Berbagi kalender fasilitas dan ruang

Di Google Kalender, saat membuat fasilitas kalender, seperti ruang rapat atau mobil perusahaan, Anda juga perlu membuat kalender untuk fasilitas tersebut. Kemudian, pengguna dapat menjadwalkan fasilitas dengan menambahkannya ke acara kalender mereka. Saat pengguna memesan fasilitas, acara yang sesuai akan dibuat di kalender fasilitas.

Sebelum memulai

Untuk berbagi fasilitas, Anda harus menambahkannya terlebih dahulu ke daftar Kalender saya. Untuk menambahkan fasilitas ke daftar Kalender Saya, Anda memerlukan akun administrator dengan hak istimewa pengelolaan Kalender.

1. Jika fasilitas yang ingin dikelola belum ada di Kalender, buat fasilitas.
2. Login dengan akun administrator, lalu buka Google Kalender.
3. Di sebelah kiri, di samping Kalender Lainnya, klik Tambahkan Lihat fasilitas.
4. Klik gedung atau lokasi fasilitas.
5. Di samping fasilitas, centang kotak untuk menambahkannya ke daftar Kalender saya.

Berbagi fasilitas

Jika Anda membagikan fasilitas, pengguna dapat menambahkannya ke daftar Kalender lainnya untuk memeriksa ketersediaan, memesannya untuk acara, dan mendapatkan notifikasi. Namun, mereka tidak dapat mengedit fasilitas.

1. Login dengan akun administrator, lalu buka Google Kalender.
2. Dari daftar Kalender saya, arahkan kursor ke fasilitas, lalu klik Lainnya Setelan dan berbagi.
3. Pilih cara yang Anda inginkan untuk membagikan fasilitas. 

   • Di setelan kalender bersama, Anda dapat menetapkan izin Akses umum untuk acara dan izin Berbagi dengan orang tertentu. Di antara keduanya, izin yang lebih luas akan diterapkan ke orang-orang tertentu.

     Misalnya, jika Anda memilih Sediakan untuk publik dan memilih Lihat semua detail acara, Anda juga membagikan kalender kepada orang tertentu dan memilih Lihat hanya senggang/sibuk, orang tersebut masih dapat melihat semua detail acara Anda.

   • Jika Anda ingin membagikan kalender kepada semua orang di organisasi, pada bagian Izin akses untuk acara:
     1. Centang kotak Sediakan untuk organisasi Anda.
     2. Di sebelah kanan, klik Panah bawah , lalu pilih salah satu opsi. Pelajari izin resource di bawah di halaman ini.
   • Jika Anda tidak menetapkan opsi berbagi internal untuk fasilitas baru, fasilitas tersebut akan mewarisi opsi berbagi default untuk kalender sekunder di organisasi Anda. Jika Anda ingin membagikan kalender kepada orang tertentu atau grup di Google Grup, Bagikan kepada orang-orang tertentu dengan cara:
     1. Klik Tambahkan Orang.
     2. Tambahkan alamat email orang atau grup yang ingin diajak berbagi.
     3. Untuk Izin, klik Panah bawah, lalu pilih salah satu opsi. Pelajari izin resource di bawah di halaman ini.
     4. Klik Kirim.
4. Pastikan pengguna dapat menjadwalkan fasilitas. Untuk mengetahui detailnya, buka Menguji penjadwalan fasilitas.
5. Beri tahu pengguna bahwa kini mereka dapat menambahkan fasilitas ke acara.
6. (Opsional) Selesaikan langkah untuk Mengontrol cara fasilitas menanggapi undangan. 

Mempelajari izin resource

Saat membagikan fasilitas, Anda mengontrol cara pengguna melihat acara yang dijadwalkan untuk fasilitas tersebut dan apakah mereka dapat menambahkan atau mengedit acara. 

• Hanya melihat waktu senggang/sibuk (tanpa detail)—Pengguna dapat memesan fasilitas saat membuat atau mengubah acara di kalender pribadi. Mereka tidak dapat melihat nama atau detail acara di kalender fasilitas. Jika Anda tidak mengizinkan pemesanan fasilitas yang senggang/sibuk dalam organisasi, bagikan fasilitas yang setidaknya memiliki izin Melihat detail semua acara. Jika tidak, pengguna akan mencoba menjadwalkan fasilitas dan fasilitas tidak akan tersedia.
• Melihat seluruh detail acara—Pengguna dapat memesan fasilitas dan melihat detail acara saat membuat atau mengubah acara di kalender pribadi mereka. Penyelenggara acara dapat mengubah acara dalam kalender pribadinya. Namun, dia tidak dapat mengubah acara secara langsung di kalender fasilitas atau mengubah acara pengguna lainnya. 
• Mengubah detail acara—Pengguna dapat melihat detail acara, termasuk detail acara pribadi. Mereka dapat mengubah acara apa pun. Opsi ini hanya tersedia jika fasilitas dibagikan kepada orang tertentu, bukan kepada seluruh organisasi.
• Mengubah dan mengelola fitur berbagi—Pengguna dapat melihat detail acara, termasuk detail acara pribadi. Mereka dapat mengubah acara apa pun. Mereka juga dapat mengubah setelan berbagi. Opsi ini hanya tersedia jika fasilitas dibagikan kepada orang tertentu.

Mengontrol cara fasilitas menanggapi undangan

1. Login dengan akun administrator, lalu buka Google Kalender.
2.  Dari daftar Kalender saya, arahkan kursor ke fasilitas, lalu klik Lainnya Setelan dan berbagi.
3. Pada bagian Terima otomatis undangan, pilih setelan yang paling sesuai untuk fasilitas:
   • Terima otomatis undangan yang tidak berbenturan waktunya—Fasilitas menerima undangan ke setiap acara baru jika tidak ada acara lain yang dijadwalkan pada waktu bersamaan.

     Jika fasilitas tersedia untuk sebagian besar, tetapi tidak untuk semua rangkaian acara, fasilitas akan menerima seluruh rangkaian acara dan menolak tanggal saat fasilitas tidak tersedia. Satu email dikirim ke penyelenggara acara untuk setiap acara yang ditolak. Jika fasilitas memiliki terlalu banyak waktu yang bersamaan, fasilitas akan menolak seluruh rangkaian acara dan mengirimkan satu email.

   • Otomatis tambahkan semua undangan ke kalender ini—Semua undangan ditampilkan di kalender fasilitas meskipun beberapa di antaranya untuk acara yang berlangsung pada waktu bersamaan.

Topik terkait

• Menetapkan opsi berbagi Kalender
• Membagikan kalender kepada orang lain