O que são drives compartilhados?

Este recurso está disponível nas edições G Suite Business, G Suite for Education, G Suite Enterprise e Drive Enterprise. Compare as edições

Você pode usar drives compartilhados no Google Drive para armazenar, pesquisar e acessar arquivos com uma equipe. Os arquivos em um drive compartilhado pertencem à equipe, e não a um indivíduo. Mesmo que os participantes saiam, os arquivos permanecerão disponíveis para a equipe continuar trabalhando e compartilhando informações em qualquer lugar e dispositivo.

Observação: se sua organização tiver se inscrito em uma conta do G Suite ou do Drive Enterprise ou feito upgrade para esses produtos antes de julho de 2017, talvez seja necessário ativar os drives compartilhados para os usuários. Veja mais informações em Gerenciar os usuários e a atividade do drive compartilhado.

Sobre os drives compartilhados

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O que você pode fazer nos drives compartilhados?

Crie um drive compartilhado para um projeto ou uma equipe se você quiser compartilhar informações e colaborar. 

Recurso Descrição
Localização de arquivos mesmo após a saída de um funcionário  Os arquivos em um drive compartilhado pertencem à sua organização, não a uma pessoa. Quando um funcionário sai da organização e um administrador exclui a conta dele, os arquivos permanecem nos drives compartilhados.
Regras de compartilhamento aprimoradas Todos os membros de um drive compartilhado veem o mesmo conteúdo.
Detecção de conteúdo Quando você adiciona um usuário a um Grupo do Google, ele é adicionado automaticamente a todos os drives compartilhados que incluem esse grupo.
Adição de usuários externos a drives compartilhados É possível adicionar usuários fora da sua organização a um drive compartilhado. Se você fizer isso:
  • O drive compartilhado aparecerá no Google Drive do usuário externo.
  • Todas as tarefas realizadas por um usuário externo (por exemplo, editar, criar ou fazer o upload de um arquivo) serão transferidas para o domínio que criou o drive compartilhado e passarão a pertencer a esse domínio.
  • O usuário externo precisará ter uma Conta do Google e estar conectado ao Drive.
Sincronização do conteúdo no seu computador Os usuários podem acessar os drives compartilhados no computador com o Drive File Stream. Veja como configurá-lo para sua organização em Implantar o Drive File Stream.
Comparação dos drives compartilhados com o Meu Drive
  Drives compartilhados Meu Drive
Que tipos de arquivo posso adicionar? Todos os tipos de arquivo, exceto os do Google Maps. Todos os tipos de arquivo.
A quem os arquivos e as pastas pertencem?  À sua organização. À pessoa que criou o arquivo ou a pasta.
Posso mover arquivos e pastas?

Os usuários só podem mover arquivos. 

Os administradores podem mover arquivos e pastas.

Sim.
Posso sincronizar os arquivos com meu computador? 

Com o Drive File Stream, sim.

Com o Backup e sincronização, não.

Sim.
Como funciona o compartilhamento? Todos os participantes da equipe veem o mesmo conjunto de arquivos. Outros usuários podem ver os arquivos em uma pasta, dependendo do acesso a arquivos específicos.
Quanto tempo os arquivos excluídos permanecem na lixeira?
  • Cada drive compartilhado tem uma lixeira. 
  • Depois de 30 dias, os arquivos e as pastas na lixeira são excluídos permanentemente. 
  • Os participantes podem excluir arquivos específicos antes desse prazo.
Os arquivos ou as pastas permanecem na lixeira até o usuário selecionar "Excluir definitivamente".
Posso restaurar arquivos? Sim, se você tiver o acesso "Administrador", "Administrador de conteúdo" ou "Colaborador". Sim, se você for o criador.
Aproveitar ao máximo os drives compartilhados

Como administrador do G Suite, você deve avaliar como quer organizar e compartilhar os dados da sua organização antes de optar pelo Meu Drive ou por um drive compartilhado. Analise estas práticas recomendadas:

