Was sind geteilte Ablagen?

Diese Funktion ist in G Suite Business, G Suite for Education, G Suite Enterprise und Drive Enterprise verfügbar. G Suite-Versionen vergleichen

Mit geteilten Ablagen in Google Drive kann ein Team gemeinsam Dateien speichern, danach suchen und daran arbeiten. Dateien in geteilten Ablagen gehören nicht einer einzelnen Person, sondern dem gesamten Team. Selbst wenn Mitglieder aus dem Team ausscheiden, bleiben die Dateien am selben Speicherort, sodass das Team weiterhin Informationen teilen und von jedem Gerät aus daran arbeiten kann.

Hinweis: Falls sich Ihre Organisation vor Juli 2017 für ein G Suite- oder Drive Enterprise-Konto registriert oder dafür ein Upgrade durchgeführt hat, müssen Sie diese Funktion möglicherweise erst für Ihre Nutzer aktivieren. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Geteilte Ablagen: Nutzer und Aktivitäten verwalten.

Geteilte Ablagen

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Welche Möglichkeiten bieten mir geteilte Ablagen?

Sie können geteilte Ablagen für Projekte oder Teams erstellen, um Informationen und relevante Dokumente für alle Mitbearbeiter freizugeben und Inhalte gemeinsam zu bearbeiten. 

Funktion Beschreibung
Dateien eines ausgeschiedenen Mitarbeiters finden  Die Dateien in einer geteilten Ablage gehören Ihrer Organisation und nicht einer einzelnen Person. Wenn ein Mitarbeiter die Organisation verlässt und ein Administrator sein Konto löscht, bleiben seine Dateien in der geteilten Ablage.
Verbesserte Freigaberegeln Alle Mitglieder einer geteilten Ablage sehen dieselben Inhalte.
Sichtbarkeit von Inhalten Wenn Sie einer Gruppe in Google Groups einen Nutzer hinzufügen, wird er automatisch allen geteilten Ablagen hinzugefügt, in denen diese Gruppe Mitglied ist.
Geteilten Ablagen externe Nutzer hinzufügen Sie haben die Möglichkeit, Nutzer außerhalb Ihrer Organisation einer geteilten Ablage hinzuzufügen. Beachten Sie dabei Folgendes:
  • Die geteilte Ablage wird den externen Nutzern in Google Drive angezeigt.
  • Alle Beiträge externer Nutzer wie das Ändern, Erstellen oder Hochladen von Dateien werden an die Domain übertragen, in der die geteilte Ablage erstellt wurde, und gehören der Domain.
  • Die externen Nutzer müssen ein Google-Konto haben und in Drive angemeldet sein.
Inhalte auf Computern synchronisieren Nutzer können mithilfe von Drive File Stream von einem Computer aus auf ihre geteilten Ablagen zugreifen. Weitere Informationen zur Einrichtung für Ihre Organisation finden Sie im Hilfeartikel Drive File Stream bereitstellen.
Geteilte Ablagen und "Meine Ablage" im Vergleich
  Geteilte Ablagen Meine Ablage
Welche Dateitypen können hinzugefügt werden? Alle Dateitypen außer Dateien aus Google Maps Alle Dateitypen
Wer ist Eigentümer der Dateien und Ordner?  Ihre Organisation Der Nutzer, der sie erstellt hat
Können Dateien und Ordner verschoben werden?

Nutzer können nur Dateien verschieben. 

Administratoren können Dateien und Ordner verschieben.

Ja
Können Dateien mit dem Computer synchronisiert werden? 

Mit Drive File Stream: Ja

Mit Back-up & Sync: Nein

Ja
Wie funktioniert die Freigabe? Alle Teammitglieder sehen dieselben Dateien. Unterschiedliche Nutzer sehen nicht dieselben Dateien in einem Ordner. Welche Dateien jemand sieht, ist von der Zugriffsberechtigung abhängig.
Wie lange bleiben gelöschte Dateien im Papierkorb?
  • Für jede geteilte Ablage gibt es einen eigenen Papierkorb. 
  • Nach 30 Tagen werden die Dateien und Ordner im Papierkorb endgültig gelöscht. 
  • Mitglieder können bestimmte Dateien auch früher löschen.
Dateien und Ordner bleiben so lange im Papierkorb, bis der Nutzer "Endgültig löschen" auswählt.
Können Dateien wiederhergestellt werden? Ja, wenn Sie Zugriff als Administrator, Content-Manager oder Beitragender haben. Ja, wenn Sie sie erstellt haben.
Geteilte Ablagen optimal nutzen

Wenn Sie sich als G Suite-Administrator zwischen "Meine Ablage" und einer geteilten Ablage entscheiden, sollten Sie überlegen, wie Sie in Ihrer Organisation Daten organisieren und freigeben möchten. Lesen Sie sich dazu die folgenden Best Practices durch:

