Gérer les Drive partagés

Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite Business, G Suite for Education, G Suite Enterprise et dans Drive Enterprise. Comparer les éditions

Les Drive partagés Google sont des espaces partagés où les équipes peuvent facilement stocker leurs fichiers, y accéder et effectuer des recherches à tout moment depuis n'importe quel appareil.  

Les fichiers d'un Drive partagé appartiennent à une équipe, et non à une personne. Même si des membres quittent l'équipe, les fichiers restent disponibles afin que celle-ci puisse continuer à partager des informations et à travailler.

Remarque : Les Drive partagés sont activés par défaut dans les nouveaux comptes G Suite. Si votre organisation a créé un compte G Suite avant juillet 2017, vous devrez peut-être activer les Drive partagés pour votre domaine ou pour des unités organisationnelles spécifiques. En savoir plus

Que pouvez-vous faire avec un Drive partagé ?

Vous pouvez créer un Drive partagé pour vos projets ou votre équipe afin de partager des fichiers et de travailler à plusieurs sur ces derniers. 

Fonctionnalité Description
Disponibilité des fichiers même après le départ d'un collaborateur  Les fichiers appartiennent à une équipe et à l'organisation, et non à une seule personne. Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise et que son compte est supprimé, ses fichiers restent disponibles dans les Drive partagés.
Règles de partage améliorées Tous les membres d'un Drive partagé voient le même contenu.
Visibilité du contenu Lorsque vous ajoutez un utilisateur à un groupe Google, il est automatiquement ajouté à tous les Drive partagés associés à ce groupe.
Ajouter des utilisateurs externes à des Drive partagés

Vous pouvez ajouter des utilisateurs externes à un Drive partagé.

  • Le Drive partagé s'affiche dans le Google Drive de l'utilisateur externe.
  • Tous les travaux auxquels un utilisateur externe contribue (par exemple, s'il crée, modifie ou importe un fichier) sont transférés au domaine qui a créé le Drive partagé et lui appartiennent.
  • L'utilisateur externe doit disposer d'un compte Google et être connecté à Drive. 

Conseil : En tant qu'administrateur G Suite, vous pouvez également empêcher les personnes extérieures à votre organisation d'accéder aux fichiers. En savoir plus

Synchroniser le contenu sur votre Bureau Les utilisateurs accèdent à leurs Drive partagés sur leur ordinateur à l'aide du programme Drive File Stream

Comparaison Mon Drive/Drive partagés

  Drive partagés Mon Drive
Quels types de fichiers peuvent être ajoutés ? Tous les types de fichiers* Tous les types de fichiers
Qui est propriétaire des fichiers et des dossiers ?  L'équipe La personne qui a créé le fichier ou le dossier
Puis-je déplacer des fichiers et des dossiers ?

Les utilisateurs ne peuvent déplacer que des fichiers. 

Seuls les administrateurs sont autorisés à déplacer des dossiers.

Oui
Puis-je synchroniser des fichiers sur mon ordinateur ? 

Cela dépend de la solution de synchronisation que vous utilisez :

  • Drive File Stream : Oui
  • Sauvegarde et synchronisation : Non
Oui
Partage Tous les membres de l'équipe voient les mêmes fichiers. Chaque utilisateur voit différents fichiers dans un dossier, selon ses droits d'accès à chaque fichier.
Combien de temps les fichiers supprimés sont-ils conservés dans la corbeille ?
  • Chaque Drive partagé dispose de sa propre corbeille. 
  • Les fichiers et dossiers dans la corbeille sont supprimés définitivement après 30 jours. 
  • Les membres peuvent supprimer des fichiers plus tôt s'ils le souhaitent.
Les fichiers et les dossiers placés dans la corbeille y restent jusqu'à ce que l'utilisateur sélectionne Supprimer définitivement.
Puis-je restaurer des fichiers ? Oui, si vous disposez du droit d'accès en modification ou d'accès total. Oui, si vous les avez créés.

* À l'exception des cartes Google Maps.

