O que são drives compartilhados?

Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education e Enterprise for Education; edição para organizações sem fins lucrativos; G Suite Business; Essentials. Comparar sua edição

Você pode usar drives compartilhados no Google Drive para armazenar, pesquisar e acessar arquivos com uma equipe. Os arquivos em um drive compartilhado pertencem à equipe, e não a um indivíduo. Mesmo que os participantes saiam, os arquivos permanecerão disponíveis para a equipe continuar trabalhando e compartilhando informações em qualquer lugar e dispositivo.

Observação: caso sua organização tenha feito a inscrição ou o upgrade para uma conta do Google Workspace antes de julho de 2017, talvez seja necessário ativar os drives compartilhados para os usuários. Veja mais informações em Gerenciar usuários e atividades nos drives compartilhados.

Sobre os drives compartilhados

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O que você pode fazer nos drives compartilhados?

Crie um drive compartilhado para um projeto ou uma equipe se você quiser compartilhar informações e colaborar. 

Recurso Descrição
Encontrar arquivos e pastas depois que um funcionário sair da organização Os arquivos em um drive compartilhado pertencem à sua organização, não a uma pessoa. Quando um funcionário sai da organização e um administrador exclui a conta dele, os arquivos permanecem nos drives compartilhados.
Regras de compartilhamento aprimoradas Todos os membros de um drive compartilhado veem o mesmo conteúdo.
Detecção de conteúdo Quando você adiciona um usuário a um Grupo do Google, ele é adicionado automaticamente a todos os drives compartilhados que incluem esse grupo.
Adição de usuários externos a drives compartilhados É possível adicionar usuários fora da sua organização a um drive compartilhado. Se você fizer isso:
  • O drive compartilhado aparece no Google Drive do usuário externo.
  • Todas as tarefas realizadas por um usuário externo (por exemplo, editar, criar ou fazer o upload de um arquivo) serão transferidas para o domínio que criou o drive compartilhado e passarão a pertencer a esse domínio.
  • O usuário externo precisará ter uma Conta do Google e estar conectado ao Drive.
Sincronização do conteúdo no seu computador Os usuários podem acessar os drives compartilhados no computador com o Drive File Stream. Veja como configurá-lo para sua organização em Implantar o Drive File Stream.
Comparação dos drives compartilhados com o Meu Drive
  Drives compartilhados Meu Drive
Que tipos de arquivo posso adicionar? Todos os tipos de arquivo, exceto os do Google Maps. Todos os tipos de arquivo
A quem os arquivos e as pastas pertencem?  Sua organização À pessoa que criou o arquivo ou a pasta
Posso mover arquivos e pastas para um drive?

Os usuários só podem mover arquivos.

Os administradores podem mover arquivos e pastas. Saiba mais

Sim
Posso mover arquivos e pastas dentro de um drive?

Sim, se você tiver o acesso "Administrador" ou "Administrador de conteúdo".

Observação: somente os administradores podem mover arquivos e pastas entre os drives compartilhados.

Sim
Posso sincronizar os arquivos com meu computador? 

Com o Drive File Stream, sim.

Com o Backup e sincronização, não.

Sim.
Como funciona o compartilhamento? Todos os participantes da equipe veem o mesmo conjunto de arquivos. Outros usuários podem ver os arquivos em uma pasta, dependendo do acesso a arquivos específicos.
Quanto tempo os arquivos excluídos permanecem na lixeira?
  • Cada drive compartilhado tem uma lixeira. 
  • Depois de 30 dias, os arquivos e as pastas na lixeira são excluídos permanentemente. 
  • Os participantes podem excluir arquivos específicos antes desse prazo.
Depois de 30 dias, os arquivos e as pastas na lixeira são excluídos permanentemente.
Posso restaurar arquivos da lixeira? Sim, se você tiver o acesso "Administrador", "Administrador de conteúdo" ou "Colaborador". Sim, se você for o criador.
Aproveitar ao máximo os drives compartilhados

Por ser administrador do G Suite, você deve avaliar como quer organizar e compartilhar os dados da sua organização antes de optar pelo Meu Drive ou por um drive compartilhado. Veja estas práticas recomendadas:

