在 Google 日曆中建立會議室、公司用車等日曆資源時，也會同時建立這些資源的日曆。之後，使用者就可以將需要預訂的資源加入自己的日曆活動中，這時相關資源的日曆上便會自動建立相應的活動。
事前準備
請務必先將需要共用的資源新增至「我的日曆」清單，這項操作必須透過具有日曆管理權限的管理員帳戶執行。
- 如果您要管理的資源並未出現在日曆中，請先建立資源。
- 使用管理員帳戶登入，然後開啟 Google 日曆。
- 在左側的「其他日曆」旁邊，依序按一下「新增」圖示
「瀏覽資源」。
- 按一下該資源所在的建築物或地點。
- 勾選該資源旁邊的方塊，即可將其加入「我的日曆」清單。
共用資源
使用者可以將您共用的資源加入「其他日曆」清單，藉此查看資源的可用時段、為活動預訂資源及接收通知。不過，使用者無法編輯資源。
- 使用管理員帳戶登入，然後開啟 Google 日曆。
- 在「我的日曆」清單中，將滑鼠游標移至要共用的資源上，然後依序點選「更多」圖示
- 選擇要使用的資源共用方式。
-
在共用日曆的設定中，您可以設定一般「活動的存取權限」和「與特定使用者共用日曆」權限。若同時有兩種設定，使用者的權限以較大者為準。
舉例來說，如果您選取「公開這個日曆」和「查看所有活動的詳細資料」，又與特定使用者共用日曆並選取「只能看見是否有空」，則該使用者仍可以查看所有活動的詳細資料。
- 如要與機構全體成員共用日曆，請在「活動的存取權限」之下執行下列操作：
- 勾選「與機構共用」方塊。
- 按一下右側的向下箭頭
並選擇所需選項。詳情請參閱本頁下方的「資源權限」。
- 如果您未設定新資源的內部共用選項，新資源就會沿用貴機構次要日曆的預設共用選項。如要與 Google 網路論壇中的特定使用者或群組共用日曆，請在「與特定使用者共用日曆」部分執行下列操作：
- 按一下「新增邀請對象」。
- 新增要共用日曆的使用者或群組電子郵件地址。
- 在「權限」部分按一下向下箭頭
- 按一下「傳送」。
-
- 確認使用者能夠預訂資源。詳情請參閱「測試資源預訂功能」。
- 通知使用者，說明現在可以將資源加入活動。
- (選用) 完成「管理資源邀請的處理方式」中的步驟。
瞭解資源權限
對於共用的資源，您可以控制要如何對使用者顯示資源的活動預訂情形，以及使用者是否能新增或編輯活動。
- 只能看見是否有空 (隱藏詳細資訊)：使用者在個人日曆中建立或修改活動時，可以預訂資源，但無法在資源日曆中查看其他活動的名稱或詳細資料。如果您沒有在機構中允許預訂顯示是否有空的資源，則共用資源時，至少要授予「查看所有活動的詳細資料」權限。否則，使用者雖然可以嘗試預訂資源，但資源會顯示為無法使用。
- 查看所有活動的詳細資料：使用者在個人日曆中建立或修改活動時，可以預訂資源及查看活動詳細資料。活動主辦人可以在自己的日曆中修改活動，但無法直接在資源日曆中修改活動，也不能修改其他使用者的活動。
- 變更活動：使用者可以查看活動詳細資料 (包括私人活動的詳細資料)，也可以修改任何活動。這個選項只會在共用對象為特定使用者 (而非整個機構) 時出現。
- 進行變更並管理共用設定：使用者可以查看活動詳細資料 (包括私人活動的詳細資料)。他們可以修改任何活動，也可以變更共用設定。這個選項只會在共用對象為特定使用者時出現。
管理資源邀請的處理方式
- 使用管理員帳戶登入，然後開啟 Google 日曆。
- 在「我的日曆」清單中，將滑鼠游標移至資源上，然後依序點選「更多」圖示
- 在「自動接受邀請」底下，選擇最合適的資源設定：
- 自動接受不衝突的邀請：收到新的活動邀請時，只要該活動的舉行時段目前沒有其他活動安排，就接受邀請。
如果資源可供大多數系列使用，但非所有系列皆可使用，資源會接受整個系列，並拒絕資源無法使用的日期。每當有資源遭拒的情況，系統都會傳送電子郵件給活動發起人。如果資源有太多衝突，系統會拒絕整個系列，並傳送電子郵件。
- 自動將所有邀請加到這個日曆中：在日曆上顯示所有活動邀請 (即使某些活動的時間相衝突)。
- 自動接受不衝突的邀請：收到新的活動邀請時，只要該活動的舉行時段目前沒有其他活動安排，就接受邀請。
