什么是共享云端硬盘?

G Suite 企业版、教育专用企业版、G Suite 基本功能版、商务版、教育版和公益版提供此功能。版本对比

在 Google 云端硬盘中,您可以使用共享云端硬盘来存储、搜索和访问在整个团队中共享的文件。共享云端硬盘中的文件属于团队而不是个人。即使有团队成员离开,文件也会保留在原处,因此您的团队可以继续使用任意设备随时随地共享信息和工作成果。

注意:如果您的单位是在 2017 年 7 月之前注册/升级的 G Suite 帐号或 G Suite 基本功能版帐号,那么您可能需要为用户启用共享云端硬盘。有关详情,请参阅管理共享云端硬盘用户和活动

关于共享云端硬盘

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共享云端硬盘有什么功能?

您可以为自己的项目或团队创建一个共享云端硬盘,用来共享信息和工作成果。

功能 说明
在员工离职后依然能够找到文件 共享云端硬盘中的文件归您的单位而非个人所有。当员工离职且管理员删除了他们的帐号后,他们的文件仍然会保留在共享云端硬盘中。
更完善的共享规则 共享云端硬盘的所有成员看到的是相同的内容。
自动获享所在群组的所有共享云端硬盘内容 在 Google 网上论坛中将用户添加到某个群组后,系统会自动将该用户添加到包含这一群组的所有共享云端硬盘中。
将外部用户添加到共享云端硬盘 您可以将您单位外部的用户添加到共享云端硬盘。添加后:
  • 共享云端硬盘会显示在外部用户的 Google 云端硬盘中。
  • 外部用户贡献的所有内容(例如对文件的编辑、创建的新文件、上传的文件)都会转移到创建该共享云端硬盘的网域,并归该网域所有。
  • 外部用户必须要有 Google 帐号并登录云端硬盘。
在桌面设备上同步内容 用户可以使用虚拟云端硬盘在计算机上访问共享云端硬盘。要详细了解如何为您的单位设置该功能,请参阅部署虚拟云端硬盘
共享云端硬盘与“我的云端硬盘”对比
  共享云端硬盘 我的云端硬盘
您可以添加哪些类型的文件? 所有文件类型(来自 Google 地图的文件除外) 所有文件类型
文件和文件夹归谁所有? 您的单位 创建文件或文件夹的个人
我可以移动文件和文件夹吗?

用户只能移动文件。

管理员可以移动文件和文件夹。

可以
我可以把文件同步到计算机上吗?

使用虚拟云端硬盘:可以

使用“备份与同步”:不可以

可以
采用什么样的共享机制? 所有团队成员看到的都是同一份文件。 不同用户在同一文件夹内能够看到的文件则可能不同(具体取决于他们对各个文件的访问权限)。
删除的文件会在回收站中保留多长时间?
  • 每个共享云端硬盘都有自己的回收站。
  • 移到回收站的文件和文件夹会在 30 天后被永久删除。
  • 团队成员可以在该期限结束前删除具体文件。
回收站中的文件和文件夹会一直保留,直到用户选择“永久删除”。
我可以恢复文件吗? 可以。如果您拥有“管理员”、“内容管理员”或“贡献者”权限,就可以恢复文件。 可以。如果文件是由您创建的,您就可以恢复文件。
充分利用共享云端硬盘

作为 G Suite 管理员,在决定是使用“我的云端硬盘”还是使用共享云端硬盘时,您应该考虑您想如何整理和共享单位的数据。不妨借鉴以下最佳做法:

  • 以负责任的方式共享内容 - 对于可公开查看或整个单位内的用户都可以查看的内容,可以使用共享云端硬盘加以共享。个人文件和不公开的文件则应保存在“我的云端硬盘”中。
  • 提高协作效率 - 为每个项目分别创建共享云端硬盘,并为所有团队成员授予最高级别的访问权限。
  • 提高共享云端硬盘的使用率和使用范围 - 就如何使用共享云端硬盘对管理人员和员工进行培训。
  • 整理内容 - 帮助用户将内容从“我的云端硬盘”移到共享云端硬盘。
  • 在共享云端硬盘中共享内容 - 您将用户添加到共享云端硬盘后,他们就可以访问其中的所有内容。您无法限制用户只能访问某些子文件夹。如需为某些用户设置不同的权限,请改而创建一个新的共享云端硬盘。
  • 移动内容 - 用户可以将“我的云端硬盘”中归自己所有的任何文件移到共享云端硬盘。如果您想移到共享云端硬盘的文件归其他人所有,请让所有者移动该文件。
  • 用户不是共享云端硬盘的成员 - 您和您的用户可以与非成员用户共享共享云端硬盘中的文件。您共享文件后,该文件会出现在对方的“与我共享”和其他视图中,但无法被添加到对方的“我的云端硬盘”或其他共享云端硬盘中。
何时应创建新的共享云端硬盘

如果您单位中的用户问您何时需要创建共享云端硬盘,您可以考虑以下事项:

  • 相应文件是否与某个项目团队的多数成员或所有成员都相关?
  • 这些文件的主题是否一致?

如果上述两个问题的答案都为“是”,则适合创建新的共享云端硬盘。

如果文件涉及不同的项目,请创建多个共享云端硬盘。随着项目和团队数量的增加,在单个共享云端硬盘中查找和管理内容也会变得困难。

何时应重新整理共享云端硬盘
经过一段时间后,如果您的用户在使用共享云端硬盘时有困难,您可能需要重新整理内容。如果您发现以下迹象,说明您需要重新整理内容。
情况 说明
根目录中文件过多

如果共享云端硬盘的根目录中存在大量文件,则表明可能存在下列其中一个问题:

  • 用途不明确 - 多个项目都将该共享云端硬盘作为存储空间,任意存放文件。
  • 成员列表太过宽泛 - 有太多项目团队或单位部门被指定为成员。

应重新整理这样的共享云端硬盘,为各个项目和职能(或跨职能)团队分别创建新的共享云端硬盘。

试图以文件夹的形式来代表项目

您的用户可能会尝试为一组项目或计划创建一个共享云端硬盘,然后为其中的每个项目分别创建单独的文件夹。他们可能会请您为该共享云端硬盘中的各个文件夹分别设置不同的访问权限。这种情况表明该共享云端硬盘可能已过度使用。

在这种情况下,请重新整理各个文件夹,为它们创建各自的共享云端硬盘。

团队就应如何整理文件夹或文件发生争论

如果多个团队就应该如何整理某个共享云端硬盘中的文件和文件夹争论不休,则可能说明使用该共享云端硬盘的项目和团队数量过多。这种情况下应将该共享云端硬盘重新整理成 2 - 3 个新的共享云端硬盘:

  • 一个共享云端硬盘只包含“共享的”内容,供跨职能项目团队使用
  • 一个(或多个)共享云端硬盘分别包含每个职能团队专用的内容
只在共享云端硬盘中添加群组内容 用户应避免在共享云端硬盘中添加个人内容或笔记。共享云端硬盘应该用来存放与整个团队或群组相关的共享项目文件和内容。
哪些人应该成为共享云端硬盘成员

请避免将整个单位中的每个人都添加到共享云端硬盘中,除非单位中的内容主题高度统一。

举例来说,如果您为美国分公司的员工创建共享云端硬盘,在其中提供与美国福利相关的信息,该共享云端硬盘就能发挥良好的作用。相反,如果您为全公司创建一个共享云端硬盘,然后在其中添加名为“美国福利”的文件夹,那么在该共享云端硬盘中整理和搜索内容时就可能会出现问题。

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