Archivierungslösungen von Drittanbietern in Gmail integrieren

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Plus.  G Suite-Versionen vergleichen

Als Gmail-Administrator können Sie eine Archivierungslösung eines Drittanbieters einrichten, um Gmail-Journalnachrichten zu archivieren. Das hat folgende Vorteile:

• Anforderungen an E-Mails, z. B. gemäß SEC Rule 17a-4, können leichter eingehalten werden.
• Sie können eine bestehende Archivierungslösung eines Drittanbieters weiter nutzen.
• Sie können Nutzern den Zugriff auf Archive gewähren.

Wie läuft die Integration ab?

Für die Integration einer Archivierungslösung eines Drittanbieters in Gmail müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an die die Journalnachrichten weitergeleitet werden. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse eingeben, werden die Journalnachrichten an alle E-Mail-Adressen gesendet.

Wir empfehlen Ihnen, die TLS-Compliance einzurichten, wenn Sie eine Archivierungslösung eines Drittanbieters verwenden. So sorgen Sie dafür, dass Gmail eine TLS-Verschlüsselung erfordert, wenn E-Mails an eine solche Lösung gesendet werden.

Archivierungslösung eines Drittanbieters einrichten

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“  AppsGoogle WorkspaceGmailRouting.
3. Optional: Wählen Sie links eine Organisation aus.
4. Scrollen Sie unter Routing zu E-Mail-Archivierung durch Drittanbieter oder geben Sie in das Suchfeld E-Mail-Archivierung durch Drittanbieter ein.
5. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Journalnachrichten gesendet werden sollen.
6. Klicken Sie auf Einstellung hinzufügen.
7. Klicken Sie unten auf Speichern.

Wie werden Nachrichten verwaltet?

Versionen von Nachrichten, die in das Journal aufgenommen werden

Wichtig: Journalnachrichten sind nicht von Gmail-Richtlinien ausgenommen, mit denen Nachrichten abgelehnt werden, die potenzielle Viren und schädliche Software enthalten. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel In Gmail blockierte Dateitypen.

• Eingehende Nachrichten: Die Nachrichten werden so im Journal gespeichert, wie sie beim Nutzer eingehen. Wenn z. B. Richtlinien für die Inhaltscompliance ausgelöst wurden und deshalb der Anhang gelöscht wurde, enthält die Kopie im Journal keinen Anhang.
• Ausgehende Nachrichten: Die Nachrichten werden so im Journal gespeichert, wie sie vom Nutzer gesendet wurden. Wenn z. B. Richtlinien für die Inhaltscompliance ausgelöst wurden und deshalb der Anhang gelöscht wurde, enthält die Kopie im Journal dennoch den Anhang.
• Interne Nachrichten: Nachrichten, die innerhalb Ihrer Domain gesendet wurden. Sie verhalten sich auf Empfängerseite wie eingehende Nachrichten und auf Absenderseite wie ausgehende Nachrichten.

Nachrichten, die in Administratorquarantäne verschoben werden

• Eingehende Nachrichten: Wenn eine eingehende Nachricht in die Administratorquarantäne verschoben wird, dann wird die Kopie für das Journal erst gesendet, wenn die Nachricht aus der Quarantäne freigegeben wurde. Lehnt der Administrator eine in Quarantäne verschobene Nachricht ab, wird die Nachricht dem Nutzer nie angezeigt und deshalb auch nie archiviert. 
• Ausgehende Nachrichten: Von einer ausgehenden Nachricht wird bereits beim Klicken auf Senden eine Kopie für das Journal gesendet. Es spielt keine Rolle, ob die Nachricht später in die Administratorquarantäne verschoben wird oder nicht.

Nachrichten an mehrere Empfänger

Bei Nachrichten, die an mehrere Empfänger gesendet werden, kann es vorkommen, dass eine Gruppe aufgrund von Routing- oder Compliancerichtlinien eine andere Version der Nachricht erhält. 

• Eingehende Nachrichten – für jeden Empfänger wird eine separate Journalkopie mit der entsprechenden Nachrichtenversion gesendet. Die Archivierungslösung sollte eine Logik zur Entfernung von Duplikaten verwenden, um zu bestimmen, ob mehrere Empfänger die gleiche Nachricht erhalten haben. 
• Ausgehende Nachrichten – die vom Absender gesendete Kopie wird in das Journal aufgenommen.
• Interne Nachrichten – interne Empfänger verbleiben in der Nachricht. Obwohl aufgrund von Compliance- oder anderen Richtlinien möglicherweise nicht alle internen Empfänger die Nachricht tatsächlich erhalten haben, wird der Versand an einige oder alle Empfänger erfasst.

Nachrichten mit unbekannten Empfängern

Für Nachrichten, die bei unbekannten Empfängern eingegangen sind, wird kein Journal erstellt. Damit ein Journal für einen bestimmten Nutzer erstellt werden kann, muss er registriert sein. 

Erneute Zustellversuche bei SMTP-Fehlern

Wenn eine Nachricht nicht an die Journaladresse gesendet werden konnte und der Host des Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) einen temporären Fehler (4xx) zurückgibt, unternimmt Gmail acht Tage lang erneute Zustellversuche. Gibt der SMTP-Host einen dauerhaften Fehler (5xx) zurück, unternimmt Gmail keine erneuten Zustellversuche. 

Sicherheitsaspekte

Es empfiehlt sich, das Archiv des Drittanbieters so zu konfigurieren, dass Nachrichten, die nicht mit Sender Policy Framework (SPF) und DomainKeys Identified Mail (DKIM) signiert sind, zurückgewiesen werden. Google verwendet die DKIM-Signierung auf zwei Arten:

• Google-Schlüssel im Auftrag des Kunden (wenn der Kunde ihn noch nicht eingerichtet hat)
• Kundenschlüssel

Wir empfehlen Ihnen, die TLS-Compliance einzurichten, um die Verbindung zu Archivierungslösungen von Drittanbietern zu sichern.