Cosa sono i Drive condivisi?

Questa funzionalità è disponibile con le versioni G Suite Enterprise, Enterprise for Education, G Suite Essentials, Business, Education e G Suite per il non profit. Confronta le versioni

Puoi utilizzare i Drive condivisi di Google Drive per accedere ai file, archiviarli e cercarli con un team. I file dei Drive condivisi appartengono al team e non ai singoli utenti. Anche se qualcuno lascia il team, i file rimangono disponibili in modo che tutti gli altri possano continuare a condividere informazioni e lavorare ovunque, da qualsiasi dispositivo.

Nota: se la tua organizzazione ha effettuato la registrazione o l'upgrade di un account G Suite o G Suite Essentials prima di luglio 2017, potrebbe essere necessario attivare i Drive condivisi per i tuoi utenti. Per informazioni dettagliate, vedi Gestire le attività e gli utenti dei Drive condivisi.

Informazioni sui Drive condivisi

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Che cosa puoi fare con i Drive condivisi

Crea un Drive condiviso per condividere le informazioni di lavoro sui tuoi progetti o con il tuo team. 

Funzione Descrizione
Reperimento dei file quando un dipendente lascia l'azienda  La proprietà dei file che si trovano in un Drive condiviso non è di una persona, ma di tutta l'organizzazione. Quando un dipendente lascia l'azienda e l'amministratore elimina il suo account, i suoi file rimangono nei Drive condivisi.
Regole di condivisione migliorate Tutti i membri di un Drive condiviso vedono gli stessi contenuti.
Rilevabilità dei contenuti Aggiungere un utente a un gruppo in Google Gruppi vuol dire aggiungerlo automaticamente anche a tutti i Drive condivisi che includono il gruppo.
Aggiunta di utenti esterni ai Drive condivisi Puoi aggiungere a un Drive condiviso utenti esterni all'organizzazione. Se decidi di farlo, tieni presente che:
  • Il Drive condiviso viene visualizzato nel Google Drive dell'utente esterno.
  • Qualsiasi contributo apportato da un utente esterno (ad esempio modifica, creazione o caricamento di un file) viene trasferito al dominio che ha creato il Drive condiviso, con conseguente trasferimento della proprietà.
  • Gli utenti esterni devono avere un Account Google e aver effettuato l'accesso a Drive.
Sincronizzazione dei contenuti su desktop Gli utenti possono accedere ai Drive condivisi dai propri computer utilizzando Drive File Stream. Per maggiori dettagli sulla configurazione per la tua organizzazione, leggi come implementare Drive File Stream.
Confronto tra i Drive condivisi e Il mio Drive
  Drive condivisi Il mio Drive
Quali tipi di file è possibile aggiungere? Tutti i tipi tranne i file di Google Maps Tutti i tipi di file
A chi appartengono i file e le cartelle?  Alla tua organizzazione Alla persona che ha creato il file o la cartella
Posso spostare file e cartelle?

Gli utenti possono spostare solo i file. 

Gli amministratori possono spostare file e cartelle.

Posso sincronizzare i file sul mio computer? 

Con Drive File Stream: sì

Con Backup e sincronizzazione: no

Come funziona la condivisione? Tutti i membri del team vedono lo stesso insieme di file. Diversi utenti possono vedere diversi file in una cartella, a seconda delle autorizzazioni di accesso ai singoli file.
Per quanto tempo i file eliminati rimangono nel Cestino?
  • Ciascun Drive condiviso dispone del proprio Cestino. 
  • Dopo 30 giorni, i file e le cartelle presenti nel Cestino vengono eliminati definitivamente. 
  • I membri possono eliminare file specifici prima di tale scadenza.
I file o le cartelle eliminati rimangono nel Cestino finché l'utente non seleziona Elimina definitivamente.
Posso ripristinare i file? Sì, se hai accesso come responsabile, gestore dei contenuti o collaboratore. Sì, se li hai creati tu.
Come sfruttare al meglio i Drive condivisi

In qualità di amministratore di G Suite, devi valutare in che modo vuoi organizzare e condividere i dati della tua organizzazione quando decidi se utilizzare Il mio Drive o un Drive condiviso. Leggi queste best practice:

