什麼是共用雲端硬碟?

這項功能適用於 G Suite Business、G Suite 教育版、G Suite Enterprise 和雲端硬碟企業版。版本比較

您可以在 Google 雲端硬碟中使用共用雲端硬碟,藉此儲存、搜尋及存取團隊的檔案。共用雲端硬碟檔案是由整個團隊共同擁有,並不屬於個別成員。即使有成員離職,檔案還是會保留在共用雲端硬碟中,所以其餘成員仍可繼續共用資訊,隨時隨地透過任何裝置處理工作。

注意:如果貴機構是在 2017 年 7 月前申請或升級 G Suite/雲端硬碟企業版帳戶,您可能須自行為使用者啟用共用雲端硬碟。詳情請參閱管理共用雲端硬碟使用者和活動

關於共用雲端硬碟

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共用雲端硬碟提供哪些功能?

您可以為專案或團隊建立共用雲端硬碟,藉此分享資訊及處理工作。

功能 說明
在員工離職後尋找檔案 共用雲端硬碟中的檔案歸貴機構所有,並不屬於個別成員。如果管理員在員工離職後將他們的帳戶刪除,這些帳戶的檔案仍會保留在共用雲端硬碟中。
更完善的共用規則 共用雲端硬碟會對所有成員顯示相同的內容。
內容搜尋功能 當您在 Google 網路論壇的群組中新增使用者時,系統也會自動將新使用者加入所有包含該群組的共用雲端硬碟。
將外部使用者加入共用雲端硬碟 您可以將機構外部的使用者加入共用雲端硬碟。加入後的影響如下:
  • 外部使用者的 Google 雲端硬碟中會顯示共用雲端硬碟。
  • 外部使用者做出的任何變更 (例如編輯、建立或上傳檔案) 都會轉移至共用雲端硬碟所屬網域,並由該網域所擁有。
  • 外部使用者必須擁有 Google 帳戶,並登入雲端硬碟。
在電腦上同步處理內容 使用者可透過雲端硬碟檔案串流在自己的電腦上存取共用硬碟。如要進一步瞭解如何為機構設定這項功能,請參閱部署雲端硬碟檔案串流
比較共用雲端硬碟與「我的雲端硬碟」
  共用雲端硬碟 我的雲端硬碟
可新增哪些類型的檔案? 所有檔案類型 (Google 地圖檔案除外) 所有檔案類型
檔案及資料夾的擁有者是誰? 貴機構 建立檔案或資料夾的個人
我是否可以移動檔案和資料夾?

使用者只能移動檔案。

管理員則可移動檔案和資料夾。

我可以將檔案同步處理到我的電腦嗎?

如使用雲端硬碟檔案串流:可以

如使用備份與同步處理:不可以

可以
共用功能如何運作? 所有團隊成員看到的檔案都相同。 不同使用者在同個資料夾中可能會看見不同檔案,視使用者對個別檔案的權限而定。
刪除的檔案會在垃圾桶中保留多久?
  • 每個共用雲端硬碟都有專屬的垃圾桶。
  • 移到垃圾桶的檔案和資料夾將在 30 天後遭到永久刪除。
  • 不過團隊成員可提前刪除指定檔案。
在使用者選取 [永久刪除] 之前,系統會持續保留垃圾桶中的檔案和資料夾。
我可以還原檔案嗎? 如果您擁有「管理員」、「內容管理員」或「協作者」權限即可還原檔案。 如果您是檔案建立者即可還原檔案。
充分發揮共用雲端硬碟的效用

G Suite 管理員在決定要採用共用雲端硬碟或「我的雲端硬碟」時,應將整理及共用機構資料的方式納入考量。歡迎參考下列最佳做法:

