Gestionar unidades compartidas

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite Enterprise y Drive Enterprise. Comparar ediciones

Las unidades compartidas de Google son espacios compartidos en los que los equipos pueden guardar, buscar y acceder a sus archivos fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.  

Los archivos de unidades compartidas pertenecen a un equipo y no a un usuario concreto. Incluso si alguien deja el equipo, los archivos permanecerán en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.

Nota: Las unidades compartidas están activadas de forma predeterminada en las cuentas nuevas de G Suite. Si tu organización se registró en G Suite antes de julio del 2017, es posible que tengas que activar las unidades compartidas en todo tu dominio o en algunas unidades organizativas. Más información

Qué puedes hacer con las unidades compartidas

Puedes crear una unidad compartida con tus proyectos o tu equipo para compartir información y trabajar. 

Función Descripción
Usar archivos aunque un empleado haya dejado el equipo  Los archivos son propiedad de un equipo y una organización, no de un usuario concreto. Cuando un empleado deja la organización y su cuenta se elimina, sus archivos permanecen en las unidades compartidas.
Reglas para compartir contenido mejoradas Todos los miembros de una unidad compartida ven el mismo contenido.
Visibilidad del contenido Cuando se añade un usuario a un grupo de Google, se incluye automáticamente en todas las unidades compartidas de ese grupo.
Añadir usuarios externos a unidades compartidas

Puedes añadir usuarios externos a una unidad compartida.

  • La unidad compartida aparece en el Google Drive del usuario externo.
  • Cualquier contribución de los usuarios externos (por ejemplo, editar, crear o subir archivos) se transferirá al dominio donde se creó la unidad compartida y pasará a ser propiedad del dominio.
  • Los usuarios externos deben tener una cuenta de Google y haber iniciado sesión en Drive. 

Nota: Como administrador de G Suite, también puedes impedir que personas ajenas a tu organización accedan a los archivos. Más información

Sincronizar el contenido en el ordenador Los usuarios pueden acceder a las unidades compartidas desde sus ordenadores mediante la función File Stream de Drive

Diferencias entre Mi unidad y las unidades compartidas

  Unidades compartidas Mi unidad
¿Qué tipos de archivos puedo añadir? Cualquier tipo de archivo.* Cualquier tipo de archivo.
¿Quién es el propietario de los archivos y las carpetas?  El equipo. El usuario que ha creado el archivo o la carpeta.
¿Puedo mover archivos y carpetas?

Los usuarios solo pueden mover archivos. 

Los administradores también pueden mover carpetas.

Sí.
¿Puedo sincronizar archivos en mi ordenador? 

Depende de la solución de sincronización que utilices:

  • File Stream de Drive: sí.
  • Copia de seguridad y sincronización: no.
Sí.
Compartir archivos Todos los miembros del equipo ven el mismo conjunto de archivos. Puede que los usuarios no vean los mismos archivos en una carpeta, dependiendo del tipo de acceso que tengan a cada archivo.
¿Cuánto tiempo permanecen en la papelera los archivos que elimino?
  • Cada unidad compartida tiene su propia papelera. 
  • Los archivos y las carpetas de la papelera se eliminan definitivamente a los 30 días. 
  • Los miembros pueden eliminar archivos concretos antes.
Los archivos o las carpetas permanecen en la papelera hasta que el usuario selecciona Eliminar definitivamente.
¿Puedo restaurar archivos? Sí, si tienes acceso para editar o acceso completo. Sí, si los has creado tú.

* Excepto los de Google Maps.

