Qu'est-ce qu'un Drive partagé ?

Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite Business, G Suite for Education, G Suite Enterprise et dans Drive Enterprise. Comparer les éditions

Dans Google Drive, les Drive partagés vous permettent de stocker des fichiers, de les rechercher et d'y accéder en équipe. Les fichiers d'un Drive partagé appartiennent à une équipe, et non à une personne. Même si des membres quittent le groupe, les fichiers restent disponibles pour que votre équipe puisse continuer à partager des informations et à travailler partout, sur n'importe quel appareil.

Remarque : Si votre organisation s'est abonnée à un compte G Suite ou Drive Enterprise avant juillet 2017, vous devrez peut-être activer les Drive partagés pour vos utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez l'article Gérer l'activité et les utilisateurs d'un Drive partagé.

À propos des Drive partagés

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Que pouvez-vous faire avec un Drive partagé ?

Créez un Drive partagé pour vos projets ou votre équipe afin de partager des fichiers et de travailler à plusieurs dessus. 

Fonctionnalité Description
Disponibilité des fichiers après le départ d'un collaborateur  C'est votre organisation qui est propriétaire des fichiers dans un Drive partagé, et non un individu. Lorsqu'un employé quitte l'entreprise et qu'un administrateur supprime son compte, ses fichiers restent donc disponibles dans les Drive partagés.
Règles de partage améliorées Tous les membres d'un Drive partagé voient le même contenu.
Visibilité du contenu Si vous ajoutez un utilisateur à un groupe Google, il est automatiquement ajouté à tous les Drive partagés associés à ce groupe.
Ajouter des utilisateurs externes à des Drive partagés Vous pouvez ajouter des utilisateurs n'appartenant pas à votre organisation à un Drive partagé. Dans ce cas :
  • Le Drive partagé s'affiche dans le Google Drive de l'utilisateur externe.
  • Tous les travaux auxquels l'utilisateur externe contribue (par exemple, s'il crée, modifie ou importe un fichier) sont transférés au domaine qui a créé le Drive partagé et lui appartiennent.
  • L'utilisateur externe doit disposer d'un compte Google et être connecté à Drive.
Synchroniser le contenu sur votre Bureau Les utilisateurs accèdent à leurs Drive partagés sur leur ordinateur à l'aide du programme Drive File Stream. Pour savoir comment le configurer pour votre organisation, consultez l'article Déployer Drive File Stream.
Comparer les Drive partagés avec Mon Drive
  Drive partagés Mon Drive
Quels types de fichiers peuvent être ajoutés ? Tous les types de fichiers, à l'exception des fichiers de Google Maps Tous les types de fichiers
Qui est propriétaire des fichiers et des dossiers ?  Votre organisation La personne qui a créé le fichier ou le dossier
Puis-je déplacer des fichiers et des dossiers ?

Les utilisateurs ne peuvent déplacer que des fichiers. 

Les administrateurs peuvent déplacer des fichiers et des dossiers.

Oui
Puis-je synchroniser des fichiers sur mon ordinateur ? 

Avec Drive File Stream : oui

Avec Sauvegarde et synchronisation : non

Oui
Comment fonctionne le partage ? Tous les membres de l'équipe voient les mêmes fichiers. Chaque utilisateur voit différents fichiers dans un dossier, selon ses droits d'accès à chaque fichier.
Combien de temps les fichiers supprimés sont-ils conservés dans la corbeille ?
  • Chaque Drive partagé dispose de sa propre corbeille. 
  • Au bout de 30 jours, les fichiers et les dossiers placés dans la corbeille sont supprimés définitivement. 
  • Les membres peuvent supprimer des fichiers plus tôt s'ils le souhaitent.
Les fichiers et les dossiers placés dans la corbeille y restent jusqu'à ce que l'utilisateur sélectionne "Supprimer définitivement".
Puis-je restaurer des fichiers ? Oui, si vous disposez d'un droit d'accès "Administrateur", "Gestionnaire de contenu" ou "Contributeur". Oui, si vous les avez créés
Tirer le meilleur parti des Drive partagés

En tant qu'administrateur G Suite, vous devez réfléchir à la manière dont vous souhaitez organiser et partager les données de votre organisation lorsque vous décidez d'utiliser Mon Drive ou un Drive partagé. Consultez les bonnes pratiques suivantes :