  • Inhalte überlegt freigeben: Verwenden Sie geteilte Ablagen für Inhalte, die öffentlich oder organisationsweit freigegeben werden sollen. Persönliche und private Dateien sollten Sie hingegen in "Meine Ablage" speichern.
  • Zusammenarbeit verbessern: Erstellen Sie eine geteilte Ablage pro Projekt und weisen Sie allen Teammitgliedern die höchste Zugriffsebene zu.
  • Verwendung und Bekanntheit geteilter Ablagen steigern: Schulen Sie Führungskräfte und Mitarbeiter im Gebrauch geteilter Ablagen. 
  • Inhalte anordnen: Zeigen Sie Nutzern, wie sie Inhalte aus "Meine Ablage" in geteilte Ablagen verschieben können. 
  • Inhalte in geteilten Ablagen freigeben: Wenn Sie einer geteilten Ablage Nutzer hinzufügen, haben sie Zugriff auf alle darin enthaltenen Inhalte. Den Zugriff auf Unterordner können Sie nicht einschränken. Falls für bestimmte Nutzer unterschiedliche Berechtigungen erforderlich sind, müssen Sie eine neue geteilte Ablage erstellen.
  • Inhalte verschieben: Nutzer können Dateien, deren Eigentümer sie sind, aus "Meine Ablage" in eine geteilte Ablage verschieben. Wenn Sie eine Datei in einer geteilten Ablage benötigen, die jemand anderem gehört, können Sie ihn bitten, sie zu verschieben.
  • Nutzer, die nicht Mitglied einer geteilten Ablage sind: Sie und Ihre Nutzer können Dateien in einer geteilten Ablage für Nichtmitglieder freigeben. Die Datei wird dem Nutzer anschließend unter "Für mich freigegeben" oder in einer anderen Ansicht angezeigt. Er hat jedoch nicht die Möglichkeit, sie zu einer anderen geteilten Ablage oder zu "Meine Ablage" hinzuzufügen.
Wann sollte eine neue geteilte Ablage erstellt werden?

Stellen Sie sich dazu diese Fragen: 

  • Sind die Dateien für die meisten bzw. alle Mitglieder eines bestimmten Projektteams relevant?
  • Haben die Dateien eine gemeinsame Thematik?

Wenn Sie beide Fragen mit "Ja" beantworten, sollten Sie eine neue geteilte Ablage erstellen. 

Falls sich die Dateien auf mehrere Projekte beziehen, erstellen Sie mehrere geteilte Ablagen. Denn wenn immer mehr Projekte und Teams hinzukommen, kann es schwierig werden, in einer einzigen geteilten Ablage nach Inhalten zu suchen und diese zu verwalten.

Wann sollte eine geteilte Ablage neu sortiert werden?
Wenn Nutzer mit der Zeit Schwierigkeiten haben, eine geteilte Ablage zu verwenden, müssen Sie die Inhalte möglicherweise neu anordnen. Das kann z. B. in den folgenden Fällen erforderlich sein: 
Situation Beschreibung
Zu viele Dateien auf der obersten Ebene

Wenn auf der obersten Ebene einer geteilten Ablage viele Dateien gespeichert sind, hat das möglicherweise folgende Gründe:

  • Der Zweck der geteilten Ablage ist zu unspezifisch und sie wird verwendet, um für mehrere Projekte beliebige Dateien abzulegen.
  • Die geteilte Ablage hat zu viele Projektteams oder Organisationseinheiten als Mitglieder.

Die bestehende geteilte Ablage sollte in mehrere neue geteilte Ablagen gegliedert werden, die jeweils einzelnen Projekten und Teams mit bestimmten Funktionen bzw. funktionsübergreifenden Teams zugeordnet werden.

Projekte sollen in separate Ordner umsortiert werden

Möglicherweise verwenden Nutzer eine geteilte Ablage für diverse Projekte oder Programme und möchten dann einen Ordner pro Projekt erstellen. Vielleicht werden Sie darum gebeten, unterschiedliche Zugriffsberechtigungen für die einzelnen Ordner in der geteilten Ablage einzurichten. Das kann ein Anzeichen dafür sein, dass die geteilte Ablage zu viele Mitglieder hat. 

In solchen Fällen sollte jeder Ordner durch eine eigene geteilte Ablage ersetzt werden.

Teams diskutieren über die Organisation von Ordnern bzw. Dateien

Wenn mehrere Teams darüber diskutieren, wie Dateien und Ordner in einer geteilten Ablage am besten angeordnet werden sollen, umfasst die Ablage möglicherweise zu viele Projekte und Teams. Sie sollte in zwei oder drei neue geteilte Ablagen aufgeteilt werden:

  • Eine davon gehört einem funktionsübergreifenden Projektteam und enthält nur Inhalte, die für alle freigegeben wurden.
  • Eine (oder mehrere) werden für die spezifischen Inhalte jedes Teams mit einer bestimmten Funktion erstellt.
Geteilte Ablagen sollten nur Gruppeninhalte umfassen Nutzer sollten in geteilten Ablagen keine privaten Inhalte oder Notizen speichern. Sie sind nur für geteilte Projektdateien und Elemente gedacht, die für das gesamte Team oder die ganze Gruppe von Interesse sind.
Mitglieder von geteilten Ablagen sollten sinnvoll festgelegt werden

Solange es nicht um spezielle Inhalte geht, sollte nicht die gesamte Organisation Zugriff auf eine geteilte Ablage erhalten. 

Ein gutes Beispiel ist eine geteilte Ablage mit Informationen zu Sozialleistungen in Deutschland für die Mitarbeiter einer deutschen Niederlassung eines weltweit tätigen Unternehmens. Wenn es hingegen nur eine geteilte Ablage für das gesamte Unternehmen und darin einen Ordner mit dem Namen "Sozialleistungen in Deutschland" gäbe, könnte das zu Problemen bei der Organisation und Suche in der geteilten Ablage führen.

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