Ortak drive'lar nedir?

Projeleriniz veya ekibiniz için bilgi paylaşımı ve çalışma amacıyla bir ortak drive oluşturabilirsiniz. 

Özellik	Açıklama
Bir çalışan ayrıldıktan sonra dosya bulma	Ortak drive'daki dosyalar bir kişiye değil kuruluşunuza aittir. Bir çalışan ayrılıp hesapları yönetici tarafından silindiğinde çalışanın dosyaları ortak drive'lardan silinmez.
İyileştirilmiş paylaşım kuralları	Ortak drive'ın tüm üyeleri aynı içeriği görür.
İçerik bulunabilirliği	Google Gruplar'da bir gruba kullanıcı eklediğinizde, söz konusu kullanıcı bu grubu içeren tüm ortak drive'lara otomatik olarak eklenir.
Ortak drive'lara harici kullanıcı ekleme	Kuruluşunuzun dışından kullanıcıları bir ortak drive'a ekleyebilirsiniz. Bunu yaptığınızda: Ortak drive, harici kullanıcının Google Drive'ında görünür. Harici bir kullanıcının katkıda bulunduğu tüm çalışmalar (ör. dosyada yapılan düzenlemeler, yeni dosya oluşturma veya yükleme) ortak drive'ı oluşturan alana aktarılır ve bu alana ait olur. Harici kullanıcının bir Google Hesabına sahip olması ve Drive'da oturum açmış olması gerekir.
İçeriği masaüstünde senkronize etme	Kullanıcılar, bilgisayarlarındaki ortak drive'lara Drive Dosya Senkronizasyonu'nu kullanarak erişebilir. Kuruluşunuzda uygulamayı kurmayla ilgili ayrıntılı bilgi için Drive Dosya Senkronizasyonu'nu dağıtma başlıklı makaleyi inceleyin.

G Suite yöneticisi olarak, Drive'ım klasörünün veya bir ortak drive'ın kullanılıp kullanılmayacağına karar verirken kuruluşunuzun verilerini nasıl organize etmek ve paylaşmak istediğinizi göz önünde bulundurmalısınız. Şu en iyi uygulamaları inceleyin:

• İçerik paylaşırken dikkatli olun - Ortak drive'ları herkesin veya kuruluşunuzdaki kullanıcıların görmesi için hazırlanmış içeriği paylaşmak amacıyla kullanın. Kişisel ve gizli dosyaları Drive'ım klasöründe muhafaza edin.
• Ortak çalışma ortamını geliştirin - Ortak çalışma ortamını desteklemek amacıyla her proje için bir ortak drive oluşturun ve tüm ekip üyelerine en yüksek erişim düzeyini atayın.
• Ortak drive'ların kullanımını ve görünürlüğünü artırın - Yöneticilerinize ve çalışanlarınıza ortak drive'ların kullanımı konusunda eğitim verin. 
• İçeriği düzenleyin - Kullanıcılara, Drive'ım klasörlerindeki içeriği ortak drive'lara taşımaları konusunda yardımcı olun. 
• Ortak drive'larda içerik paylaşma - Ortak drive'a eklenen kullanıcılar ilgili ortak drive'daki her şeye erişebilir. Alt klasörlere erişimi kısıtlayamazsınız. Kullanıcılar farklı izinlere ihtiyaç duyduğunda bunun yerine yeni bir ortak drive oluşturun.
• İçerik taşıma - Kullanıcılar kendilerine ait tüm dosyaları Drive'ım klasöründen bir ortak drive'a taşıyabilir. Ortak drive'da ihtiyaç duyduğunuz bir dosya başka bir kullanıcıya aitse ilgili kişiden bu dosyayı taşımasını isteyin.
• Ortak drive'ın üyesi olmayan kullanıcılar - Siz ve kullanıcılarınız, bir ortak drive'daki dosyaları üye olmayan kişilerle paylaşabilirsiniz. Paylaştığınız dosya kullanıcının "Benimle paylaşılanlar" ve diğer görünümlerinde gösterilir, ancak dosya Drive'ım klasörüne veya başka bir ortak drive'a eklenemez.