  • Partagez du contenu de manière responsable : les Drive partagés ne doivent servir qu'à partager du contenu destiné au public ou à l'ensemble de l'organisation. Conservez dans Mon Drive les fichiers personnels et privés.
  • Améliorez la collaboration : créez un Drive partagé pour chaque projet et accordez le niveau d'accès le plus élevé à tous les membres de l'équipe.
  • Utilisez davantage les Drive partagés et améliorez leur visibilité : formez vos responsables et vos employés aux Drive partagés. 
  • Organisez le contenu : aidez les utilisateurs à déplacer leur contenu depuis Mon Drive vers des Drive partagés. 
  • Partagez du contenu dans des Drive partagés : lorsque vous ajoutez des utilisateurs à un Drive partagé, ils peuvent accéder à tous les éléments contenus dedans. Vous ne pouvez pas limiter l'accès à des sous-dossiers. Si vous avez besoin de plusieurs niveaux d'autorisation pour vos utilisateurs, créez plusieurs Drive partagés.
  • Déplacez du contenu : les utilisateurs peuvent déplacer leurs fichiers de Mon Drive vers un Drive partagé. Si un autre utilisateur est propriétaire d'un fichier dont vous avez besoin, demandez-lui de le déplacer.
  • Partagez le contenu d'un Drive partagé avec des utilisateurs externes : vous et vos utilisateurs pouvez partager les fichiers d'un Drive partagé avec des personnes externes. Dans ce cas, les fichiers apparaissent dans "Partagés avec moi" et dans les autres vues de ces utilisateurs, mais il leur est impossible de les importer dans Mon Drive ou dans un autre Drive partagé.
Quand créer un Drive partagé

Si les utilisateurs de votre organisation vous demandent dans quel contexte ils doivent créer des Drive partagés, prenez en compte les points suivants : 

  • Les fichiers intéressent-ils la plupart ou l'ensemble des membres d'une équipe de projet particulière ?
  • Les fichiers ont-ils un thème cohérent en commun ?

Si la réponse à ces deux questions est "Oui", il est recommandé de créer un Drive partagé. 

Si les fichiers concernent des projets différents, créez plusieurs Drive partagés. Plus le nombre de projets et d'équipes augmente, plus la recherche et la gestion du contenu deviennent difficiles.

Quand réorganiser un Drive partagé
Si vos utilisateurs ont des difficultés à utiliser un Drive partagé au fil du temps, vous devrez peut-être en réorganiser le contenu. Voici quelques signes annonciateurs de la nécessité de cette opération. 
Condition Description
Trop de fichiers à la racine

Si vous voyez un grand nombre de fichiers à la racine d'un Drive partagé, cela peut être dû à l'un des problèmes suivants :

  • L'objectif n'est pas clair. Des fichiers de différents projets y sont stockés, sans organisation particulière.
  • La liste des membres est trop importante. Un trop grand nombre d'équipes de projet ou d'unités organisationnelles sont membres.

Le Drive partagé doit être réorganisé en plusieurs Drive partagés représentant chacun un projet ou une équipe fonctionnelle (ou plurifonctionnelle).

Tentative d'associer des dossiers à des projets

Vos utilisateurs peuvent tenter de créer un Drive partagé pour un portefeuille de projets ou de programmes, puis créer des dossiers pour chaque projet. Ils peuvent vous demander différents droits d'accès pour chacun des dossiers du Drive partagé, ce qui peut indiquer que celui-ci compte trop de membres. 

Dans ce cas de figure, chacun des dossiers doit être réorganisé en un Drive partagé spécifique.

Débat sur l'organisation des dossiers ou des fichiers au sein des équipes

Si plusieurs équipes peinent à s'entendre sur l'organisation des fichiers et des dossiers dans un Drive partagé, cela signifie que celui-ci regroupe trop de projets et d'équipes. Le contenu du Drive partagé doit être réorganisé en deux ou trois Drive partagés :

  • Un Drive partagé n'hébergeant que du contenu partagé représentant une équipe de projet plurifonctionnelle
  • Un ou plusieurs Drive partagés pour le contenu propre à chacune des équipes fonctionnelles
N'inclure que le contenu de groupe dans un Drive partagé Les utilisateurs doivent éviter d'importer leurs notes ou contenus personnels dans un Drive partagé. Les Drive partagés sont destinés à partager du contenu susceptible d'intéresser une équipe ou un groupe.
Qui doit être membre d'un Drive partagé

Évitez d'ajouter tout le monde à un Drive partagé, sauf si le contenu est très spécifique. 

Par exemple, un Drive partagé contenant des informations sur la protection sociale des collaborateurs d'une entreprise basée aux États-Unis pourrait être une bonne idée. Toutefois, le fait de créer un Drive partagé pour l'ensemble de l'entreprise, puis d'ajouter un dossier nommé "Protection sociale" peut compliquer l'organisation du Drive partagé et la recherche de données.

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