  • Compartilhe conteúdo com responsabilidade: use os drives compartilhados para compartilhar conteúdo destinado à visualização pública. Mantenha os arquivos pessoais e particulares no Meu Drive.
  • Melhore a colaboração: crie um drive compartilhado para cada projeto e atribua o nível de acesso mais alto (como acesso total) a todos os participantes da equipe.
  • Aumente o uso e a visibilidade dos drives compartilhados: oriente seus gerentes e funcionários a usar os drives compartilhados. 
  • Organize o conteúdo: ajude os usuários a mover o conteúdo do Meu Drive para os drives compartilhados. 
  • Compartilhe conteúdo nos drives compartilhados: quando você adiciona usuários a um drive compartilhado, eles podem acessar todo o conteúdo armazenado. Não é possível restringir o acesso a subpastas. Quando os usuários precisarem de permissões diferentes, crie um novo drive compartilhado.
  • Migre conteúdo: os usuários podem mover qualquer arquivo pertencente a eles do Meu Drive para um drive compartilhado. Se o arquivo pertencer a outra pessoa, você precisará solicitar que ela mova o arquivo.
  • Compartilhe conteúdo com usuários que não participam de um drive compartilhado: você e seus usuários podem compartilhar arquivos em um drive compartilhado com pessoas que não participam do drive. Quando isso acontece, o arquivo aparece em "Compartilhados comigo" e em outras visualizações desse usuário, mas não é possível adicionar o arquivo ao Meu Drive nem a outro drive compartilhado.
Quando criar um drive compartilhado

Se os usuários da sua organização perguntarem quando devem criar drives compartilhados, considere o seguinte: 

  • Os arquivos são de interesse da maioria ou de todos os participantes de uma determinada equipe de projeto?
  • Os arquivos são referentes ao mesmo assunto?

Se a resposta para essas duas perguntas for afirmativa, recomendamos que você crie um drive compartilhado. 

Se os arquivos pertencerem a vários projetos, crie vários drives compartilhados. Conforme o número de projetos e equipes aumenta, pode ser difícil encontrar e gerenciar o conteúdo em um único drive compartilhado.

Quando reorganizar um drive compartilhado
Se os usuários tiverem dificuldade para usar um drive compartilhado, talvez seja necessário reorganizar o conteúdo. Veja a seguir alguns sinais de que isso é necessário. 
Condição Descrição
Muitos arquivos no nível raiz

Se um drive compartilhado tiver muitos arquivos no nível raiz, é possível que exista um dos seguintes problemas:

  • Finalidade vaga: vários projetos usam o drive compartilhado como um repositório de arquivos variados.
  • Lista de participantes muito extensa: há muitas equipes de projeto ou unidades organizacionais atribuídas como participantes.

O drive compartilhado precisa ser reorganizado em vários novos drives compartilhados para projetos individuais e equipes de departamentos específicos ou multidisciplinares.

Mapeamento de pastas para projetos

É possível que seus usuários tentem criar um drive compartilhado para vários projetos ou programas e depois criem pastas para cada projeto. Talvez eles solicitem que você configure permissões de acesso diferentes para cada pasta no drive compartilhado. Isso pode indicar um excesso de participantes. 

Cada pasta precisa ser reorganizada em um único drive compartilhado.

As equipes debatem como as pastas ou os arquivos devem ser organizados

Se várias equipes estiverem debatendo a organização de arquivos e pastas em um drive compartilhado, é sinal de que ele inclui muitos projetos e equipes. O drive compartilhado precisa ser reorganizado em dois ou três novos drives compartilhados:

  • Um drive compartilhado contendo apenas o conteúdo "compartilhado" com a equipe de um projeto multidisciplinar
  • Um ou mais drives compartilhados para o conteúdo de cada uma das equipes de um departamento
Inclusão somente do conteúdo do grupo em um drive compartilhado Os usuários devem evitar a adição de notas ou conteúdo pessoal a um drive compartilhado. Os drives compartilhados são destinados aos arquivos e itens de projetos compartilhados que interessam a uma equipe ou a um grupo.
Quem deve participar de um drive compartilhado

Evite adicionar todos na sua organização a um drive compartilhado, a menos que o conteúdo seja muito específico. 

Por exemplo, reunir as informações sobre benefícios nos EUA para os funcionários de uma empresa sediada nos EUA é um bom motivo para criar um drive compartilhado. No entanto, criar um único drive compartilhado para toda a empresa e adicionar uma pasta chamada "Benefícios dos EUA" pode gerar problemas de organização e pesquisa.

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