  • 以負責任的方式共用內容:透過共用雲端硬碟共用可讓他人公開檢視 (或可讓全機構檢視) 的內容,屬於您個人的私人檔案則應存放於「我的雲端硬碟」。
  • 改善協同合作的成效:針對個別專案建立共用雲端硬碟,並將最高存取層級指派給所有團隊成員。
  • 讓成員更常使用及檢視共用雲端硬碟:讓主管和員工熟悉共用雲端硬碟的使用方式。
  • 整理內容:協助使用者將內容從「我的雲端硬碟」移至共用雲端硬碟。
  • 在共用雲端硬碟中共用內容:使用者加入共用雲端硬碟後即可存取其中的所有資料。您無法限制成員的子資料夾存取權。如果使用者需要其他權限,請再建立一個新的共用雲端硬碟。
  • 移動內容:使用者可以將自己的檔案從「我的雲端硬碟」移至共用雲端硬碟。如果您需要的共用雲端硬碟檔案為他人所擁有,可以請對方移動檔案。
  • 如果使用者並非共用雲端硬碟成員:您和使用者可將共用雲端硬碟中的檔案與不具備成員資格的對象共用。與外部使用者共用的檔案會出現在對方的「與我共用」和其他檢視畫面中,但不會新增至「我的雲端硬碟」或其他共用雲端硬碟。
新建共用雲端硬碟的時機

如果貴機構中的使用者詢問您何時要建立共用雲端硬碟,請考慮以下事項:

  • 對特定專案團隊的大部分/所有成員而言,這些檔案是否重要?
  • 這些檔案的主題是否一致?

如果這兩個問題的答案皆為「是」,建立新的共用雲端硬碟就是合適的做法。

如果這些檔案內容涵蓋多項專案,請建立多個共用雲端硬碟,因為隨著專案和團隊數量增加,在單一共用雲端硬碟內尋找及管理內容也會變得更加困難。

重新整理共用雲端硬碟的時機
如果經過一段時間後,使用者發現共用雲端硬碟使用起來變得相當不便,您就可能需要重新整理內容。出現下列警訊時,就代表您可能該好好重新整理檔案內容了。
情況 說明
根層級的檔案過多

如果共用雲端硬碟中有大量位在根層級的檔案,代表可能發生下列其中一項問題:

  • 共用雲端硬碟的用途不夠明確,使用者才會任意將多個專案的檔案存放在這裡。
  • 共用雲端硬碟的成員清單人數過多,導致有太多專案團隊/機構單位都成為其中成員。

重新整理共用雲端硬碟時,請根據個別專案和部門 (或跨部門) 團隊,新建數個共用雲端硬碟來分別存放相關檔案。

嘗試將資料夾對應至專案

您的使用者可能想為系列專案或計畫建立一個共用雲端硬碟,然後再分別為每個專案建立資料夾。他們也可能會要求您為共用雲端硬碟中的每個資料夾分別設定不同的存取權限,這便是共用雲端硬碟成員過於龐雜的警訊。

在此情況下,請重新為每個資料夾分別建立共用雲端硬碟。

團隊對於資料夾/檔案整理方式意見相左

如有多個團隊對於共用雲端硬碟中檔案和資料夾的整理方式爭論不休,就代表使用該共用雲端硬碟的專案和團隊過多。請將該共用雲端硬碟的檔案重新分到 2 至 3 個新的共用雲端硬碟:

  • 其中一個共用雲端硬碟只包含「共用」內容,供跨部門專案團隊使用
  • 另一個 (或多個) 共用雲端硬碟則用來存放各部門團隊專屬的特定內容
共用雲端硬碟中應該只包含群組內容 使用者應避免將個人內容或附註加入共用雲端硬碟。共用雲端硬碟應該用於存放對整個團隊或群組都有用的共用專案檔案和項目。
共用雲端硬碟應包含哪些成員

除非內容對機構中所有使用者都非常重要,否則請避免將所有人都加入共用雲端硬碟。

舉例來說,如果您為美國分公司的員工設立共用雲端硬碟,並在其中提供和美國福利相關的資訊,這類共用雲端硬碟便能發揮良好成效。反之,如果您只為全公司設立一個共用雲端硬碟,然後在其中新增一個「美國福利」資料夾,這種做法可能會導致共用雲端硬碟的整理和搜尋作業發生問題。

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