チームドライブを管理する

この機能は、G Suite Business、G Suite for Education、G Suite Enterprise でご利用いただけます。エディションの比較

Google チームドライブは、チームで共有するファイルを保存するためのスペースです。ここにファイルを保存しておけば、どこにいてどの端末を使っていても、ファイルの保存や検索、ファイルへのアクセスを簡単に行えます。

チームドライブ内のファイルは、個人ではなくチームに属します。メンバーがいなくなってもファイルはそのまま残るため、チームで引き続きそのファイルを使用して作業することができます。

注: 新しい G Suite アカウントでは、チームドライブがデフォルトで有効になっています。2017 年 7 月以前から G Suite をご利用の組織では、ドメインまたは特定の組織部門に対してチームドライブを有効にする必要がある場合があります。詳細

チームドライブでできること

プロジェクトやチーム用にチームドライブを作成すると、情報を共有し、共同で作業することができます。

機能	説明
従業員の離職後もファイルを見つけられる	個人ではなくチームと組織がファイルを所有します。従業員が離職しアカウントが削除されても、ファイルはチームドライブ内に残ります。
改善された共有ルール	チームドライブのすべてのメンバーに同じコンテンツが表示されます。
コンテンツ検出の許可	Google グループにユーザーが追加されると、そのユーザーはグループがメンバーになっているすべてのチームドライブに自動的に追加されます。
外部ユーザーとのチームドライブの共有	チームドライブは外部ユーザーと共有することができます。チームドライブは外部ユーザーの Google ドライブ内に表示されます。外部ユーザーによる作業分（ファイルの編集、新しいファイルの作成、ファイルのアップロードなど）は、チームドライブが作成されたドメインに移管され、所有されます。外部ユーザーは Google アカウントを持っており、ドライブにログインしている必要があります。ヒント: G Suite 管理者は、組織外のユーザーとのファイルの共有を許可するかどうかを設定できます。詳細
パソコン上のコンテンツの同期	ドライブファイルストリームを使用することで、パソコンからチームドライブにアクセスできます。

マイドライブとチームドライブの比較

	チームドライブ	マイドライブ
追加できるファイル形式	すべてのファイル形式 *	すべてのファイル形式
ファイルとフォルダのオーナー	チーム	ファイルまたはフォルダを作成したユーザー
ファイルとフォルダの移動	ユーザーはファイルのみ移動できます。管理者はフォルダを移動できます。	可
パソコンとのファイル同期	どの同期ソリューションを使用しているかにより異なります。ドライブファイルストリーム: 可バックアップと同期: 不可	可
共有	チームメンバー全員に同じファイルやフォルダが表示されます。	個々のファイルへのアクセス権限に応じて、フォルダに表示されるファイルはユーザーごとに異なることがあります。
ゴミ箱に移動したファイルの保持期間	各チームドライブには、それぞれのゴミ箱があります。ゴミ箱内にあるファイルとフォルダは 30 日で完全に消去されます。メンバーはそれ以前に特定のファイルを削除できます。	ゴミ箱内のファイルやフォルダは、ユーザーが [完全に削除] を選択するまで削除されません。
ファイルの復元	編集アクセス権かフルアクセス権があれば復元できます。	該当ファイルの作成者であれば復元できます。

* Google マップを除く

チームドライブを最大限に活用する

G Suite をご利用のお客様にとって、チームドライブにはマイドライブより多くの利点があります。どのようにデータを整理したいかをご考慮のうえ、どちらのドライブを組織でご利用になるかをご検討ください。

