Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню

Управление общими дисками

Это функция доступна в пакетах G Suite Business, G Suite for Education и G Suite Enterprise. Сравнение версий

Общие диски Google позволяют удобно хранить и искать файлы команды, а также открывать их с любого устройства.  

Файлы общего диска принадлежат команде, а не отдельному пользователю. Даже если участники покидают команду, файлы остаются на месте, поэтому другие сотрудники смогут и далее обмениваться информацией и продуктивно работать.

Обратите внимание: для новых аккаунтов G Suite общие диски по умолчанию включены. Организациям, которые приобрели аккаунт G Suite до июля 2017 г., потребуется включить общие диски для своего домена или отдельных организационных подразделений. Подробнее…

Возможности общих дисков

Создав общий диск для проектов или команды, вы упростите совместную работу и обмен информацией. 

Функция или особенность Описание
Файлы остаются после увольнения сотрудника  Файлы на общем диске принадлежат команде и организации, а не отдельному пользователю. Если сотрудник увольняется и его аккаунты удаляются, его файлы остаются на общем диске.
Улучшенные правила предоставления доступа Все участники общего диска видят одно и то же содержимое.
Видимость содержимого При добавлении пользователя в группу Google он автоматически становится участником всех общих дисков, которые связаны с ней.
Предоставление доступа к общим дискам внешним пользователям

Вы можете добавить внешних пользователей на общий диск.

  • Общий диск появится на Диске внешнего пользователя.
  • Все результаты работы внешнего пользователя (например, изменения в существующих файлах или создание и загрузка новых) появятся в домене, в котором создан общий диск.
  • Внешний пользователь должен иметь аккаунт Google и войти в Диск. 

Совет. Администратор G Suite может настраивать для пользователей разрешения на совместный доступ к файлам. Подробнее…

Синхронизация содержимого на рабочем столе Пользователи могут обращаться к общему диску со своего компьютера с помощью Клиента Google Диска

Сравнение Моего диска и общих дисков

  Общие диски Мой Диск
Файлы каких типов можно добавлять? Все типы файлов* Все типы файлов
Кто владеет файлами и папками?  Команда Пользователь, который создал файл или папку
Можно ли перемещать файлы и папки?

Пользователи могут перемещать только файлы. 

Администраторы могут перемещать папки.

Да
Можно ли синхронизировать файлы с компьютером? 

В зависимости от используемого решения для синхронизации.

  • Клиент Google Диска: Да
  • Автозагрузка и синхронизация: Нет
Да
Совместный доступ Все участники команды видят одни и те же файлы. Разным пользователям видны разные файлы, в зависимости от прав доступа к ним.
Как долго удаленные файлы хранятся в корзине?
  • На каждом общем диске есть отдельная корзина. 
  • Ее содержимое автоматически удаляется через 30 дней. 
  • Участники могут удалять из нее файлы и раньше.
Файлы и папки хранятся в корзине, пока пользователь не выберет команду Очистить корзину.
Можно ли восстановить файлы? Да, если у вас есть права на редактирование или полный доступ. Да, если вы их создали.

*За исключением Google Карт.

Используйте все преимущества общих дисков

Клиентам G Suite доступны многие преимущества общих дисков, которых нет у раздела "Мой диск". Принимая решение о том, какую из этих возможностей выбрать для своей организации, подумайте, как вам нужно систематизировать данные.
Общие рекомендации по работе
  • Организация безопасного доступа к контенту. Используйте общие диски для организации доступа к файлам, которые нужны другим пользователям. Храните личные документы в разделе "Мой диск".
  • Более эффективная совместная работа. Создавайте общий диск для каждого проекта и предоставляйте наивысший уровень доступа (например, полный доступ) всем участникам команды.
  • Стимулирование перехода сотрудников на общие диски. Проведите обучение администраторов и сотрудников об использовании общих дисков. 
  • Систематизация контента. Помогайте пользователям переносить их файлы из раздела "Мой диск" на общие диски. 
  • Быстрый перенос контента. Если у пользователей нет ресурсов или времени, чтобы перенести все свои файлы, попросите их начать с переноса активных проектов либо документов команды. 
  • Организация доступа к содержимому общих дисков:
    • При добавлении пользователя на общий диск он получает доступ ко всем файлам на нем. Ограничить доступ к подпапкам невозможно. Если нужно установить разные уровни доступа, создайте новый общий диск.  
    • Пользователи могут перемещать принадлежащие им файлы из раздела "Мой диск" на общий диск. Если файл принадлежит другому участнику, он должен будет сам перенести его.
    • Доступ к отдельным файлам на общем диске можно предоставлять непосредственно пользователям, которые не являются участниками команды. В таком случае файл появляется в списке "Доступные мне" и других папках этого пользователя, но его нельзя добавить в раздел "Мой диск" или на другой общий диск.

Когда полезно создать общий диск

Принимая решение о создании общего диска, нужно учитывать следующее: 

  1. Нужны ли файлы большинству участников команды?
  2. Объединяет ли файлы общая тема?

Если ответ на оба вопроса утвердительный, рекомендуется создать общий диск. 

Если файлы относятся к разным проектам, создайте несколько общих дисков, иначе по мере увеличения количества проектов и команд станет трудно искать данные и управлять ими.

Когда нужно реорганизовать общий диск

Если со временем у сотрудников возникают сложности с использованием общего диска, возможно, его содержимое нужно реорганизовать. Это может понадобиться в описанных ниже ситуациях. 
Ситуация Описание
Слишком много файлов на корневом уровне

Если на общем диске много файлов на корневом уровне, могут возникнуть следующие проблемы:

  • Цель существования общего диска становится неясной: большинство использует его для хранения произвольных файлов.
  • Список пользователей общего диска очень велик: слишком много проектных команд или организаций назначены в качестве участников.

Общий диск нужно преобразовать в несколько новых, за каждым из которых будут закреплены отдельный проект и функциональная (или межфункциональная) команда. 

Попытка связать папки с проектами

Пользователи могут создать общий диск для размещения набора проектов или программ, а затем выделить папку для каждого проекта. Они могут попросить вас настроить различные уровни доступа для каждой из папок на общем диске. Это свидетельствует о том, что на общем диске слишком много пользователей. 

Каждую из папок нужно превратить в отдельный общий диск.

Примечание. Для реализации такой схемы команда G Suite может внедрить более эффективные инструменты управления, позволяющие упорядочивать большое количество общих дисков. 

Команды спорят по поводу упорядочения папок и файлов

Если несколько команд спорят о том, как упорядочить файлы и папки на общем диске, значит на нем размещено слишком много проектов и команд. Общий диск следует разбить на 2–3 новых:

  • Один общий диск должен содержать общие файлы межфункциональной проектной команды.
  • Содержимое каждой функциональной команды должно находиться на одном или нескольких общих дисках.
Добавление на общий диск только общего содержимого Пользователям не следует добавлять на общий диск личные файлы или заметки. Общие диски предназначены для проектов, над которыми работает вся команда или группа. 
Кто должен быть участником общего диска

Избегайте добавления на общий диск всех сотрудников организации, если только его содержимое не касается их всех. 

Например, можно создать общий диск, содержащий информацию о льготах и преимуществах для сотрудников компании в США. В то же время создание одного общего диска для всей компании и добавление папки под названием Льготы для сотрудников в США приведет к проблемам с систематизацией содержимого и его поиском.

Была ли эта статья полезна?
Как можно улучшить эту статью?
Вход в аккаунт

Чтобы получить индивидуальную техническую поддержку, войдите в аккаунт G Suite. Прочитать об основных функциях сервиса можно здесь.