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En tant qu'administrateur Gmail, vous pouvez configurer une solution d'archivage tierce pour archiver les messages de journal Gmail. Ce type de solution peut être utile si vous voulez :
- respecter les exigences concernant les e-mails, comme la règle 17a-4 de la SEC ;
- continuer à utiliser une solution d'archivage tierce ;
- autoriser les utilisateurs à accéder aux archives.
Fonctionnement de l'intégration
Pour intégrer Gmail à une solution d'archivage tierce, spécifiez l'adresse e-mail vers laquelle les messages journalisés sont transmis. Si vous indiquez plusieurs adresses, ces messages sont envoyés vers toutes les messageries correspondantes.
Nous vous recommandons de configurer la conformité TLS lorsque vous utilisez une solution d'archivage tierce. Vous veillez ainsi à ce que Gmail exige un chiffrement TLS lors de l'envoi d'e-mails à la solution d'archivage tierce.
Configurer une solution d'archivage tierce
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
-
Dans la console d'administration, accédez à Menu
Applications
Google Workspace
- (Facultatif) Sur la gauche, sélectionnez l'organisation.
- Sous Routage, faites défiler la page jusqu'à Archivage des e-mails par une solution tierce ou saisissez cet intitulé dans le champ de recherche.
- Saisissez l'adresse e-mail vers laquelle vous souhaitez envoyer les messages journalisés.
- Cliquez sur Ajouter un paramètre.
- Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer.
Gestion des messages
Versions des messages journalisés
Important : Les messages journalisés sont soumis aux règles Gmail de rejet des messages contenant des virus potentiels et des logiciels nuisibles. Pour en savoir plus, consultez Types de fichiers bloqués dans Gmail.
- Messages entrants : c'est la version du message reçue par l'utilisateur qui est journalisée. Par exemple, si le message déclenche une règle de conformité du contenu qui supprime la pièce jointe, cette dernière ne sera pas journalisée avec l'e-mail.
- Messages sortants : c'est la version du message envoyée par l'utilisateur qui est journalisée. Par exemple, si le message déclenche une règle de conformité du contenu qui supprime la pièce jointe, cette dernière sera journalisée avec l'e-mail.
- Messages internes : les messages échangés au sein de votre domaine sont traités comme des messages entrants pour le destinataire et comme des messages sortants pour l'expéditeur.
Messages consignés dans les zones de quarantaine administratives
- Messages entrants : si un message entrant est consigné dans une zone de quarantaine administrative, la copie journalisée n'est pas envoyée tant que le message est en zone de quarantaine. Si le message en quarantaine est refusé, il n'arrive jamais jusqu'au destinataire et n'est donc pas archivé.
- Messages sortants : si un message sortant est consigné dans une zone de quarantaine administrative, une copie journalisée est systématiquement archivée lorsque l'utilisateur clique sur Envoyer.
Messages envoyés à plusieurs destinataires
Lorsqu'un message est envoyé à plusieurs destinataires, il est possible qu'un groupe d'utilisateurs reçoive une version différente en raison des règles de routage ou de conformité.
- Messages entrants : pour chaque version du message reçu par un destinataire, une copie est journalisée. La solution d'archivage détermine si plusieurs destinataires ont reçu le même message à l'aide d'une logique de déduplication.
- Messages sortants : la copie envoyée par l'expéditeur est journalisée.
- Messages internes : les destinataires internes sont conservés dans le message. Même si certains destinataires internes ne reçoivent pas le message en raison de règles de conformité de contenu, par exemple, sa réception par certains ou tous les destinataires est enregistrée.
Messages envoyés à des destinataires non reconnus
Aucun journal n'est transmis pour les messages envoyés à des destinataires non reconnus. Pour que les messages d'un utilisateur en particulier soient journalisés, celui-ci doit être enregistré.
Mécanisme de renvoi des codes d'échec SMTP
Si un message n'est pas transmis à l'adresse de journalisation et que l'hôte SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) renvoie une erreur temporaire (4xx), Gmail tente de renvoyer le message pendant 8 jours. Si l'hôte SMTP renvoie une erreur permanente (5xx), Gmail n'essaie pas de renvoyer le message.
Points à noter concernant la sécurité
Nous recommandons de configurer l'archivage tiers de sorte à rejeter les messages sans signatures SPF (Sender Policy Framework) et DKIM (DomainKeys Identified Mail). Google utilise la signature DKIM de deux façons :
- Clé Google au nom du client (si ce dernier n'a pas effectué de configuration)
- Clé client
Nous vous recommandons de configurer la conformité TLS pour sécuriser la connexion aux solutions d'archivage tierces.