一般的に推奨されるご利用方法

責任を持ってコンテンツを共有する - 公開されることを前提にコンテンツをチームドライブで共有します。個人のファイルや公開したくないファイルはマイドライブに保存します。
共同作業をしやすくする - プロジェクトごとにチームドライブを作成し、すべてのチームメンバーに最も高いアクセスレベル（フルアクセス権など）を割り当てます。
チームドライブの使用率や認知度を上げる - チームドライブの使い方について管理職や従業員にトレーニングを実施します。
コンテンツを整理する - ユーザーが自分のコンテンツをすべて、マイドライブからチームドライブに移動できるようにサポートします。
適切なタイミングでコンテンツを移行する - 十分なリソースや時間がユーザーにない場合には、プロジェクトやチームで現在使用しているドキュメントから移行を開始するようユーザーに依頼します。
チームドライブのコンテンツを共有する。
- チームドライブにユーザーが追加されると、ユーザーはチームドライブ内のすべてにアクセスできるようになります。サブフォルダへのアクセスは制限できません。異なるアクセス許可が必要な場合は、代わりに新しいチームドライブを作成します。
- ユーザーは自分のファイルをマイドライブからチームドライブに移動できます。別のユーザーがオーナーのファイルについては、そのオーナーに移動してもらうよう依頼します。
- チームドライブ内の個々のファイルは、チームドライブのユーザー以外のメンバーと直接共有できます。その際、ファイルは「共有アイテム」やその他のビューで表示されますが、マイドライブや他のチームドライブに追加することはできません。
- チームドライブのコンテンツの共有を制御する

チームドライブを作成するタイミング

組織のユーザーにチームドライブの作成を依頼されたら、以下を確認します。

特定のプロジェクトチームの大多数もしくはすべてのメンバーがファイルを必要としているか。
ファイルのテーマが一貫しているか。

答えがどちらも「はい」であれば、チームドライブの新規作成が適切と言えます。

ファイルが多岐のプロジェクトにわたるのであれば、複数のチームドライブを作成します。プロジェクトとチームの数が増えると、コンテンツを探したり管理したりするのが大変になります。

チームドライブの整理が必要なケース

ユーザーがいつまでもチームドライブの使用に苦労している場合は、コンテンツの整理を検討するのも一案です。以下は整理が必要なケースのサインです。

条件	説明
ルートレベルにあるファイルが多すぎる	チームドライブのルートレベルにファイルが多数ある場合、以下のいずれかの問題を抱えている可能性があります。チームドライブの意義があいまい - 複数のプロジェクトのファイルがチームドライブに漫然と保管されているチームドライブのメンバーの範囲が広すぎる - メンバーとして割り当てられたプロジェクトチームまたは組織が多すぎるチームドライブをそれぞれのプロジェクトごと、部門（または複数部門）チームごとにいくつかの新しいチームドライブに分けましょう。
プロジェクトにフォルダを割り当てようとしている	プロジェクトやプログラムを一覧で保管できるようにチームドライブを作成し、プロジェクトごとにフォルダを分けて作成したいユーザーがいる場合、チームドライブのフォルダごとに異なるアクセス権を設定したいという問い合わせがあるかもしれません。これはチームドライブのメンバーが多すぎることを示している可能性があります。このケースでは、各フォルダは個々のチームドライブで整理するのが妥当です。注: これに対処するため、G Suite チームは将来多数のチームドライブを整理するための機能を追加する可能性もあります。
フォルダとファイルの整理についてチームで議論が起こっている	いくつものチームでチームドライブ内のファイルとフォルダの整理について意見がまとまらないのは、プロジェクトやチームの数が多すぎることを示している可能性があります。次のように、新しく 2 つから 3 つのチームドライブに整理しなおす必要があります。部門間のプロジェクトチームの「共有」コンテンツのみを含む 1 つのチームドライブ各部門チーム固有のコンテンツに対する 1 つ以上のチームドライブ
チームドライブにグループのコンテンツのみ保存している	チームドライブに個人的なコンテンツやノートを保存するべきではありません。チームドライブは共有プロジェクト向けに設計されており、チームまたはグループ全体が対象となっています。
チームドライブのメンバーの決定方法	組織全体をチームドライブに追加するのは、コンテンツのテーマがきわめて明確である場合のみにします。たとえば、日本に拠点を置く会社が従業員向けに日本の福利厚生情報を 1 つのチームドライブにまとめるのは望ましい使い方ですが、組織全体用のチームドライブを 1 つ作成して「日本の福利厚生」というフォルダを追加すると、将来、チームドライブの整理と検索に支障をきたす可能性があります。

この記事は役に立ちましたか？

改善できる点がありましたらお聞かせください。