W Google uważamy, że rodzice (w tym artykule pojęcie to obejmuje również opiekunów) powinni wiedzieć, w jaki sposób ich dzieci korzystają z naszych usług w szkole. Ten artykuł pomoże szkołom, które używają Google Workspace for Education, w skutecznej komunikacji z rodzicami i opiekunami na temat korzystania przez uczniów z usług Google i usług innych firm (zwanych też czasami rozwiązaniami innych firm) za pomocą kont Google Workspace for Education. Podane tu informacje ułatwią również uzyskanie zgody rodziców lub opiekunów prawnych w stosownych przypadkach.
Każda placówka korzysta z Google Workspace for Education inaczej, ponieważ to szkolni administratorzy decydują o tym, które usługi są dostępne i jakie są zasady ich użytkowania. Naszym zdaniem to szkoły najlepiej wiedzą, jakie informacje przekazywać rodzicom, bo mają lepsze rozeznanie, jakich usług Google faktycznie używają. Nie ma uniwersalnego rozwiązania, dlatego celem Google jest udostępnienie informacji związanych z usługami, zabezpieczeniami i polityką prywatności Google, które pozwolą szkołom dobrze poinformować rodziców.
Poniższe informacje ułatwią szkołom korzystającym z Google Workspace for Education wyjaśnienie rodzicom, w jaki sposób szkoła używa usług Google, jakie informacje są przesyłane do Google w ramach korzystania z tych usług i w jaki sposób Google wykorzystuje przesłane informacje. Jeśli szkoła zdecyduje się włączyć na kontach Google Workspace for Education uczniów dostęp do usług innych firm, powinna również powiadomić rodziców o tych usługach i uzyskać ich zgodę.
1. Określanie, które usługi Google będą używane w szkole
Google Workspace for Education oferuje 2 rodzaje usług Google: usługi podstawowe (takie jak Gmail, Dysk, Kalendarz czy Classroom), które są dostępne w ramach umowy na korzystanie z Google Workspace for Education, oraz usługi dodatkowe (takie jak YouTube i Mapy), które mogą być używane na kontach Google Workspace for Education do celów edukacyjnych, jeśli zezwoli na to administrator szkolnej domeny. W tym artykule opisaliśmy różnice między usługami podstawowymi i dodatkowymi.
Administratorzy Google Workspace for Education mogą decydować, które usługi podstawowe i dodatkowe mają być dostępne na kontach użytkowników. Szkoły powinny wiedzieć, do których usług mają dostęp użytkownicy poniżej 18 roku życia, aby móc przekazać rodzicom odpowiednie informacje.
2. Uzyskiwanie zgody rodzica lub opiekuna w stosownych przypadkach
Szkoły mogą chcieć – również ze względów formalnych – uzyskać zgodę rodziców lub opiekunów na udostępnianie uczniom usług Google. Aby im to ułatwić, przygotowaliśmy ten szablon. Jest on opracowany na podstawie wymogów obowiązujących w Stanach Zjednoczonych, ale szkoły mogą go dostosować, a następnie wpisać odpowiednie dane kontaktowe i informacje o udostępnianych usługach oraz przekazać go rodzicom razem z materiałami wymienionymi poniżej.
- Zgoda rodziców jest wymagana w przypadku korzystania z usług dodatkowych przez osoby nieletnie: umowa na korzystanie z Google Workspace for Education (sekcja 3.5) wymaga od szkół uzyskania zgody rodziców lub opiekunów na korzystanie przez osoby nieletnie z wszelkich usług dodatkowych, które mają być udostępniane uczniom.
- Szkoły mogą również poprosić o zgodę w przypadku korzystania z usług podstawowych: najlepiej jest uzyskać zgodę rodziców lub opiekunów także na korzystanie przez osoby nieletnie z udostępnianych przez szkołę usług podstawowych. Niemniej jednak zarejestrowanie konta w Google Workspace for Education oraz rozpoczęcie korzystania z usług przez szkołę jest równoznaczne z wyrażeniem zgody w imieniu rodziców na korzystanie z usług podstawowych.
