ในฐานะผู้ดูแลระบบขององค์กร คุณสามารถใช้แอป Google Admin เพื่อทำงานสำคัญด้านการดูแลระบบได้จากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต Android
คุณต้องมีสิทธิ์ของ User Management ที่เหมาะสม จึงจะทำขั้นตอนเหล่านี้ได้ หากไม่มีสิทธิ์นี้ คุณจะไม่เห็นคำสั่งที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ
จัดการสิทธิ์เข้าถึงของผู้ใช้
เพิ่มผู้ใช้ใหม่และส่งรายละเอียดบัญชีให้ผู้ใช้ก่อนที่ผู้ใช้ในองค์กรจะเริ่มใช้บริการของ Google ได้ คุณต้องเพิ่มผู้ใช้แต่ละคนลงในบริการดังกล่าวก่อน
หมายเหตุ: นอกจากนี้คุณยังเพิ่มผู้ใช้จาก Google Contacts ลงในอุปกรณ์ Android ได้ด้วย
วิธีเพิ่มผู้ใช้ใหม่
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
ลูกศรลง
เพื่อเลือกบัญชีอื่น
- แตะเมนู
- แตะเพิ่ม
- ใส่รายละเอียดของผู้ใช้
- หากบัญชีของคุณมีหลายโดเมนเชื่อมโยงอยู่ ให้แตะรายการโดเมน แล้วเลือกโดเมนที่ต้องการเพิ่มผู้ใช้
- (ไม่บังคับ) ตั้งรหัสผ่านเริ่มต้นของผู้ใช้
แอป Google Admin จะสร้างรหัสผ่านชั่วคราวให้กับผู้ใช้ใหม่โดยค่าเริ่มต้น โดยรหัสผ่านจะมีจำนวนอักขระมากกว่าที่กำหนดขั้นต่ำ (8) หรือจำนวนที่คุณกำหนดไว้สำหรับโดเมน
- (ไม่บังคับ) หากต้องการเปลี่ยนรหัสผ่านเริ่มต้น ให้เปลี่ยนสร้างรหัสผ่านอัตโนมัติเป็นปิด แล้วป้อนรหัสผ่านใหม่ 2 ครั้ง
Google กำหนดให้รหัสผ่านต้องมีอักขระอย่างน้อย 8 ตัว โปรดดูเคล็ดลับในการสร้างรหัสผ่านที่รัดกุมได้ที่ความช่วยเหลือเกี่ยวกับรหัสผ่าน
- (ไม่บังคับ) กำหนดให้ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่านเมื่อลงชื่อเข้าใช้ครั้งถัดไป
ระบบจะเปิดข้อกำหนดนี้ไว้โดยค่าเริ่มต้น
- (ไม่บังคับ) หากต้องการเปลี่ยนรหัสผ่านเริ่มต้น ให้เปลี่ยนสร้างรหัสผ่านอัตโนมัติเป็นปิด แล้วป้อนรหัสผ่านใหม่ 2 ครั้ง
- (ไม่บังคับ) หากต้องการเพิ่มข้อมูลอื่นๆ ของผู้ใช้ ให้แตะเพิ่มข้อมูล คุณจะเห็นข้อมูลนี้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google และรายชื่อติดต่อใน Gmail
- แตะเสร็จสิ้น
- (ไม่บังคับ) แตะแชร์เพื่อส่งรายละเอียดให้ผู้ใช้ใหม่
คุณสามารถบล็อกสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้สำหรับบริการ Google ขององค์กรได้ชั่วคราวโดยระงับบัญชีผู้ใช้ การดำเนินการนี้จะไม่ลบโปรไฟล์หรือข้อมูลของผู้ใช้ออก แต่ผู้ใช้จะลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ที่มีการจัดการหรือรับอีเมลและคำเชิญใหม่ในปฏิทิน (ด้วย Google Workspace) ไม่ได้อีกต่อไป
เมื่อระงับบัญชีของผู้ใช้แล้ว คุณจะโอนการเป็นเจ้าของข้อมูลใน Google ไดรฟ์หรือ Google+ ของผู้ใช้รายนี้ให้กับผู้ใช้รายอื่นได้ด้วย
วิธีระงับผู้ใช้
