Informar a padres y tutores sobre Google Workspace for Education

En Google, creemos que es importante que los padres (un término que usamos en este artículo para referirnos también a los tutores) sepan cómo utilizan sus hijos los servicios de Google en clase. La información facilitada más abajo ayudará a los centros educativos que utilizan Google Workspace for Education a informar de forma eficaz a los padres y los tutores sobre cómo usan los servicios de Google y otros servicios de terceros (a veces también denominados "productos de terceros") los alumnos que acceden con cuentas de Google Workspace for Education, así como a obtener su consentimiento cuando corresponda.  
 
Como los administradores de los centros pueden determinar qué servicios están disponibles y sus políticas, el uso que haga de Google Workspace for Education cada centro educativo será diferente. Creemos que los centros son los más indicados para personalizar la información que comparten con los padres basándose en el uso real que hacen de los servicios de Google. No hay una solución que se adapte bien a todos, pero Google se ha propuesto ofrecer a los centros educativos la información que necesitan sobre nuestros servicios y nuestras prácticas de privacidad y seguridad, de forma que puedan mantener bien informados a los padres. 
 
Los centros que tienen Google Workspace for Education pueden seguir los pasos que se indican a continuación para informar a los padres de cómo usan los servicios de Google, qué información obtiene Google cuando los utilizan y el uso que hace Google de esa información. Si los centros educativos optan por permitir el acceso de los alumnos a servicios de terceros con sus cuentas de Google Workspace for Education, deben notificar a los padres en relación con esos servicios y obtener su consentimiento cuando sea necesario.

1. Determinar qué servicios de Google utilizará tu centro educativo

Google Workspace for Education ofrece dos categorías de servicios de Google: los Servicios Principales (como Gmail, Drive, Calendar y Classroom), que se proporcionan de conformidad con el contrato de Google Workspace for Education, y los Servicios Adicionales (como YouTube y Maps), que se pueden utilizar con las cuentas de Google Workspace for Education si un administrador de dominio del centro permite su uso con fines educativos.  Consulta más información sobre las diferencias entre los dos tipos de servicio.
 
Los administradores de Google Workspace for Education pueden gestionar a qué Servicios Principales y Adicionales pueden acceder sus usuarios con sus cuentas. Los centros educativos deben indicar a qué servicios permiten el acceso de usuarios menores de 18 años para poder compartir información sobre esos servicios con los padres.

2. Obtener el consentimiento de los padres cuando corresponda

Es posible que los centros educativos quieran o deban obtener el consentimiento de los padres para autorizar a los alumnos a acceder a los servicios de Google. Google proporciona una plantilla a los centros educativos de Estados Unidos para ayudarles con este trámite, pero serán ellos quienes determinen la mejor manera de utilizarla, la rellenen con su propia información de contacto y sobre los servicios que habilitan, y la compartan junto con los recursos para padres indicados a continuación.

  • El uso de los Servicios Adicionales por parte de menores requiere el consentimiento parental: en el contrato de Google Workspace for Education (sección 3.5) se establece que los centros educativos deben obtener el consentimiento de los padres para autorizar a los menores de edad a utilizar los Servicios Adicionales.
  • Los centros educativos deben determinar si necesitan también el consentimiento para usar los Servicios Principales: como práctica recomendada, al centro educativo también le podría interesar obtener el consentimiento de los padres para usar los Servicios Principales que habiliten. De todos modos, cuando el centro educativo se registra en los servicios de Google Workspace for Education y los utiliza, se entiende que proporciona el consentimiento para usar los Servicios Principales en nombre de los padres.

Si permites que los usuarios menores de 18 años accedan a servicios de terceros con su cuenta de Google Workspace for Education, es responsabilidad del centro educativo obtener el consentimiento parental cuando sea necesario, antes de permitir que los alumnos accedan a esos servicios.

Recursos que se pueden compartir con los padres y los tutores

Además de la plantilla anterior, recomendamos que los centros educativos compartan los recursos siguientes con los padres a la hora de solicitar su consentimiento:

Los centros de enseñanza de los distintos países y comunidades atienden a diferentes normativas y enfoques, por lo que Google no podrá asesorarte sobre el cumplimiento de las leyes que rigen tu centro. Debes obtener el consentimiento de los padres de forma que cumpla las leyes de tu jurisdicción.

Posibles errores

Como administrador, es posible que los padres contacten contigo para informarte de los mensajes de error que obtienen cuando intentan añadir una cuenta de Google Workspace for Education a un dispositivo Android personal con una cuenta de Google que ya tenían y que se gestiona con Family Link. Estos errores se producen principalmente cuando la aplicación Family Link gestiona la cuenta infantil de Google, y la cuenta de centro educativo está sujeta a la gestión de dispositivos móviles (MDM) del administrador del centro.

Los errores podrían indicar "No se ha podido iniciar sesión. Se ha producido un error al establecer comunicación con los servidores de Google. Vuelve a intentarlo más tarde". O bien "No se ha podido añadir a este dispositivo tu cuenta de Google Workspace for Education, gestionada por el administrador del centro educativo. Este dispositivo ya se gestiona mediante Family Link y solo puede tener un administrador".

Te recomendamos que hagas lo siguiente:

  1. Establece MDM como Básica, no como Avanzada, para la unidad organizativa del alumno.
  2. También puedes crear una unidad organizativa independiente para los alumnos que usan dispositivos personales (BYOD) y establecer MDM como Básica.

No se recomienda desactivar MDM.

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