Tirer le meilleur parti des Drive partagés

En tant que client G Suite, vous pouvez découvrir les nombreux avantages proposés par les Drive partagés par rapport à Mon Drive. Réfléchissez à la façon dont vous souhaitez organiser vos données lorsque vous choisissez le type de Drive pour votre organisation.
Bonnes pratiques générales
  • Partagez du contenu de manière responsable : partagez du contenu destiné à d'autres personnes à l'aide de Drive partagés. Conservez dans Mon Drive les fichiers personnels et privés.
  • Améliorez la collaboration : créez un Drive partagé pour chaque projet et accordez le niveau d'accès le plus élevé (comme l'accès total) à tous les membres de l'équipe.
  • Utilisez davantage les Drive partagés et améliorez leur visibilité : formez vos responsables et vos employés aux Drive partagés. 
  • Organisez le contenu : aidez les utilisateurs à déplacer leur contenu depuis Mon Drive vers des Drive partagés. 
  • Transférez le contenu en temps opportun : invitez vos utilisateurs à transférer des projets actifs ou des documents d'équipe lorsqu'ils sont limités en ressources ou en temps. 
  • Partagez du contenu dans les Drive partagés :
    • Lorsque des utilisateurs sont ajoutés à un Drive partagé, ils ont accès à l'ensemble de son contenu. Vous ne pouvez pas limiter l'accès à des sous-dossiers. Si vous avez besoin de plusieurs niveaux d'autorisation, créez plusieurs Drive partagés.  
    • Les utilisateurs peuvent déplacer leurs fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé. Si le fichier appartient à quelqu'un d'autre, demandez à cette personne de le déplacer.
    • Chaque fichier d'un Drive partagé peut être partagé directement avec des personnes qui ne font pas partie du Drive partagé. Dans ce cas, le fichier apparaît dans "Partagés avec moi" et dans les autres vues de cet utilisateur, mais il est impossible de l'importer dans Mon Drive ou dans un autre Drive partagé.
    • Contrôle du partage dans des Drive partagés

Quand créer un Drive partagé

Si les utilisateurs de votre organisation vous demandent dans quel contexte ils doivent créer des Drive partagés, prenez en compte les points suivants : 

  1. Les fichiers intéressent-ils la plupart ou l'ensemble des membres d'une équipe de projet particulière ?
  2. Les fichiers ont-ils un thème cohérent en commun ?

Si la réponse à ces deux questions est "Oui", il est recommandé de créer un Drive partagé. 

Si les fichiers couvrent divers projets, créez plusieurs Drive partagés. Plus le nombre de projets et d'équipes augmente, plus la recherche et la gestion du contenu deviennent difficiles.

Quand réorganiser un Drive partagé

Si vos utilisateurs rencontrent des difficultés pour utiliser un Drive partagé, il se peut que vous deviez en réorganiser le contenu. Voici quelques signes annonciateurs de la nécessité de cette opération. 
Condition Description
Trop de fichiers à la racine

Si vous voyez un grand nombre de fichiers à la racine d'un Drive partagé, cela peut être dû à l'un des problèmes suivants :

  • Le Drive partagé a été créé sans objectif clair. Des fichiers de différents projets y sont stockés, sans organisation particulière.
  • La liste de membres du Drive partagé est trop importante. Trop d'équipes de projet ou d'organisations en font partie.

Le Drive partagé doit être réorganisé en plusieurs Drive partagés représentant chacun un projet ou une équipe fonctionnelle (ou plurifonctionnelle). 

Tentative d'associer des dossiers à des projets

Vos utilisateurs peuvent tenter de créer un Drive partagé pour un portefeuille de projets ou de programmes, puis créer des dossiers pour chaque projet. Ils peuvent vous demander différents droits d'accès pour chacun des dossiers du Drive partagé. Cela peut indiquer que le Drive partagé compte trop de membres. 

Dans ce cas de figure, chacun des dossiers doit être réorganisé en un Drive partagé spécifique.

Remarque : L'équipe G Suite est susceptible de proposer à l'avenir des commandes plus sophistiquées pour organiser un nombre important de Drive partagés. 

Débat sur l'organisation des dossiers ou des fichiers au sein des équipes

Si plusieurs équipes discutent longuement de l'organisation des fichiers et des dossiers dans un Drive partagé, cela signifie que ce dernier regroupe trop de projets et d'équipes. Le Drive partagé doit être subdivisé en deux ou trois :

  • Un Drive partagé n'hébergeant que du contenu partagé représentant une équipe de projet plurifonctionnelle
  • Un ou plusieurs Drive partagés pour le contenu propre à chacune des équipes fonctionnelles
N'inclure que le contenu de groupe dans un Drive partagé Les utilisateurs doivent éviter d'importer leurs notes ou contenus personnels dans un Drive partagé. Les Drive partagés sont destinés à partager du contenu susceptible d'intéresser une équipe ou un groupe. 
Qui doit être membre d'un Drive partagé

Évitez d'ajouter une organisation entière à un Drive partagé, sauf si le contenu est très spécifique. 

Par exemple, un Drive partagé contenant des informations sur la protection sociale des collaborateurs d'une entreprise basée aux États-Unis pourrait être une bonne idée. Toutefois, la création d'un Drive partagé pour l'ensemble de l'entreprise et l'ajout d'un dossier appelé Protection sociale peut compliquer l'organisation du Drive partagé et la recherche de données.

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