この機能に対応しているエディション: Business Standard および Plus、Enterprise、Education Fundamentals、Standard、Teaching and Learning Upgrade、Plus、Nonprofits、G Suite Business、Essentials。 エディションの比較
Google ドライブの共有ドライブでは、チームで使うファイルの保存、検索、および、ファイルへのアクセスができます。共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームが所有します。メンバーがいなくなってもファイルはそのまま残るため、どこにいてもどのデバイスからでも、チームで引き続き情報を共有して仕事を進めることができます。
注: 2017 年 7 月より前に Google Workspace に申し込みまたはアップグレードした組織では、管理者が組織のユーザーに対して共有ドライブを有効にする必要が生じる場合があります。詳しくは、共有ドライブのユーザーや操作を管理するをご覧ください。
共有ドライブについて
プロジェクトやチーム用の共有ドライブを作成すると、情報を共有し、連携して作業することができます。
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| 従業員の離職後もファイルとフォルダが残る | 共有ドライブ内のファイルは、個人ではなく組織が所有します。従業員が離職してアカウントが削除されても、ファイルは共有ドライブ内に残ります。 |
| 強化された共有ルール | 共有ドライブのすべてのメンバーに同じコンテンツが表示されます。 |
| コンテンツの利用 | Google グループに追加したユーザーは、自動的に、そのグループがメンバーになっているすべての共有ドライブを利用できるようになります。 |
| 共有ドライブへの外部ユーザーの追加 | 組織外のユーザーを共有ドライブに追加できます。この場合は次の点に注意してください
|
| パソコン上でのコンテンツ同期 | パソコン版 Google ドライブを使ってパソコンから共有ドライブにアクセスできます。組織での設定方法について詳しくは、パソコン版ドライブを導入するをご覧ください。 |
| 共有ドライブ | マイドライブ | |
|---|---|---|
| 追加できるファイル形式 | すべてのファイル形式（Google マップを除く） | すべてのファイル形式 |
| ファイルとフォルダのオーナー | 組織 | ファイルまたはフォルダを作成したユーザー |
| ファイルやフォルダのドライブへの移動 |
ユーザーはファイルのみ移動できます。 管理者はファイルとフォルダを移動できます。詳細 |
可能 |
| ドライブ内でのファイルやフォルダの移動 |
管理者、コンテンツ管理者のアクセスの権限があれば可能です。 注: ファイルやフォルダを共有ドライブ間で移動できるのは管理者だけです。 |
可能 |
| パソコンとのファイル同期 |
パソコン版ドライブ: 可能 バックアップと同期: 不可 |
可能 |
| 共有の仕組み | チームメンバー全員に同じファイルやフォルダが表示されます。 | 個々のファイルへのアクセス権限に応じて、フォルダに表示されるファイルはユーザーごとに異なることがあります。 |
| ゴミ箱内のファイルの保持期間 |
|
ゴミ箱内にあるファイルとフォルダは 30 日後に完全に削除されます。 |
| ゴミ箱からのファイルの復元 | 管理者、コンテンツ管理者、投稿者アクセスの権限があれば可能です。 | 該当ファイルの作成者であれば削除できます。 |
管理者は、マイドライブと共有ドライブのどちらを使用するか判断するにあたり、組織のデータをどのように整理、共有していきたいかを検討する必要があります。次のおすすめの方法をご確認ください。
- 責任を持ってコンテンツを共有する - 公開されることを前提にコンテンツを共有ドライブで共有します。個人のファイルや公開したくないファイルはマイドライブに保存します。
- 共同作業を効率化する - プロジェクトごとに共有ドライブを作成し、すべてのチームメンバーに最も高いアクセスレベル（フルアクセス権など）を割り当てます。
- 共有ドライブの普及率や認知度を上げる - 共有ドライブの使い方について管理職や従業員にトレーニングを実施します。
- コンテンツを整理する - ユーザーが自分のコンテンツをマイドライブから共有ドライブに移動できるようにサポートします。
- コンテンツを共有する - 共有ドライブのメンバー以外のユーザーとファイルおよびフォルダを共有する方法について詳しくは、共有ドライブのファイルへのアクセスを管理するをご覧ください。また、ビジターとの共有機能を使用すると、Google をご利用でないユーザーともファイルおよびフォルダを共有できます。詳細
- コンテンツを移動する - ユーザーは自身のロールに応じてファイルとフォルダを移動できます。詳しくは、共有ドライブにコンテンツを移動するをご覧ください。
組織のユーザーに共有ドライブの作成を依頼されたら、次の 2 点を確認します。
- 特定のプロジェクト チームの大多数もしくはすべてのメンバーがファイルを必要としている。
- ファイルのテーマが一貫している。
上記のどちらにも当てはまる場合は、共有ドライブを作成するのが望ましいと考えられます。
さまざまなプロジェクトでファイルを使用する場合は、複数の共有ドライブを作成します。プロジェクトやチームの数が増えると、1 つの共有ドライブではコンテンツの検索や管理が困難になるためです。
| 条件 | 説明 |
|---|---|
| ルートレベルにあるファイルが多すぎる |
共有ドライブのルートレベルにファイルが多数ある場合、次のような状況が発生している可能性があります。
共有ドライブをそれぞれのプロジェクトごと、部門（または関わっている複数の部門）のチームごとにいくつかの新しい共有ドライブに分けましょう。 |
| プロジェクトごとにフォルダを作ろうとしている |
ユーザーが、プロジェクトやプログラムを一覧できる共有ドライブを作成したうえで、プロジェクトごとにフォルダを作ろうとしている場合、共有ドライブ内のフォルダごとに個別のアクセス権を設定できないかという問い合わせがユーザーから管理者に届くことがあります。そのような場合は、1 つの共有ドライブに詰め込みすぎている可能性があります。 このケースでは、各フォルダをそれぞれ別の共有ドライブとして整理しなおすのが妥当です。 |
| フォルダとファイルの整理について、チームで議論が起こっている |
いくつものチームで共有ドライブ内のファイルとフォルダの整理について意見がまとまらない場合は、その共有ドライブに属しているプロジェクトやチームの数が多すぎることを示している可能性があります。この場合は、次のように新たに 2～3 個の共有ドライブに整理しなおすのが効果的です。
|
| 共有ドライブにはグループのコンテンツのみを保存する | 共有ドライブに個人的なコンテンツやメモを保存するべきではありません。共有ドライブはプロジェクトで共有するファイルやアイテム向けに設計されており、チームやグループ全体での利用を想定しています。 |
| 共有ドライブのメンバーの決定方法 |
組織の全員を共有ドライブに追加するのは、コンテンツのテーマがきわめて明確である場合のみにします。 たとえば、日本に拠点を置く会社が従業員向けに日本の福利厚生情報を 1 つの共有ドライブにまとめるのは望ましい使い方ですが、組織全体用の共有ドライブを 1 つ作成して [日本の福利厚生] というフォルダを追加すると、将来、共有ドライブの整理と検索に支障をきたすことが懸念されます。 |
関連トピック
- 共有ドライブのファイルへのアクセスを管理する
- 共有ドライブのおすすめの活用法
- フォルダ、ファイル、メンバー、アップロードに関する共有ドライブの制限事項
