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In qualità di amministratore di Gmail, puoi configurare una soluzione di archiviazione di terze parti per archiviare i messaggi del journal di Gmail. Questa soluzione può essere utile per:
- Soddisfare i requisiti per le email, ad esempio quelli indicati nella Regola SEC 17a-4
- Continuare a utilizzare una soluzione di archiviazione di terze parti
- Consentire agli utenti di accedere agli archivi
Come funziona l'integrazione
Per integrare Gmail con una soluzione di archiviazione di terze parti, devi specificare un indirizzo email a cui inoltrare i messaggi del journal. Se indichi più di un indirizzo email, i messaggi del journal vengono inviati a tutti gli indirizzi.
Ti consigliamo di configurare la conformità TLS quando utilizzi una soluzione di archiviazione di terze parti. In questo modo hai la certezza che Gmail richieda la crittografia TLS durante l'invio di posta alla soluzione di archiviazione di terze parti.
Configurare una soluzione di archiviazione di terze parti
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Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
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Nella Console di amministrazione, vai a Menu
Applicazioni
Google Workspace
- (Facoltativo) Seleziona l'organizzazione sulla sinistra.
- In Routing, scorri fino a visualizzare Archiviazione email di terze parti oppure inserisci Archiviazione email di terze parti nel campo di ricerca.
- Inserisci l'indirizzo email a cui desideri inviare i messaggi del journal.
- Fai clic su Aggiungi impostazione.
- Fai clic su Salva in fondo alla pagina.
Come vengono gestiti i messaggi
Versioni dei messaggi che vengono inseriti nel journal
Importante: i criteri che rifiutano i messaggi che contengono potenziali virus o software dannosi vengono applicati anche ai messaggi inseriti nel journal. Per ulteriori informazioni, vedi Tipi di file bloccati in Gmail.
- Messaggi in entrata: viene inserita nel journal la versione del messaggio ricevuta dall'utente. Ad esempio, se viene attivata una norma di conformità dei contenuti che rimuove un allegato, la copia del journal non conterrà l'allegato.
- Messaggi in uscita: viene inserita nel journal la versione del messaggio inviata dall'utente. Ad esempio, se viene attivata una norma di conformità dei contenuti che rimuove un allegato, la copia del journal conserverà l'allegato.
- Messaggi interni: i messaggi inviati all'interno del dominio sono equivalenti ai messaggi in entrata per il destinatario e ai messaggi in uscita per il mittente.
Messaggi inviati alle quarantene amministrative
- Messaggi in entrata: se un messaggio in entrata viene inviato alle quarantene amministrative, la copia del journal viene inviata solo dopo che il messaggio è stato rilasciato dalla quarantena. Se un messaggio in quarantena viene rifiutato, l'utente non lo vedrà mai, quindi non viene archiviato.
- Messaggi in uscita: se un messaggio in uscita viene inviato alle quarantene amministrative, una copia del journal viene inviata quando l'utente fa clic su Invia, indipendentemente dal fatto che il messaggio sia in quarantena o meno.
Messaggi con più destinatari
A volte, quando un messaggio viene inviato a più destinatari, un gruppo può ricevere una versione diversa a causa di norme di conformità o routing.
- Messaggi in entrata: a ogni destinatario viene inviata una copia separata del journal con la versione pertinente del messaggio. Per determinare se più destinatari hanno ricevuto lo stesso messaggio, la soluzione di archiviazione dovrebbe utilizzare una logica di deduplicazione.
- Messaggi in uscita: viene inserita nel journal la copia inviata dal mittente.
- Messaggi interni: i destinatari interni resteranno nel messaggio. Sebbene alcuni destinatari interni potrebbero non ricevere il messaggio a causa di norme di conformità dei contenuti o di altro tipo, viene acquisita la consegna ad alcuni o a tutti i destinatari.
Messaggi con destinatari non riconosciuti
Nel caso di ricezione di messaggi per destinatari non riconosciuti, i journal non vengono inviati. Per attivare il journal per un determinato utente, quest'ultimo deve essere registrato.
Meccanismo di nuova consegna per i codici di errore SMTP
Se un messaggio non viene consegnato all'indirizzo del journal e l'host SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) restituisce un errore temporaneo (4xx), Gmail proverà a inviare di nuovo i messaggi per otto giorni. Se l'host SMTP restituisce un errore permanente (5xx), Gmail non effettuerà alcun tentativo di nuovo invio.
Considerazioni sulla sicurezza
Consigliamo di configurare la soluzione di archiviazione di terze parti in modo da rifiutare i messaggi non firmati con SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail). Google utilizza la firma DKIM in due modi:
- Chiave Google per conto del cliente (se il cliente non l'ha configurata)
- Chiave cliente
Ti consigliamo di impostare la conformità TLS per proteggere la connessione a soluzioni di archiviazione di terze parti.