  • Condivisione responsabile dei contenuti: utilizza i Drive condivisi per condividere contenuti destinati a essere visualizzati pubblicamente o a livello di organizzazione. Conserva in Il mio Drive i file personali e privati.
  • Migliore collaborazione: crea un Drive condiviso per ogni progetto e assegna il livello di accesso più alto a tutti i membri del team.
  • Maggiore utilizzo e visibilità dei Drive condivisi: forma i manager e i dipendenti su come utilizzare i Drive condivisi. 
  • Organizzazione dei contenuti: aiuta gli utenti a spostare i contenuti da Il mio Drive ai Drive condivisi. 
  • Condivisione di contenuti nei Drive condivisi: gli utenti che aggiungi a un Drive condiviso possono accedere a tutti i contenuti di quel Drive condiviso. Non puoi limitare l'accesso alle sottocartelle. Quando gli utenti hanno bisogno di autorizzazioni diverse, crea un nuovo Drive condiviso.
  • Spostamento dei contenuti: gli utenti possono spostare i file di loro proprietà da Il mio Drive a un Drive condiviso. Se il proprietario di un file che devi spostare in un Drive condiviso è un altro utente, chiedigli di spostarlo.
  • Utenti che non sono membri di un Drive condiviso: tu e i tuoi utenti potete condividere file in un Drive condiviso con utenti esterni. Quando condividi un file, il file viene visualizzato in "Condivisi con me" e in altre schermate dell'utente, ma non può essere aggiunto a "Il mio Drive" o a un altro Drive condiviso.
Quando creare un nuovo Drive condiviso

Se gli utenti della tua organizzazione ti chiedono quando è opportuno creare un Drive condiviso, valuta se: 

  • I file interessano la maggior parte o tutti i membri di un determinato team di progetto
  • I file condividono un tema coerente.

Se hai risposto "sì" a entrambe le domande, creare un nuovo Drive condiviso è una buona idea. 

Se i file riguardano diversi progetti, crea più Drive condivisi. Man mano che il numero di progetti e team aumenta, cercare e gestire i contenuti in un solo Drive condiviso può diventare difficile.

Quando riorganizzare un Drive condiviso
Se nel tempo i tuoi utenti hanno difficoltà a utilizzare un Drive condiviso, può essere opportuno riorganizzarne i contenuti. Ecco alcuni segnali che possono indicare che è il momento di farlo. 
Condizione Descrizione
Troppi file nel livello principale

Se il livello principale di un Drive condiviso contiene un numero elevato di file, potrebbe essersi verificato uno dei seguenti problemi:

  • Lo scopo non è precisato: più progetti lo utilizzano come bucket per file di vario tipo.
  • Elenco dei membri troppo lungo: ci sono troppi team di progetto o unità organizzative assegnati come membri.

Il Drive condiviso deve essere riorganizzato in diversi nuovi Drive condivisi che rappresentino singoli progetti e team funzionali (o interfunzionali).

Tentativo di mappare le cartelle ai progetti

I tuoi utenti potrebbero tentare di creare un Drive condiviso da utilizzare come portafoglio di progetti o programmi per poi creare singole cartelle per ogni progetto e potrebbero chiederti di impostare autorizzazioni di accesso diverse per ogni cartella presente nel Drive condiviso. Questo può indicare che il numero dei membri del Drive condiviso è eccessivo. 

In questo scenario, le cartelle devono essere riorganizzate in altrettanti Drive condivisi.

Discussioni nel team sulle modalità di organizzazione di cartelle o file

Se più team discutono sul modo in cui devono essere organizzati file e cartelle in un Drive condiviso, è possibile che nel Drive condiviso siano rappresentati troppi progetti e team. In questo caso, sarà necessario riorganizzarlo in due o tre nuovi Drive condivisi:

  • Uno che contenga esclusivamente i contenuti "condivisi" e rappresenti un team di progetto interfunzionale
  • Uno (o più) per i contenuti specifici di ciascun team funzionale
Inclusione dei soli contenuti di un gruppo in un Drive condiviso Gli utenti dovrebbero evitare di aggiungere contenuti o note personali in un Drive condiviso. I Drive condivisi sono destinati a elementi e file di progetto condivisi che interessano un intero team o gruppo.
Chi dovrebbe essere membro di un Drive condiviso

Evita di aggiungere tutti i membri della tua organizzazione a un Drive condiviso, a meno che i contenuti non siano molto specifici. 

Ad esempio, un Drive condiviso contenente informazioni sui benefit validi negli Stati Uniti può rivelarsi utile per un'azienda con sede negli Stati Uniti. D'altra parte, creare un singolo Drive condiviso per l'intera azienda e successivamente aggiungere una cartella denominata Benefit negli Stati Uniti potrebbe creare problemi di organizzazione e ricerca del Drive.

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