Kuruluşunuzdaki kullanıcılar, ortak drive'ların ne zaman oluşturulması gerektiğini soruyorsa aşağıdaki noktaları göz önünde bulundurun: 

• Söz konusu dosyalar belirli bir proje ekibinin çoğu üyesini veya tüm üyelerini ilgilendiriyor mu?
• Dosyaların ortak bir konusu var mı?

Her iki soruyu da "evet" olarak yanıtladıysanız yeni bir ortak drive oluşturmak iyi bir fikirdir. 

Dosyalar çeşitli projelere aitse birden fazla ortak drive oluşturun. Proje ve ekip sayısı artıkça tek bir ortak drive'da içerik bulma ve yönetme zorlaşabilir.

Zaman içinde kullanıcılarınız ortak drive kullanımının zorlaştığından şikayet etmeye başlarsa içeriği yeniden organize etmeniz gerekebilir. Bunun gerekli olduğunu gösteren belirtilerden bazılarını aşağıda bulabilirsiniz. 

Koşul	Açıklama
Kök düzeyinde çok fazla dosya varsa	Bir ortak drive'ın kök düzeyinde çok fazla dosya varsa aşağıdaki sorunlardan biri söz konusu olabilir: Amaç belirsiz hale gelmiştir - Gelişigüzel şekilde çeşitli projeler için bir kova gibi kullanılmaktadır. Üyelik listesi çok uzundur - Üye olarak atanmış çok sayıda proje ekibi veya kuruluş birimi vardır. Ortak drive'ın tek tek projeleri veya görev ekiplerini (ya da görevler arası ekipleri) temsil edecek şekilde yeniden organize edilmesi gerekir.
Klasörler projelere eşlenmeye çalışılıyorsa	Kullanıcılarınız, bir proje veya program portföyü gibi kullanılan bir ortak drive, ardından da her proje için ayrı klasörler oluşturmaya çalışıyor olabilir. Ortak drive'daki her klasör için ayrı erişim izinleri belirlemenizi isteyebilirler. Bu, ortak drive'a aşırı yüklenme olduğunu gösterir.  Bu senaryoda, her klasör kendi ortak drive'ını oluşturacak şekilde yeniden organize edilmelidir.
Klasörlerin veya dosyaların nasıl organize edilmesi gerektiğini tartışan ekipler varsa	Bir ortak drive'daki dosya ve klasörlerin nasıl organize edilmesi gerektiği konusunda tartışmalara giren birden çok ekip varsa bu durum ortak drive'da çok fazla proje ve ekibin temsil edildiğinin göstergesi olabilir. Ortak drive, 2-3 yeni ortak drive'a bölünerek yeniden organize edilmelidir: Yalnızca "paylaşılan" içeriğin bulunduğu, görevler arası bir proje ekibini temsil eden tek bir ortak drive Görev ekiplerinden her birinin özel içeriğinin bulunduğu bir (veya daha fazla) ortak drive
Ortak drive'a yalnızca grup içeriğini dahil edin	Kullanıcılar, ortak drive'a kişisel içerik veya not eklemekten kaçınmalıdır. Ortak drive'lar, ekip veya grubun tamamını ilgilendiren, paylaşılan proje dosyalarına ve öğelerine yönelik bir hizmettir.
Kimler ortak drive üyesi olabilir?	İçerik, kuruluşun genelini ilgilendirmediği sürece bir ortak drive'a kuruluşunuzdaki herkesi eklemekten kaçının.  Örneğin, merkez ofisi Türkiye'de olan bir şirketin Türkiye'deki çalışanları için sosyal güvenlik bilgilerini içeren bir ortak drive yararlı bir ortak drive olabilir. Ancak, şirketin tüm ofisleri için tek bir ortak drive oluşturmak ve buraya Türkiye sosyal güvenlik bilgileri şeklinde bir klasör eklemek, ortak drive'ın organize edilmesi ve içinde arama yapılması açısından sorun yaratacaktır.