Wat zijn gedeelde Drives?

Deze functie is beschikbaar in de edities G Suite Enterprise, Enterprise for Education, G Suite Essentials, Business, Education en Nonprofits. Versies vergelijken

U kunt gedeelde Drives in Google Drive gebruiken om bestanden op te slaan, te doorzoeken en te openen met een team. Bestanden in gedeelde Drives zijn van het hele team, niet van een individuele gebruiker. Zelfs als leden het team verlaten, blijven de bestanden staan, zodat de anderen informatie kunnen blijven delen en overal en vanaf elk apparaat kunnen werken.

Opmerking: Als uw organisatie zich vóór juli 2017 heeft aangemeld voor een G Suite- of G Suite Essentials-account of dit heeft geüpgraded, moet u gedeelde Drives wellicht nog inschakelen voor uw gebruikers. Zie Gebruikers en activiteiten in gedeelde Drives beheren voor meer informatie.

Over gedeelde Drives

Alles openen  |  Alles sluiten

Wat kunt u doen met gedeelde Drives?

Maak een gedeelde Drive voor uw projecten of team om informatie en werk te delen. 

Functie Beschrijving
Bestanden zoeken, zelfs nadat een werknemer vertrekt  Uw organisatie is de eigenaar van de bestanden in een gedeelde Drive, niet de individuele gebruiker. Als een werknemer vertrekt en een beheerder het account verwijdert, blijven de bestanden in gedeelde Drives staan.
Verbeterde regels voor delen Alle leden van een gedeelde Drive zien dezelfde content.
Vindbaarheid van content Als u gebruikers toevoegt aan een groep in Google Groepen, worden deze automatisch toegevoegd aan alle gedeelde Drives die de groep bevatten.
Externe gebruikers toevoegen aan gedeelde Drives U kunt gebruikers buiten uw organisatie toevoegen aan een gedeelde Drive. Als u dit doet, geldt het volgende:
  • De gedeelde Drive wordt weergegeven in de Google Drive van de externe gebruiker.
  • Elk werk dat een externe gebruiker bijdraagt (bijvoorbeeld het aanpassen van, maken van of uploaden van een bestand) wordt overgedragen naar en is eigendom van het domein dat de gedeelde Drive heeft gemaakt.
  • De externe gebruiker moet een Google-account hebben en zijn ingelogd bij Drive.
Content synchroniseren op uw desktop Gebruikers hebben via Drive File Stream op hun computer toegang tot hun gedeelde Drives. Zie Drive File Stream implementeren voor meer informatie over hoe u dit instelt voor uw organisatie.
Gedeelde Drives vergelijken met Mijn Drive
  Gedeelde Drives Mijn Drive
Welke bestandstypen kunt u toevoegen? Alle bestandstypen, behalve bestanden uit Google Maps Alle bestandstypen
Wie is de eigenaar van bestanden en mappen?  Uw organisatie De gebruiker die het bestand of de map heeft gemaakt
Kan ik bestanden en mappen verplaatsen?

Gebruikers kunnen alleen bestanden verplaatsen. 

Beheerders kunnen bestanden en mappen verplaatsen.

Ja
Kan ik bestanden synchroniseren met mijn computer? 

Met Drive File Stream: ja

Met Back-up en synchronisatie: nee

Ja
Hoe werkt delen? Alle teamleden zien dezelfde bestanden. Verschillende gebruikers zien mogelijk verschillende bestanden in een map, afhankelijk van hun toegang tot afzonderlijke bestanden.
Hoelang blijven verwijderde bestanden in de Prullenbak staan?
  • Elke gedeelde Drive heeft een eigen prullenbak. 
  • Na dertig dagen worden bestanden en mappen in de prullenbak definitief verwijderd. 
  • Leden kunnen specifieke bestanden eerder definitief verwijderen.
Bestanden en mappen blijven in de prullenbak staan totdat de gebruiker op 'Definitief verwijderen' klikt.
Kan ik bestanden herstellen? Ja, als u beheerders-, contentbeheerders- of bijdragerstoegang heeft. Ja, als u het bestand heeft gemaakt.
Meer uit gedeelde Drives halen

Als G Suite-beheerder is het belangrijk te overwegen hoe u de gegevens van uw organisatie wilt organiseren en delen op het moment dat u besluit of u Mijn Drive of een gedeelde Drive wilt gebruiken. Bekijk deze praktische tips:

