Vad är delade enheter?

Den här funktionen är tillgänglig i G Suite Enterprise, Enterprise for Education, G Suite Essentials, Business, Education och Nonprofits. Jämför utgåvor

Du kan använda delade enheter på Google Drive för att lagra, söka efter och få åtkomst till filer med ett team. Filer på delade enheter tillhör ett team i stället för en enskild person. Även om medlemmar lämnar teamet finns filerna kvar så att teamet kan fortsätta dela information och arbeta var som helst, från vilken enhet som helst.

Obs! Om organisationen har registrerats för eller uppgraderats till G Suite- eller G Suite Essentials-konto innan juli 2017 kan du behöva aktivera delade enheter för dina enheter. Mer information finns i Hantera användare och aktivitet på delad enhet.

Om delade enheter

Öppna alla  |  Stäng alla

Vad kan du göra med delade enheter?

Skapa en delad enhet där projekt eller team kan dela information och arbete. 

Funktion Beskrivning
Hitta filer efter att en anställd har slutat  Det är organisationen som äger filerna på en delad enhet, inte en enskild individ. Filerna finns kvar på delade enheter när en anställd slutar och administratören tar bort personens konto.
Förbättrade delningsregler Alla medlemmar på en delad enhet ser samma innehåll.
Synlighet för innehåll När en användare läggs till i Google Grupper läggs personen automatiskt till i alla delade enheter som gruppen ingår i.
Lägg till externa användare på delade enheter Du kan lägga till användare utanför organisationen i en delad enhet. Om du gör det händer följande:
  • Den delade enheten visas på den externa användarens Google Drive.
  • Allt arbete som en extern användare bidrar med (exempelvis redigeringar i en fil, nya filer som skapas, uppladdade filer) överförs till och ägs av domänen som skapade den delade enheten.
  • Den externa användaren måste ha ett Google-konto och vara inloggad på Drive.
Synkronisera innehåll på datorn Användare kan få åtkomst till sina delade enheter på datorn med Drive Direktsynk. Mer information om hur du ställer in det organisationen finns i Implementera Drive Direktsynk.
Jämför delade enheter med Min enhet
  Delade enheter Min enhet
Vilka typer av filer kan läggas till? Alla filtyper utom filer från Google Maps Alla filtyper
Vem äger filer och mappar?  Din organisation Personen som skapade filen eller mappen
Kan jag flytta filer och mappar?

Användarna kan enbart flytta filer. 

Administratörer kan flytta filer och mappar.

Ja
Kan jag synkronisera filer med datorn? 

Med Drive Direktsynk: Ja

Med Säkerhetskopiera och synkronisera: Nej

Ja
Hur fungerar delning? Samma filer visas för alla användare i teamet. Olika filer i en mapp kanske visas för olika användare, beroende på användarens åtkomst till enskilda filer.
Hur länge finns borttagna filer kvar i papperskorgen?
  • Varje delad enhet har en egen papperskorg. 
  • Filer och mappar i papperskorgen raderas permanent efter 30 dagar. 
  • Medlemmar kan radera specifika filer tidigare.
Filer och mappar i papperskorgen finns kvar där tills en användare väljer Radera permanent.
Kan jag återställa filer? Ja, om du har åtkomst som ansvarig, innehållsansvarig eller deltagare. Ja, om du har skapat dem.
Få ut mesta möjliga av delade enheter

Som G Suite-administratör bör du överväga hur du vill organisera och dela organisationens data när du beslutar om du vill använda Min enhet eller en delad enhet. Läs dessa metodtips:

  • Dela innehåll på ett ansvarsfullt sätt – använd delade enheter för att dela innehåll som är avsett för offentlig visning. Behåll personliga och privata filer på Min enhet.
  • Underlätta samarbetet – skapa en delad enhet för varje projekt och ge alla teammedlemmar den högsta åtkomstnivån (exempelvis fullständig åtkomst).
  • Öka användningen av och synligheten för delade enheter – utbilda chefer och medarbetare om användningen av delade enheter. 
  • Organisera innehåll – hjälp användare att flytta innehåll från Min enhet till delade enheter. 
  • Dela innehåll på delade enheter – när du lägger till användare på en delad enhet kan de komma åt allt på den delade enheten. Du kan inte begränsa åtkomsten till undermappar. När en annan behörighet krävs skapar du en ny delad enhet istället.
  • Flytta innehåll – användarna kan flytta filer de äger från Min enhet till en delad enhet. Om någon annan äger en fil som du behöver på en delad enhet ber du personen att flytta den.
  • Användare som inte är medlemmar på en delad enhet – du och användarna kan dela filer på en delad enhet med personer som inte är medlemmar. När du delar en fil visas den i Delas med mig och andra vyer för användaren, men kan inte läggas till på Min enhet eller på en annan delad enhet.
När ska jag skapa en ny delad enhet?

Tänk på följande om användare i din organisation frågar när de ska skapa delade enheter: 

  • Är filerna av intresse för de flesta/alla medlemmar i ett visst projektteam?
  • Har filerna ett gemensamt tema?

Om svaret på båda frågorna är ”ja” är det en god idé att skapa en ny delad enhet. 

Om filerna ska användas för många olika projekt skapar du flera delade enheter. När antalet projekt och team ökar kan det bli svårt att hitta och hantera innehåll.

Då bör du omorganisera en delad enhet
Om användarna får svårt att använda en delad enhet över tid måste du kanske organisera om innehållet. Här är några varningstecken på att detta kan vara nödvändigt. 
Villkor Beskrivning
För många filer på rotnivå

Om en delad enhet har många filer på rotnivå kan det bero på något av följande problem:

  • Syftet är otydligt – den används som en samlingsplats för alla möjliga filer från flera olika projekt.
  • Medlemslistan är för lång – för många projektteam eller organisationer har lagts till som medlemmar.

Den delade enheten bör organiseras om till flera teamenheter för enskilda projekt och funktionella (eller tvärfunktionella) team.

Försök att koppla mappar till projekt

Dina användare kan testa att skapa en delad enhet för att representera en portfölj av projekt eller program och sedan skapa enskilda mappar för varje projekt. De kan be dig att ange olika åtkomstbehörighet för varje mapp på en delad enhet, vilket kan vara ett tecken på att det finns för många medlemmar på den delade enheten. 

Varje mapp i detta scenario ska organiseras om till en enskild delad enhet.

Team som diskuterar hur mappar eller filer ska ordnas

Om flera team diskuterar hur filer och mappar på en delad enhet ska organiseras kan det vara ett tecken på att det finns för många projekt och team på en delad enhet. En sådan delad enhet ska organiseras om i 2–3 nya:

  • En delad enhet som enbart innehåller det delade innehållet och som representerar ett tvärfunktionellt projektteam
  • En (eller flera) delade enheter för det specifika innehållet i vart och ett av de funktionella teamen
Inkludera enbart gruppinnehåll på en delad enhet Användarna bör undvika att lägga till sitt personliga innehåll eller personliga anteckningar på en delad enhet. Delade enheter är avsedda för delade projektfiler och objekt som är av intresse för ett helt team eller en hel grupp.
Vilka ska vara medlemmar på en delad enhet?

Undvik att lägga till alla i organisationen på en delad enhet om inte innehållet har tydlig fokusering. 

Exempelvis kan en delad enhet med information om löneförmåner i USA vara bra för medarbetare på ett företag med bas i USA. Att skapa en enskild delad enhet för hela företaget och sedan lägga till en mapp med namnet Löneförmåner i USA kan leda till problem vid organisering och sökningar på den delade enheten.

Relaterade ämnen

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?