Comunicação com os pais e responsáveis sobre o Google Workspace for Education

Consideramos importante que os pais (termo usado neste artigo em referência aos responsáveis também) entendam como os filhos usam os Serviços do Google na sala de aula. Este artigo ajudará as escolas de ensino fundamental e médio que usam o Google Workspace for Education a se comunicar de maneira eficaz com os pais sobre o uso dos Serviços do Google pelos alunos com as contas do Google Workspace for Education e a obter o consentimento dos responsáveis quando necessário.  
 
Como os administradores das escolas definem quais serviços estão disponíveis e as políticas para cada um, cada escola usa o Google Workspace for Education de maneira diferente. Acreditamos que somente as escolas têm condições de personalizar as informações que compartilham com os pais com base na forma como usam os Serviços do Google. Não existe uma solução única para todos, mas o objetivo do Google é apresentar as informações necessárias sobre nossos serviços e nossas práticas de privacidade e segurança para que as escolas mantenham os pais e mães atualizados. 
 
As escolas que têm o Google Workspace for Education podem seguir as etapas abaixo para ajudar os pais a entender como elas usam os Serviços do Google, quais informações o Google coleta nesse processo e como as utiliza.

1. Definir quais Serviços do Google a escola usará

O Google Workspace for Education tem duas categorias de Serviços do Google: Serviços principais (como o Gmail, o Drive, o Agenda e o Sala de Aula), fornecidos com base no contrato do Google Workspace for Education firmado pela escola, e Serviços adicionais (como o YouTube, o Maps e o Blogger), que podem ser usados com as contas do Google Workspace for Education se permitido para fins educacionais pelo administrador do domínio da escola.  Este artigo explica melhor as diferenças entre os Serviços principais e adicionais.
 
Os administradores do Google Workspace for Education gerenciam os Serviços principais e adicionais que os usuários podem acessar com as próprias contas. As escolas de ensino fundamental e médio devem estar cientes de quais serviços os alunos recebem permissão para acessar e compartilhar as informações sobre esses serviços com os pais.

2. Solicitar o consentimento de pais ou responsáveis quando necessário

As escolas talvez precisem ou queiram obter o consentimento de pais ou responsáveis para os serviços do Google que os alunos terão permissão para acessar. Para as escolas nos Estados Unidos, o Google oferece este modelo, mas elas decidem a melhor forma de usar o modelo, preenchê-lo com os próprios dados de contato e as informações sobre os serviços permitidos. Depois elas podem compartilhar o documento junto com os recursos para pais/mães a seguir.

  • Os Serviços adicionais exigem consentimento para os usuários menores de idade: de acordo com a seção 2.5 do contrato do Google Workspace for Education, as escolas precisam do consentimento dos pais ou responsáveis para os Serviços adicionais a que os alunos menores de 18 anos têm acesso.
  • As escolas também podem obter o consentimento para os Serviços principais: como prática recomendada, elas talvez queiram obter o consentimento dos pais ou responsáveis para os Serviços principais permitidos. Caso contrário, elas dão consentimento para o uso dos Serviços principais em nome dos pais, que inscrevem a conta deles para o uso desses serviços do Google Workspace for Education.

Recursos para compartilhar com os pais e responsáveis

Além do modelo de aviso acima, recomendamos que as escolas compartilhem os recursos abaixo com pais ou responsáveis para obter consentimento:

Dependendo do país e da comunidade, as escolas têm regulamentações e abordagens diferentes, e o Google não fornece orientações de compliance com a legislação aplicável à sua escola. É necessário obter o consentimento de pais/mães conforme a legislação da jurisdição pertinente.

Erros possíveis

É possível que os pais entrem em contato com você, como administrador, a respeito de mensagens de erro recebidas ao tentar adicionar uma conta do Google Workspace for Education a um dispositivo Android pessoal com uma conta supervisionada no app Family Link. Esses erros ocorrem principalmente quando a conta pessoal da criança é gerenciada no app Family Link e a conta escolar está sujeita ao gerenciamento de dispositivos móveis (MDM, na sigla em inglês) pelo administrador da escola.

Podem aparecer estas mensagens: "Não foi possível fazer login. Ocorreu um problema na comunicação com os servidores do Google. Tente novamente mais tarde." ou "Sua conta do Google Workspace for Education, gerenciada pelo administrador da escola, não pode ser adicionada a este dispositivo. Ele já é gerenciado pelo Family Link e pode ter apenas um administrador."

Recomendamos o seguinte:

  1. Defina o MDM como Básico, e não Avançado, para a unidade organizacional do aluno.
  2. Ou crie uma unidade organizacional separada para os alunos que participam do programa de BYOD e defina o MDM como Básico.

Não recomendamos desativar o MDM.

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