Aprovechar al máximo las unidades compartidas

Como cliente de G Suite, puedes aprovecharte de todas las ventajas que tienen las unidades compartidas con respecto a Mi unidad. Piensa cómo quieres organizar tus datos para decidir qué unidad se adapta mejor a tu organización.
Prácticas recomendadas generales
  • Comparte el contenido de forma responsable: utiliza las unidades compartidas para compartir el contenido que quieras hacer público. Guarda los archivos personales y privados en Mi unidad.
  • Mejora la colaboración: crea una unidad compartida en cada proyecto y asigna a todos los miembros del equipo el nivel de acceso más alto (por ejemplo, acceso completo).
  • Aumenta el uso y la visibilidad de las unidades compartidas: informa a tus administradores y empleados sobre cómo se usan las unidades compartidas. 
  • Organiza el contenido: ayuda a tus usuarios a mover todo el contenido de Mi unidad a unidades compartidas. 
  • Migra contenido según corresponda: pide a los usuarios que empiecen a migrar proyectos activos o documentos de equipo si no disponen de muchos recursos o tiempo para hacerlo. 
  • Comparte el contenido en unidades compartidas:
    • Cuando se añade a usuarios a una unidad compartida, pueden acceder a todo su contenido, ya que no es posible restringir el acceso a subcarpetas concretas. Si necesitas dar otro tipo de permisos, crea otra unidad compartida.  
    • Los usuarios pueden mover todos sus archivos de Mi unidad a una unidad compartida. Si algún archivo pertenece a otro usuario, pídele que lo mueva.
    • Se puede compartir un archivo concreto de una unidad compartida directamente con un usuario que no sea miembro de esa unidad. En ese caso, el usuario verá el archivo en "Compartido conmigo" y en otras vistas, pero no podrá añadirlo a Mi unidad ni a otra unidad compartida.
    • Controla cómo se comparte el contenido de unidades compartidas.

Cuándo se debería crear una unidad compartida

Si los usuarios de tu organización tienen dudas sobre cuándo crear unidades compartidas, plantéales lo siguiente: 

  1. ¿Los archivos son de interés para todos o para la mayoría de los miembros del equipo de un proyecto concreto?
  2. ¿Los archivos tratan de una misma temática?

Si la respuesta a ambas preguntas es afirmativa, conviene crear una unidad compartida. 

Si los archivos son de distintos proyectos, crea varias unidades compartidas, pero ten en cuenta que, a medida que aumenta el número de proyectos y equipos, puede ser más difícil encontrar y gestionar el contenido.

Cuándo se debería reorganizar una unidad compartida

Si al cabo de un tiempo a tus usuarios les resulta cada vez más difícil utilizar las unidades compartidas, es posible que tengas que reorganizar su contenido. Estas son algunas señales que indican que puede ser la hora de reorganizarlo: 
Señal Descripción
Hay demasiados archivos en el nivel raíz

Si una unidad compartida tiene muchos archivos en el nivel raíz, podría deberse a uno de estos factores:

  • El objetivo de la unidad compartida es demasiado general: hay varios proyectos que la utilizan como depósito para todo tipo de archivos.
  • La lista de miembros de la unidad compartida es excesivamente larga: hay demasiados equipos de proyectos u organizaciones asignados como miembros.

La unidad compartida debería reorganizarse creando otras unidades para incluir en ellas el contenido de proyectos y equipos funcionales (o multifuncionales) concretos. 

Se crean carpetas que representan la estructura de los proyectos

Puede que los usuarios creen una unidad compartida para trabajar en una serie de proyectos o programas y, después, creen carpetas en cada proyecto. Tras esto, es posible que te soliciten configurar diferentes permisos de acceso a cada una de las carpetas de la unidad compartida. Esta situación puede indicar que la unidad compartida está saturada. 

En un caso así, debería crearse una unidad compartida por cada carpeta.

Nota: Para hacer más sencilla la reorganización, el equipo de G Suite puede plantearse proporcionar controles mejores para organizar un gran número de unidades compartidas en el futuro. 

Los equipos no se ponen de acuerdo sobre cómo deberían organizarse las carpetas y los archivos

Si hay varios equipos que no consiguen ponerse de acuerdo sobre cómo deberían organizarse los archivos y las carpetas de una unidad compartida, puede ser indicio de que contiene demasiados proyectos y equipos. La unidad compartida debería reorganizarse creando 2 o 3 unidades nuevas:

  • Una unidad compartida que solo incluya el contenido "compartido" y que represente un equipo de proyecto multifuncional
  • Una unidad compartida (o varias) que incluya el contenido específico de cada equipo funcional
Se incluye contenido personal en una unidad compartida Los usuarios no deberían incluir sus notas o su contenido personal en una unidad compartida. Las unidades compartidas están pensadas para guardar archivos de proyectos compartidos que podrían ser de interés para todo un equipo o un grupo. 
¿Qué miembros se deben añadir a una unidad compartida?

Salvo que el contenido sea sumamente específico, no se debería incluir a todos los miembros de una organización en una unidad compartida. 

Un ejemplo de uso correcto sería crear una unidad compartida para los empleados de una empresa de Estados Unidos donde se incluya información sobre las prestaciones sociales en el país. Por el contrario, crear una unidad compartida para toda la empresa y luego añadir una carpeta llamada "Prestaciones de EE. UU." podría complicar la organización de la unidad compartida y las búsquedas.

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