Integrar Gmail con una herramienta de archivado de terceros

Esta función solo está disponible en G Suite Enterprise y G Suite Enterprise para Centros Educativos. Para usarla en G Suite para Administraciones Públicas, cambia tu edición a G Suite Enterprise. Si quieres obtener más información, ponte en contacto con tu distribuidor o representante de ventas.

Como administrador de G Suite, puedes configurar una herramienta de terceros para archivar mensajes del diario de Gmail. Esta herramienta puede resultar útil para hacer lo siguiente:

Cómo funciona la integración

Para integrar Gmail con una herramienta de archivado de terceros, se tiene que indicar una dirección de correo electrónico a la que reenviar los mensajes del diario. Si se especifica más de una dirección, los mensajes se envían a todas.

Te recomendamos que configures el cumplimiento de TLS cuando utilices una herramienta de archivado de terceros, porque así te aseguras de que Gmail exija que los correos enviados a ella estén cifrados mediante TLS.

Configurar una herramienta de archivado de terceros

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Gmail y luego Configuración avanzada.

    Nota: La opción Configuración avanzada se encuentra en la parte inferior de la página de Gmail.

  3. (Opcional) En la parte izquierda, selecciona una organización.
  4. En Enrutamiento, desplázate hasta Archivado de correo electrónico de otros proveedores. También puedes introducir Archivado de correo electrónico de otros proveedores en el campo de búsqueda.
  5. Introduce la dirección de correo electrónico a la que quieras enviar los mensajes del diario.
  6. Haz clic en Añadir ajuste.
  7. En la parte inferior, haz clic en Guardar.

Gestión de mensajes

Versiones de los mensajes que se registran en el diario

Importante: Estos mensajes también están sujetos a las políticas de Gmail que rechazan mensajes que contienen posibles virus y software dañino. Consulta más información en el artículo Tipos de archivo bloqueados en Gmail.

  • Mensajes entrantes: en el diario se registran las versiones de los mensajes que han recibido los usuarios. Por ejemplo, si una política de cumplimiento de contenido activa y extrae el archivo adjunto, la copia del diario no tendrá el adjunto.
  • Mensajes salientes: en el diario se registran las versiones de los mensajes que han enviado los usuarios. Por ejemplo, si una política de cumplimiento de contenido activa y extrae el archivo adjunto, la copia del diario conservará el adjunto.
  • Mensajes internos: en el caso de los mensajes enviados dentro de tu dominio, se consideran mensajes entrantes respecto a los destinatarios y mensajes salientes respecto a los remitentes.

Mensajes que se envían a cuarentenas de administrador

  • Mensajes entrantes: si un mensaje entrante se envía a una cuarentena de administrador, la copia del diario no se envía hasta que el mensaje sale de ella. Si se deniega un mensaje en cuarentena, el usuario no llegará a verlo, por lo que no se archivará. 
  • Mensajes salientes: si un mensaje saliente se envía a una cuarentena de administrador, se envía una copia del diario cuando el remitente hace clic en Enviar, independientemente de si el mensaje está en cuarentena o no.

Mensajes con varios destinatarios

Algunas veces, cuando un mensaje se envía a varios destinatarios, un grupo de ellos puede recibir una versión distinta del mensaje debido a políticas de enrutamiento o cumplimiento. 

  • Mensajes entrantes: se envía una copia del diario independiente con la versión del mensaje que corresponde a cada destinatario. Para determinar si varios destinatarios han recibido el mismo mensaje, la herramienta de archivado debe utilizar una lógica de anulación de duplicados. 
  • Mensajes salientes: se registra en el diario la copia enviada por el remitente.
  • Mensajes internos: los destinatarios internos permanecen en el mensaje. Si bien algunos destinatarios internos pueden no recibir un mensaje debido a políticas de cumplimiento de contenido o de otros tipos, se retiene la entrega a algunos destinatarios o todos ellos.

Mensajes con destinatarios no reconocidos

No se envían copias del diario de aquellos mensajes recibidos con destinatarios no reconocidos. En el diario solo se incluyen los mensajes de usuarios registrados. 

Mecanismo para reintentar el envío al recibir códigos de error SMTP

Si un mensaje no se entrega correctamente a la dirección del diario y el host SMTP (Protocolo de transferencia de correo simple) devuelve un error temporal (4xx), Gmail intenta enviar de nuevo el mensaje durante 8 días. Si el host SMTP devuelve un error permanente (5xx), Gmail no intenta enviar el mensaje de nuevo. 

Cuestiones sobre seguridad

Recomendamos configurar la herramienta de archivado de terceros para rechazar los mensajes que no tengan una firma SPF (Marco de políticas del remitente) y DKIM (Correo identificado por claves de dominio). Google utiliza la firma con DKIM de dos formas:

  • Clave de Google en nombre del cliente (si el cliente no la ha configurado).
  • Clave del cliente

Te recomendamos que configures el cumplimiento de TLS para proteger la conexión con herramientas de archivado de terceros.

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