Las unidades compartidas son carpetas especiales de Google Drive que te permiten almacenar, buscar y acceder a archivos en un espacio compartido por un equipo. Los archivos de unidades compartidas pertenecen a un equipo y no a un usuario concreto. De esta forma, aunque alguien deje el equipo, los archivos permanecerán en la unidad compartida para que los demás puedan seguir compartiendo información y trabajando desde cualquier lugar y dispositivo.
Funciones principales de las unidades compartidas
- Los archivos y las carpetas permanecen después de que alguien se vaya
Los archivos de una unidad compartida pertenecen a la organización, no a una persona. Cuando un usuario deja la organización y un administrador elimina su cuenta, se conservan los archivos que ha añadido o creado en unidades compartidas.
- Opción de compartir flexible
Para acceder a los archivos y las carpetas de unidades compartidas, tienes dos opciones: 1) añadir usuarios o grupos a la unidad compartida, y 2) compartir archivos y carpetas con usuarios que no sean miembros.
- Opciones para compartir de forma fácil y coherente para los miembros. Todos los miembros de una unidad compartida ven el mismo contenido. Sin embargo, si quieres mantener la privacidad de cierta información sensible, puedes usar carpetas con acceso limitado en las unidades compartidas para controlar quién puede ver el contenido de una carpeta. Con acceso limitado, solo podrán abrir la carpeta y acceder a su contenido los usuarios que añadas directamente a ella. Los demás miembros de la unidad compartida pueden ver el nombre de la carpeta, pero no pueden abrirla a menos que obtengan acceso.
Puedes añadir un grupo como miembro de una unidad compartida. De esta forma, cuando se añada un usuario al grupo, Grupos de Google lo añadirá automáticamente a todas las unidades compartidas que incluyan ese grupo. A los miembros se les asignan niveles de acceso, que controlan lo que pueden hacer con los archivos y la unidad compartida. - Uso compartido personalizado para usuarios que no son miembros. Si se permite, los miembros de una unidad compartida pueden compartir archivos y carpetas concretos con usuarios que no sean miembros de ella. Con esta opción, solo puedes compartir la información a la que necesita acceder un usuario que no sea miembro, sin tener que compartir todo el contenido de la unidad compartida.
- Opciones para compartir de forma fácil y coherente para los miembros. Todos los miembros de una unidad compartida ven el mismo contenido. Sin embargo, si quieres mantener la privacidad de cierta información sensible, puedes usar carpetas con acceso limitado en las unidades compartidas para controlar quién puede ver el contenido de una carpeta. Con acceso limitado, solo podrán abrir la carpeta y acceder a su contenido los usuarios que añadas directamente a ella. Los demás miembros de la unidad compartida pueden ver el nombre de la carpeta, pero no pueden abrirla a menos que obtengan acceso.
- Los usuarios externos pueden trabajar en tus unidades compartidas (si tu organización lo permite)
Si tu organización lo permite, puedes añadir usuarios externos a una unidad compartida siempre que tengan una dirección de correo asociada a una cuenta de Google. Cualquier contribución de los usuarios externos (por ejemplo, editar, crear o subir archivos) en una unidad compartida que haya creado un miembro de tu organización se transferirá a tu propiedad y será propiedad de ella.
Si los usuarios no tienen unidades compartidas en su edición de Google Workspace, solo puedes añadirlos con el acceso de lector. Sin embargo, según los permisos de la carpeta, quizás puedas darles acceso para comentar o editar archivos concretos de la unidad compartida. Cómo compartir una carpeta de una unidad compartida
- Sincronizar unidades compartidas con el ordenador
Puedes acceder a las unidades compartidas desde tu ordenador con Google Drive para ordenadores.
Comparación entre las unidades compartidas y Mi unidad
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Mi unidad |
Unidades compartidas |
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¿Quién puede añadir archivos? |
La persona a la que pertenece Mi unidad. |
Cualquier miembro con acceso de Colaborador o de niveles superiores. |
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¿Quién es el propietario de los archivos y las carpetas? |
A la persona que los ha creado. |
Al equipo. |
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¿Puedo mover archivos y carpetas? |
Sí, puedes mover archivos y carpetas a distintas ubicaciones dentro de Mi unidad. |
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¿Puedo sincronizar archivos con mi ordenador? |
Sí, con Google Drive para ordenadores. Para obtener más información, consulta el artículo Qué se puede hacer con Drive para ordenadores. |
Sí, con Google Drive para ordenadores. |
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¿Cómo funciona el uso compartido? |
Puede que los usuarios vean diferentes archivos en una carpeta, dependiendo del tipo de acceso que tengan a cada archivo. Los propietarios de carpetas solo pueden controlar el acceso a las carpetas compartidas de Mi unidad. |
De forma predeterminada, todos los miembros de una unidad compartida pueden ver todos los archivos. Los miembros con acceso de administrador pueden usar carpetas con acceso limitado en las unidades compartidas para controlar quién puede ver el contenido que contienen. |
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¿Puedo cambiar quién tiene acceso a una carpeta? |
Sí, puedes controlar el acceso a archivos y carpetas específicos que tengas en Mi unidad. |
Sí, si tienes acceso de administrador a la carpeta o si eres miembro con acceso de gestor de contenido y el permiso Permitir que los gestores de contenido compartan carpetas, puedes cambiar el acceso a una carpeta a limitado. |
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¿Cuánto tiempo permanecen en la papelera los archivos que elimino? |
Los archivos y las carpetas de la papelera se eliminan definitivamente a los 30 días. También puedes eliminar archivos de la papelera seleccionando Eliminar definitivamente. |
Cada unidad compartida tiene su propia papelera.
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¿Puedo restaurar archivos? |
Sí, si el archivo en cuestión te pertenece. |
Sí, si tienes como mínimo acceso de Colaborador. |