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะรูปภาพของผู้ใช้เพื่อเลือก คุณสามารถเลือกผู้ใช้ได้มากกว่า 1 คน
- แตะระงับ
. หากไม่เห็นไอคอนนี้ ให้แตะเพิ่มเติม
- แตะระงับเพื่อยืนยัน
วิธีระงับผู้ใช้คนเดียวจากหน้าบัญชีของผู้ใช้
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะชื่อผู้ใช้เพื่อเปิดหน้าบัญชีของผู้ใช้ขึ้นมา
- แตะระงับ
- แตะระงับเพื่อยืนยัน
วิธีระงับผู้ใช้และโอนข้อมูลใน Google+ หรือไดรฟ์ของผู้ใช้
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะรูปภาพของผู้ใช้แล้วแตะระงับ
- แตะระงับและโอนข้อมูล
- แตะเลือก
- แตะชื่อผู้ใช้ที่เป็นผู้รับข้อมูล
- เลือกข้อมูลที่จะโอน แล้วเลือกรวมข้อมูลส่วนตัว (ไม่บังคับ)
- แตะโอน
เมื่อผู้ใช้ออกจากองค์กรไปแล้ว เราขอแนะนำให้ลบบัญชี Google ที่มีการจัดการของผู้ใช้รายนั้นออก การลบบัญชีของผู้ใช้จะเป็นการลบข้อมูลของผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงข้อความอีเมลและปฏิทิน (ใน Google Workspace) และยังบล็อกผู้ใช้ไม่ให้เข้าถึงบริการของ Google ที่มีการจัดการขององค์กรด้วย
เมื่อลบบัญชีของผู้ใช้ คุณจะโอนการเป็นเจ้าของข้อมูลในไดรฟ์หรือ Google+ ของผู้ใช้รายนี้ให้กับผู้ใช้รายอื่นได้ด้วย
วิธีลบผู้ใช้
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะรูปภาพของผู้ใช้เพื่อเลือก คุณสามารถเลือกผู้ใช้ได้มากกว่า 1 คน
- แตะลบ
หากไม่เห็นไอคอนนี้ ให้แตะเพิ่มเติม
- แตะลบเพื่อยืนยัน
วิธีลบผู้ใช้คนเดียวจากหน้าบัญชีของผู้ใช้
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะชื่อผู้ใช้เพื่อเปิดหน้าบัญชีของผู้ใช้ขึ้นมา
- แตะลบ
- แตะลบเพื่อยืนยัน
วิธีลบผู้ใช้และโอนข้อมูลใน Google+ หรือไดรฟ์ของผู้ใช้
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะรูปภาพของผู้ใช้ แล้วแตะลบ
- แตะโอนข้อมูลและลบ
- แตะเลือก
- แตะชื่อผู้ใช้ที่เป็นผู้รับข้อมูล
- เลือกข้อมูลที่จะโอน แล้วเลือกรวมข้อมูลส่วนตัว (ไม่บังคับ)
- แตะโอน
คุณรีเซ็ตรหัสผ่านได้หากผู้ใช้ลืมรหัสผ่านของบัญชี Google ที่มีการจัดการ หรือหากคุณคิดว่าบัญชีของผู้ใช้ถูกบุกรุก ในกรณีที่ลืมรหัสผ่านของผู้ดูแลระบบ โปรดดูรีเซ็ตรหัสผ่านของผู้ดูแลระบบ
วิธีรีเซ็ตรหัสผ่านของผู้ใช้
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะรูปภาพของผู้ใช้เพื่อเลือก
- แตะรีเซ็ต
โดยค่าเริ่มต้น ตัวเลือกสร้างรหัสผ่านโดยอัตโนมัติซึ่งสร้างรหัสผ่านแบบสุ่มจะเปิดใช้อยู่ โปรดปิดตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการตั้งรหัสผ่าน ถ้าเลือกตั้งรหัสผ่าน ให้ป้อนรหัสผ่านและป้อนอีกครั้งเพื่อยืนยัน
