الإصدارات المتوافقة مع هذه الميزة: Enterprise Standard وEnterprise Plus; Education Plus مقارنة إصدارك
بصفتك مشرفًا في Gmail، يمكنك إعداد حل أرشفة تابع لجهة خارجية لأرشفة رسائل دفتر اليومية في Gmail. قد يكون هذا الحل مفيدًا من أجل:
- الامتثال لمتطلبات الرسائل الإلكترونية، مثل قاعدة SEC 17a-4
- الاستمرار في استخدام أحد حلول الأرشفة من جهات خارجية
- السماح للمستخدم بالوصول إلى الأرشيف
كيفية عمل الدمج
لدمج Gmail مع حل أرشفة من جهات خارجية، اختَر عنوان بريد إلكتروني تتم إعادة توجيه رسائل دفتر اليومية إليه. إذا حدَّدت أكثر من عنوان بريد إلكتروني واحد، يتم إرسال رسائل دفاتر اليومية إلى جميع عناوين البريد الإلكتروني.
نوصي بإعداد امتثال طبقة النقل الآمنة عند استخدام حل أرشفة من جهات خارجية. وهو ما يضمن أن Gmail يتطلب تشفير طبقة النقل الآمنة عند إرسال الرسائل الإلكترونية إلى حل الأرشفة من جهات خارجية.
إعداد حل أرشفة من جهات خارجية
-
سجِّل الدخول إلى وحدة تحكم المشرف في Google.
يُرجى تسجيل الدخول باستخدام حساب المشرف (لا ينتهي بالنطاق gmail.com@).
-
في وحدة تحكُّم المشرف، انتقِل إلى رمز القائمة
التطبيقات
Google Workspace
- (اختياري) على يمين الصفحة، اختَر المؤسسة.
- ضمن توجيه، مرِّر إلى أرشفة الرسائل الإلكترونية من جهات خارجية أو أدخِل أرشفة الرسائل الإلكترونية من جهات خارجية في حقل البحث.
- أدخل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد إرسال رسائل دفاتر اليومية إليه.
- انقر على إضافة إعداد.
- في الأسفل، انقر على حفظ.
كيفية إدارة الرسائل
نُسخ الرسائل المُسجَّلة في دفتر اليومية
ملاحظة مهمة: لا يتم إعفاء الرسائل المُسجَّلة في دفتر اليومية من سياسات Gmail التي ترفض الرسائل المُشتمِلة على برامج ضارة وفيروسات محتملة. لمزيد من المعلومات، يُرجى الاطِّلاع على أنواع الملفات المحظورة في Gmail.
- الرسائل الواردة: نسخة الرسالة التي استلمها المستخدم هي النسخة التي يتم تسجيلها في دفتر اليومية. على سبيل المثال، إذا شغّلت سياسة امتثال المحتوى المُرفق وأزالته، فلن يتوفر المُرفق في نسخة دفتر اليومية.
- الرسائل الصادرة: يتم تسجيل نسخة الرسالة التي أرسلها المستخدم في دفتر اليومية. على سبيل المثال، إذا أدت سياسة امتثال المحتوى إلى تشغيل المُرفق وإزالته، فسوف تحتفظ نسخة دفتر اليومية به.
- الرسائل الداخلية: تتم معاملة الرسائل المرسَلة داخل نطاقك كرسائل واردة للمستلِم وكرسائل صادرة من المرسِل.
الرسائل المُرسَلة إلى وحدات العزل للمشرف
- الرسائل الواردة: إذا تم إرسال رسالة واردة إلى وحدات العزل للمشرف، لن يتم إرسال نسخة دفتر اليومية حتى يتم تحرير الرسالة من وحدة العزل. إذا تم رفض الرسالة المعزولة، لن تظهر هذه الرسالة للمستخدم مطلقًا، وبالتالي لن تتم أرشفتها.
- الرسائل الصادرة: إذا تم إرسال رسالة صادرة إلى وحدات العزل للمشرف، سيتم إرسال نسخة دفتر اليومية عندما ينقر المستخدم على إرسال، بصرف النظر عمَّا إذا تم عزل الرسالة أو لا.
الرسائل المُرسَلة إلى عدة مُستلِمين
في بعض الأحيان، عندما يتم إرسال الرسالة إلى عدة مُستلِمين، يمكن أن تستلم مجموعة نسخة مختلفة من الرسالة بسبب سياسات الامتثال أو التوجيه.
- الرسائل الواردة: يتم إرسال نسخة منفصلة من دفتر اليومية مع نسخة الرسالة ذات الصلة وفقًا لكل مُستلِم. لتحديد ما إذا كان المُستلِمون المتعددون قد استلموا الرسالة نفسها، يجب أن يستخدم حل الأرشفة منطق إزالة التكرار.
- الرسائل الصادرة: يتم تسجيل النسخة التي يرسلها المُرسِل في دفتر اليومية.
- الرسائل الداخلية— سيبقى المستلمون الداخليون في الرسالة. على الرغم من احتمالية عدم وصول الرسالة إلى بعض المستلمين الداخليين بسبب سياسات امتثال المحتوى أو السياسات الأخرى، فإنه يتم تسجيل التسليم إلى بعض المستلمين أو كلهم.
الرسائل التي تتضمن مستلمين غير معروفين
لا يتم إرسال دفاتر اليومية للرسائل التي استلمها مستخدمون غير معروفين. لتسجيل الرسائل في دفتر اليومية لمستخدم معيَّن، يجب أن يكون المستخدم مسجلاً.
آلية إعادة المحاولة لرموز تعذُّر SMTP
إذا لم يتم تسليم رسالة بنجاح إلى عنوان دفتر اليومية وكان مضيف البروتوكول البسيط لنقل الرسائل الإلكترونية (SMTP) يعرض رسالة خطأ مؤقتة (4XX)، سيحاول Gmail إعادة إرسال الرسالة لمدة 8 أيام. وإذا كان مضيف SMTP يعرض رسالة خطأ دائمة (5xx)، لن يحاول Gmail إعادة إرسال الرسالة.
اعتبارات الأمان
نوصي بتهيئة أرشيف الجهات الخارجية لرفض الرسائل التي لا يتم توقيعها بواسطة نظام التعرف على هوية المرسل (SPF) والبريد المعرف بمفاتيح النطاق (DKIM). تستخدم Google توقيع DKIM بطريقتين:
- مفتاح Google نيابةً عن العميل (إذا لم يتم إعداده من قِبل العميل)
- مفتاح العميل
نوصي بإعداد امتثال طبقة النقل الآمنة لتأمين الاتصال بحلول الأرشفة من جهات خارجية.