  • Compartilhe conteúdo com responsabilidade: use os drives compartilhados para compartilhar conteúdo destinado à visualização pública. Mantenha os arquivos pessoais e particulares no Meu Drive.
  • Melhore a colaboração: crie um drive compartilhado para cada projeto e atribua o nível de acesso mais alto (como acesso total) a todos os participantes da equipe.
  • Aumente o uso e a visibilidade dos drives compartilhados: oriente seus gerentes e funcionários a usar os drives compartilhados. 
  • Organize o conteúdo: ajude os usuários a mover o conteúdo do Meu Drive para os drives compartilhados.
  • Compartilhamento de conteúdo: saiba mais sobre o compartilhamento de arquivos e pastas com pessoas que não são participantes de um drive compartilhado em Controlar arquivos e pastas em um drive compartilhado. Também é possível compartilhar arquivos e pastas com usuários que não são do Google utilizando o recurso de compartilhamento com visitantes. Saiba mais
  • Mover conteúdo: os usuários podem mover arquivos e pastas dependendo da função atribuída. Saiba mais sobre como Mover conteúdo para um drive compartilhado.
Quando criar um drive compartilhado

Se os usuários da sua organização perguntarem quando devem criar drives compartilhados, considere o seguinte: 

  • Os arquivos são de interesse da maioria ou de todos os membros de uma determinada equipe de projeto?
  • Os arquivos são referentes ao mesmo assunto?

Se a resposta para essas duas perguntas for afirmativa, recomendamos que você crie um drive compartilhado. 

Se os arquivos pertencerem a vários projetos, crie vários drives compartilhados. Conforme o número de projetos e equipes aumenta, pode ser difícil encontrar e gerenciar o conteúdo em um único drive compartilhado.

Quando reorganizar um drive compartilhado
Se os usuários tiverem dificuldade para usar um drive compartilhado, talvez seja necessário reorganizar o conteúdo. Veja a seguir alguns sinais de que isso é necessário. 
Condição Descrição
Muitos arquivos no nível raiz

Se um drive compartilhado tiver muitos arquivos no nível raiz, é possível que exista um dos seguintes problemas:

  • Finalidade vaga: vários projetos usam o drive compartilhado como um repositório de arquivos variados.
  • Lista de participantes muito extensa: há muitas equipes de projeto ou unidades organizacionais atribuídas como participantes.

O drive compartilhado precisa ser reorganizado em vários novos drives compartilhados para projetos individuais e equipes de departamentos específicos ou multidisciplinares.

Mapeamento de pastas para projetos

É possível que seus usuários tentem criar um drive compartilhado para vários projetos ou programas e depois criem pastas para cada projeto. Talvez eles solicitem que você configure permissões de acesso diferentes para cada pasta no drive compartilhado. Isso pode indicar um excesso de participantes. 

Cada pasta precisa ser reorganizada em um único drive compartilhado.

As equipes debatem como as pastas ou os arquivos devem ser organizados

Se várias equipes estiverem debatendo a organização de arquivos e pastas em um drive compartilhado, é sinal de que ele inclui muitos projetos e equipes. O drive compartilhado precisa ser reorganizado em dois ou três novos drives compartilhados:

  • Um drive compartilhado contendo apenas o conteúdo "compartilhado" com a equipe de um projeto multidisciplinar
  • Um ou mais drives compartilhados para o conteúdo de cada uma das equipes de um departamento
Inclusão somente do conteúdo do grupo em um drive compartilhado Os usuários devem evitar a adição de notas ou conteúdo pessoal a um drive compartilhado. Os drives compartilhados são destinados aos arquivos e itens de projetos compartilhados que interessam a uma equipe ou a um grupo.
Quem deve participar de um drive compartilhado

Evite adicionar todos na sua organização a um drive compartilhado, a menos que o conteúdo seja muito específico. 

Por exemplo, reunir as informações sobre benefícios nos EUA para os funcionários de uma empresa sediada nos EUA é um bom motivo para criar um drive compartilhado. No entanto, criar um único drive compartilhado para toda a empresa e adicionar uma pasta chamada "Benefícios dos EUA" pode gerar problemas de organização e pesquisa.

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