- (ไม่บังคับ) หากต้องการบังคับให้ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่านเมื่อลงชื่อเข้าใช้ครั้งถัดไป ให้เปิดตัวเลือกกำหนดให้ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่านเมื่อเข้าสู่ระบบครั้งถัดไป
- แตะรีเซ็ต
หากผู้ใช้ใช้ที่อยู่อีเมลสำรองได้ ระบบจะแจ้งการเปลี่ยนรหัสผ่านให้ผู้ใช้ทราบโดยอัตโนมัติทางที่อยู่อีเมลนั้น หากใช้ที่อยู่อีเมลไม่ได้ ให้แตะแจ้งเพื่อเตือนผู้ใช้ให้ทราบถึงการเปลี่ยนรหัสผ่านโดยใช้วิธีอื่น
ในฐานะผู้ดูแลระบบขององค์กร คุณสามารถคืนสถานะบัญชีผู้ใช้ที่ถูกระงับซึ่งมีลักษณะดังนี้
- คุณ (หรือผู้ดูแลระบบคนอื่น) ระงับบัญชีนั้นด้วยตนเองเพื่อบล็อกการเข้าถึงไว้ชั่วคราว
- ถูกระงับโดยอัตโนมัติเนื่องจากมีความเสี่ยง
- ถูก Gmail ระงับโดยอัตโนมัติ (Google Workspace เท่านั้น) เนื่องจากใช้งานเกินจากที่บัญชีกำหนด
หลังจากคืนสถานะบัญชีแล้ว ผู้ใช้จะสามารถลงชื่อเข้าใช้และเข้าถึงบริการและข้อมูลทั้งหมดของตนได้ โดยจะได้รับอีเมล คำเชิญในปฏิทิน และอื่นๆ เช่นเดียวกับก่อนหน้าที่จะถูกระงับ
วิธีคืนสถานะบัญชีผู้ใช้ที่ถูกระงับ
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะผู้ใช้ทั้งหมด
- แตะชื่อของผู้ใช้ที่ถูกระงับ
- ในหน้าบัญชีของผู้ใช้ ให้แตะเพิ่มเติม
จัดการข้อมูลในไดรฟ์หรือ Google+ ของผู้ใช้ (Google Workspace เท่านั้น)
โอนข้อมูลในไดรฟ์หรือ Google+ ของผู้ใช้คุณสามารถโอนการเป็นเจ้าของข้อมูลไดรฟ์หรือ Google+ จากผู้ใช้รายหนึ่งหรือกลุ่มหนึ่งไปยังผู้ใช้อีกรายหนึ่งหรือกลุ่มหนึ่งได้ ผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของข้อมูลที่คุณโอนจะยังเข้าถึงบัญชีของตัวเองและสร้างข้อมูลต่อไปได้
วิธีโอนข้อมูลในไดรฟ์หรือ Google+ ของผู้ใช้
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะชื่อของผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของข้อมูลที่จะโอน
- แตะโอนข้อมูล
หากไม่เห็นไอคอนนี้ ให้แตะเพิ่มเติม
- แตะเลือก แล้วแตะชื่อผู้ใช้ที่จะรับข้อมูล
- เลือกข้อมูลที่จะโอน แล้วเลือกรวมข้อมูลส่วนตัว (ไม่บังคับ)
- แตะโอน
คุณจะเห็นรายการผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของข้อมูลที่กำลังโอนหรือรายการผู้ใช้ที่โอนข้อมูลไม่สำเร็จ
วิธีแสดงผู้ใช้ที่กำลังโอนข้อมูล
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะผู้ใช้ทั้งหมด
- แตะอยู่ระหว่างการโอนข้อมูลเพื่อดูผู้ใช้ทั้งหมดที่เป็นเจ้าของข้อมูลที่กำลังโอน
วิธีแสดงผู้ใช้ที่โอนข้อมูลไม่สำเร็จ
- เปิดแอป Google Admin
- หากจำเป็น ให้เปลี่ยนไปใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ: แตะเมนู
- แตะเมนู
- แตะผู้ใช้ทั้งหมด
- แตะการโอนข้อมูลล้มเหลวเพื่อดูผู้ใช้ทั้งหมดที่โอนข้อมูลไม่สำเร็จ
