協助家長和監護人瞭解 Google Workspace for Education

Google 認為家長 (本文中家長一詞也涵蓋監護人) 有必要瞭解子女在課堂中運用 Google 服務的情形。本文能協助使用 Google Workspace for Education 的中小學 (幼兒園到高中) 與家長和監護人建立有效的溝通橋樑,讓他們瞭解學生透過 Google Workspace for Education 帳戶使用 Google 服務的情形,有需要時也能協助徵詢家長同意。 
 
學校系統管理員可以決定要提供哪些服務以及各項服務的相關政策,因此每間學校的 Google Workspace for Education 使用情形有所不同。我們認為學校最瞭解校園中使用 Google 服務的實際情形,因此由學校來與家長分享相關資訊,會是最合適的做法。Google 無法為所有學校提供一體適用的方法,但會致力提供必要資訊,以便讓校方瞭解我們的服務以及隱私權和安全性相關措施,並確保家長充分掌握相關資訊。 
 
使用 Google Workspace for Education 的學校可以按照以下步驟,幫助家長瞭解學校運用 Google 服務的情形,以及 Google 在學生使用這些服務時所取得的資訊內容和使用這類資訊的方式。

1. 決定貴校要使用哪些 Google 服務

Google Workspace for Education 提供兩種 Google 服務:根據貴校《Google Workspace for Education 協議》所提供的核心服務 (例如 Gmail、雲端硬碟、日曆和 Classroom),以及必須經過學校網域管理員允許,才能透過 Google Workspace for Education 帳戶使用 (且必須用於教育用途) 的額外服務 (例如 YouTube、地圖和 Blogger)。如要進一步瞭解核心服務和額外服務的差異,請參閱這篇說明文章
 
Google Workspace for Education 管理員可以管理使用者能透過自己的帳戶存取哪些核心和額外服務。因此,幼兒園到高中的學校必須瞭解學生可以存取哪些服務,以便與家長分享這些服務的相關資訊。

2. 視需要取得家長或監護人的同意

學校允許學生存取 Google 服務前,可能需要取得家長或監護人同意。Google 針對美國地區的學校提供了家長同意通知書範本,但校方可自行決定如何運用;只要填入學校的聯絡資訊和啟用服務的資訊,連同下列資源與家長和監護人分享即可。

  • 允許未成年使用者存取額外服務前須先取得同意:Google Workspace for Education 的協議 (第 2.5 節) 規定,學校必須先取得家長或監護人同意,才能允許未滿 18 歲的使用者存取額外服務
  • 學校也可針對核心服務取得家長同意:我們建議學校最好也先取得家長或監護人同意,才開放學生使用核心服務。否則,當學校申請及使用這些 Google Workspace for Education 核心服務時,即表示校方代表家長同意使用這些服務。

可與家長和監護人分享的資源

除了上述的通知書範本外,建議學校與家長和監護人分享下列相關資源,以取得他們的同意:

各國家/地區和社區的法規與管理措施皆有所不同,Google 無法針對貴校適用的法規為您提供法規遵循方面的建議。此外,取得家長同意聲明的方式也必須符合所在管轄區的法律規範。

可能發生的錯誤

家長嘗試透過 Family Link 應用程式,將 Google Workspace for Education 帳戶新增至已經擁有受監督子女帳戶的個人 Android 裝置時,可能會看到錯誤訊息,進而向管理員尋求協助。出現這類錯誤,主要是因為子女帳戶受 Family Link 應用程式管理,但學校帳戶是由學校的系統管理員透過行動裝置管理 (MDM) 服務控管。

錯誤訊息可能會顯示「無法登入。與 Google 伺服器連線時發生問題,請稍後再試」,或是「您的 Google Workspace for Education 帳戶是由學校系統管理員負責管理,因此無法新增到這部裝置。這部裝置已由 Family Link 管理,且只能有 1 位管理員。」

建議您採取以下做法:

  1. 將學生機構單位的行動裝置管理 (MDM) 服務設為 [基本],而非 [進階]
  2. 您也可以為自攜裝置的學生另外建立一個機構單位,並將行動裝置管理 (MDM) 服務設為 [基本]

我們不建議您關閉行動裝置管理 (MDM) 服務。

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