Communiceren met ouders en voogden over G Suite for Education

Bij Google vinden we het belangrijk dat ouders (waarmee we in dit artikel ook voogden bedoelen) begrijpen hoe hun kinderen Google-services gebruiken in het klaslokaal. Dit artikel helpt basisscholen en middelbare scholen die G Suite for Education gebruiken ervan te verzekeren dat ze effectief met ouders kunnen communiceren over hoe Google-services door leerlingen worden gebruikt met G Suite for Education-accounts, en waar nodig toestemming van ouders te verkrijgen.  
 
Omdat schoolbeheerders kunnen bepalen welke services en welke beleidsregels voor elke service er beschikbaar zijn, is het gebruik van G Suite voor elke school anders. We vinden dat de informatie die met ouders wordt gedeeld, het beste door de school zelf kan worden aangepast, afhankelijk van welke Google-services de school gebruikt. Er bestaat geen algemeen informatiepakket voor alle scholen, maar Google probeert scholen de informatie over onze services en onze privacy- en beveiligingspraktijken te geven die ze nodig hebben om ouders goed op de hoogte te houden. 
 
Scholen die G Suite for Education gebruiken, kunnen de onderstaande stappen volgen om ouders te helpen begrijpen hoe de school Google-services gebruikt, welke gegevens Google verzamelt tijdens het gebruik van deze services en hoe Google die gegevens gebruikt.

1. Bepalen welke Google-services je school zal gebruiken

G Suite for Education biedt twee categorieën Google-services: Kernservices (zoals Gmail, Drive, Agenda en Classroom) die zijn onderworpen aan de G Suite for Education-overeenkomst van de school, en Aanvullende services (zoals YouTube, Maps en Blogger) die voor consumentgebruikers zijn ontworpen en voor onderwijsdoeleinden kunnen worden gebruikt met G Suite for Education-accounts, als de domeinbeheerder van de school hiervoor toestemming geeft.  In dit artikel worden de verschillen tussen Kernservices en Aanvullende services uitgelegd.
 
G Suite for Education-beheerders kunnen beheren tot welke Kernservices en Aanvullende services hun gebruikers toegang hebben met hun account. Basisscholen en middelbare scholen moeten bijhouden tot welke services leerlingen toegang hebben, zodat ze informatie over die services kunnen delen met ouders.

2. Waar nodig toestemming van een ouder of voogd verkrijgen

Scholen moeten of willen wellicht toestemming van een ouder of voogd verkrijgen om een leerling toegang tot de Google-services te geven. Voor scholen in de Verenigde Staten biedt Google daarvoor deze template. Elke school moet echter zelf bepalen hoe deze het beste kan worden gebruikt, eigen contactgegevens invullen, informatie verstrekken over de services die de school inschakelt, en de template samen met de onderstaande bronnen voor ouders delen.

  • Voor Aanvullende services is toestemming nodig voor minderjarigen: De overeenkomst (artikel 2.5) van G Suite for Education vereist dat scholen toestemming van een ouder of voogd krijgen om leerlingen onder de achttien jaar toegang tot Aanvullende services te geven.
  • Scholen kunnen ervoor kiezen ook toestemming voor Kernservices te verkrijgen: Scholen kunnen het beste ook om toestemming van een ouder of voogd vragen voor de Kernservices die ze inschakelen. Anders zouden scholen namens ouders toestemming geven voor Kernservices door zich aan te melden voor en gebruik te maken van deze G Suite for Education-services.

Bronnen om te delen met ouders en voogden

Naast de bovenstaande kennisgevingstemplate raden we scholen aan de onderstaande bronnen te delen met ouders en voogden als onderdeel van het verkrijgen van toestemming:

Scholen in verschillende landen en gemeenschappen hebben verschillende regelgevingen en benaderingen. Google kan je geen advies geven over het naleven van de wetten die gelden voor je school. Je moet toestemming van ouders verkrijgen op een manier waarmee je de wetten in je jurisdictie naleeft.
 

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?