Jeśli zezwalasz użytkownikom poniżej 18 roku życia na dostęp do usług innych firm przy użyciu ich kont Google Workspace for Education, szkoła ma obowiązek uzyskać zgodę rodziców lub opiekunów prawnych, zanim uczniowie zaczną korzystać z tych usług.
Materiały dla rodziców i opiekunów
Oprócz wymienionego szablonu powiadomienia zalecamy też przekazanie tych materiałów rodzicom lub opiekunom w ramach uzyskiwania ich zgody:
- Sposób gromadzenia i używania danych przez usługi Google w przypadku kont Google Workspace for Education opisaliśmy w naszych Informacjach na temat ochrony prywatności w Google Workspace for Education.
- Informacje o zobowiązaniach prawnych Google związanych z podstawowymi i dodatkowymi usługami Google Workspace for Education opublikowaliśmy w naszym Centrum pomocy.
- Informacje o tym, w jaki sposób usługi Google zapewniają ochronę prywatności, znajdują się w naszym Przewodniku po zasadach prywatności w usługach Google i na stronie privacy.google.com. W przypadku użytkowników ze szkół podstawowych i średnich oraz użytkowników oznaczonych przez administratora jako osoby poniżej 18 roku życia Google nie wykorzystuje żadnych danych osobowych (ani żadnych informacji związanych z kontem Google Workspace for Education) do kierowania reklam. To ograniczenie, zawarte w Informacjach na temat ochrony prywatności, jest nadrzędne wobec wszelkich stwierdzeń związanych z reklamami znajdujących się na wymienionych stronach.
- Informacje na temat spełniania przez Google międzynarodowych wymogów prawnych dotyczących ochrony danych można znaleźć w Aneksie dotyczącym przetwarzania danych w chmurze, w którym opisano zaawansowane środki ochrony danych uzgodnione przez firmę Google i jej klientów.
- Odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące prywatności i bezpieczeństwa zawiera Centrum prywatności i bezpieczeństwa Google for Education.
- Jeśli rodzice zalogują się na konto Google Workspace for Education swojego dziecka, na stronie myaccount.google.com mogą wyświetlać dane osobowe i ustawienia konta oraz nimi zarządzać.
Szkoły w różnych krajach i regionach są objęte różnymi przepisami i zasadami, dlatego Google nie jest w stanie udzielać informacji na temat wymogów zgodności z prawem obowiązujących konkretną szkołę. Zgodę rodziców należy uzyskać zgodnie z lokalnym prawem.
Możliwe błędy
Jeśli pełnisz rolę administratora, rodzice mogą kontaktować się z Tobą w sprawie komunikatów o błędach, które otrzymują, gdy próbują dodać konto Google Workspace for Education do osobistego urządzenia z Androidem, na którym wcześniej znajdowało się konto Google zarządzane za pomocą Family Link. Błędy te występują przeważnie, gdy konto dziecka jest zarządzane przez Family Link, a konto szkolne podlega zarządzaniu urządzeniami mobilnymi (MDM) przez administratora szkoły.
Treść komunikatu błędu może brzmieć tak: „Nie udało się zalogować. Podczas komunikacji z serwerami Google wystąpił problem. Spróbuj ponownie później”. Lub tak: „Na tym urządzeniu nie możesz dodać swojego konta Google Workspace for Education, którym zarządza szkolny administrator. To urządzenie jest już zarządzane przez Family Link i może mieć tylko jednego menedżera”.
Nasze wskazówki:
- W jednostce organizacyjnej, do której należy uczeń, ustaw funkcję MDM na Podstawowe, a nie Zaawansowane.
- Możesz też utworzyć oddzielną jednostkę organizacyjną dla uczniów korzystających z własnych urządzeń i ustawić MDM na Podstawowe.
Nie zalecamy wyłączania usługi MDM.
