungan ke solusi pengarsipan pihak ketiga.