  • Content op verantwoorde wijze delen: Gebruik gedeelde Drives om content te delen die is bedoeld voor openbare of organisatiebrede weergave. Bewaar persoonlijke en privébestanden in Mijn Drive.
  • Samenwerking verbeteren: Maak een gedeelde Drive voor elk project en wijs het hoogste toegangsniveau toe aan alle teamleden.
  • Het gebruik en de zichtbaarheid van gedeelde Drives verbeteren: Leer uw managers en werknemers hoe ze gedeelde Drives moeten gebruiken. 
  • Content organiseren: Help gebruikers om content te verplaatsen van Mijn Drive naar gedeelde Drives. 
  • Content delen in gedeelde Drives: Als u gebruikers aan een gedeelde Drive toevoegt, kunnen ze toegang krijgen tot alles in die gedeelde Drive. U kunt de toegang tot submappen niet beperken. Als gebruikers verschillende rechten nodig hebben, maakt u een nieuwe gedeelde Drive.
  • Content verplaatsen: Gebruikers kunnen bestanden waarvan ze de eigenaar zijn, overzetten van Mijn Drive naar een gedeelde Drive. Als iemand anders eigenaar is van een bestand dat u nodig heeft in een gedeelde Drive, vraagt u hem of haar het te verplaatsen.
  • Gebruikers die geen lid zijn van een gedeelde Drive: U en uw gebruikers kunnen in een gedeelde Drive bestanden delen met niet-leden. Als u een bestand deelt, wordt het bestand weergegeven in 'Gedeeld met mij' en andere weergaven voor die gebruiker, maar kan het bestand niet worden toegevoegd aan hun Mijn Drive of aan een andere gedeelde Drive.
Wanneer moet u een nieuwe gedeelde Drive maken?

Als gebruikers in uw organisatie u vragen wanneer ze een gedeelde Drive moeten maken, kunt u aan het volgende denken: 

  • Zijn de bestanden van belang voor de meeste of alle leden van een bepaald projectteam?
  • Gaan de bestanden over hetzelfde onderwerp?

Als het antwoord op beide vragen 'ja' is, kunt u het beste een nieuwe gedeelde Drive maken. 

Als de bestanden bij verschillende projecten horen, moet u meerdere gedeelde Drives maken. Naarmate het aantal projecten en teams toeneemt, kan het moeilijk worden om content te vinden en beheren in één gedeelde Drive.

Wanneer moet een gedeelde Drive opnieuw worden ingedeeld?
Als uw gebruikers na verloop van tijd problemen ondervinden met het gebruik van een gedeelde Drive, moet u de content wellicht opnieuw indelen. De volgende waarschuwingssignalen kunnen erop duiden dat dit nodig is. 
Voorwaarde Beschrijving
Te veel bestanden in de hoofdmap

Als een gedeelde Drive veel bestanden in de hoofdmap heeft staan, kan dit de volgende oorzaken hebben:

  • Het doel is vaag: meerdere projecten gebruiken de map als verzamelbak voor willekeurige bestanden.
  • Ledenlijst is te uitgebreid: er zijn te veel projectteams of organisatie-eenheden toegewezen als leden.

U moet de gedeelde Drive dan opnieuw indelen in verschillende gedeelde Drives voor afzonderlijke projecten en aparte teams.

Aparte mappen voor verschillende projecten

Uw gebruikers maken bijvoorbeeld een gedeelde Drive waarin ze verschillende projecten of programma's plaatsen en maken vervolgens afzonderlijke mappen voor elk project. Ze kunnen u vragen om verschillende toegangsrechten in te stellen voor elk van de mappen in de gedeelde Drive, wat erop kan wijzen dat de gedeelde Drive teveel leden heeft. 

In dit scenario moet voor elk van de mappen een individuele gedeelde Drive worden gemaakt.

Teams weten niet goed hoe mappen en bestanden moeten worden geordend

Als meerdere teams discussiëren over hoe bestanden en mappen in een gedeelde Drive moeten worden geordend, kan dit erop wijzen dat er te veel projecten en teams zijn vertegenwoordigd in de gedeelde Drive. De gedeelde Drive moet worden verdeeld in twee of drie nieuwe gedeelde Drives:

  • Eén gedeelde Drive met alleen de gedeelde content die door verschillende teams wordt gebruikt.
  • Eén (of meer) gedeelde Drives voor de specifieke content van elk team.
Voeg alleen groepscontent toe aan een gedeelde Drive Gebruikers moeten hun persoonlijke content en notities niet in gedeelde Drives plaatsen. Gedeelde Drives zijn bedoeld voor gedeelde projectbestanden en items die interessant zijn voor een heel team of hele groep.
Wie moet er lid zijn van een gedeelde Drive

Voeg niet iedereen in uw organisatie toe aan een gedeelde Drive, tenzij de content zeer gericht is. 

Een gedeelde Drive met informatie over de secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers van een bedrijf in de VS is bijvoorbeeld een goede gedeelde Drive. Als u echter één gedeelde Drive maakt voor het hele bedrijf en daarin een map toevoegt met de naam Secundaire arbeidsvoorwaarden in de VS, kan dit leiden tot problemen met het ordenen en doorzoeken van content in de gedeelde Drive.

Gerelateerde onderwerpen

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?