Som organisationens administratör kan du skapa en samlad vy över användarstatus och kontoaktivitet. Under Användarrapporter innehåller kontorapporten information om användarnas kontostatus, som status för tvåstegsverifiering och lösenordssäkerhet. Beroende på din version av Google Workspace visas även användardata som rör Google Drive, Gmail och Classroom.
Steg 1: Öppna kontorapporten
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
Rapportering
Rapporter
Steg 2: Granska data
Kontorapporten baseras på följande användardata.
Obs! Beroende på Google Workspace-utgåvan har du kanske inte har åtkomst till vissa av aktivitetsrapporterna.
Allmänt| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Användare | Användarnamn |
| Status för användarkonto |
Användarens kontostatus (Aktiv, Blockerad eller Avstängd)
Obs! Kontostatusen Aktivt omfattar mjukt borttagna användare. |
| Administratörsstatus | Användarens administrativa åtkomst (Avancerad administratör, Administratör eller Ingen) |
| Registrering för tvåstegsverifiering | Om användaren har registrerats för tvåstegsverifiering |
| Tillämpning av tvåstegsverifiering | Om användaren måste vara registrerad för tvåstegsverifiering |
| Efterlevnad av lösenordslängd | Om användaren uppfyller kraven för lösenordslängd eller inte. Anvisningar för hur du anger lösenordskrav finns i Tillämpa och övervaka användarnas lösenordskrav. |
| Lösenordssäkerhet | Om användaren har ett starkt eller svagt lösenord baserat på lösenordskraven som angetts av en administratör. Anvisningar för hur du anger lösenordskrav finns i Tillämpa och övervaka användarnas lösenordskrav. |
| Externa appar | Antalet externa appar (appar som inte kommer från Google) som användaren har installerat på domänen
Obs! Om du vill visa appnamn för varje användare och återkalla åtkomsten för externa appar läser du mer om att hantera en användares säkerhetsinställningar |
| Åtkomst till mindre säkra appar | Om användaren kan blockera eller tillåta (Tillåten eller Nekad) åtkomst för mindre säkra appar till sina konton |
| Namn som definierats av administratör | Användarens namn som tilldelats av administratören |
| Status för profilnamn | Om användaren har ändrat sitt profilnamn eller lämnat det oförändrat |
| Foto – använt lagringsutrymme (MB) | Totalt lagringsutrymme för foton som utnyttjas av användaren |
| Totalt använt lagringsutrymme (MB) | Totalt lagringsutrymme som utnyttjas av användaren |
| Använt lagringsutrymme (%) | Lagringsutrymme i procent som utnyttjas av användaren |
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Totalt antal e-postmeddelanden | Det totala antalet Gmail-meddelanden som användaren har skickat och tagit emot. Omfattar e-postmeddelanden som skickats eller tagits emot från SMTP-klienter från tredje part där Gmails SMTP-servrar används |
| Mottagen e-post | Det totala antalet Gmail-meddelanden som användaren har tagit emot. Omfattar e-postmeddelanden som tagits emot från SMTP-klienter från tredje part där Gmails SMTP-servrar används |
| Skickad e-post | Det totala antalet Gmail-meddelanden som användaren har skickat. Omfattar e-postmeddelanden som skickats från SMTP-klienter från tredje part där Gmails SMTP-servrar används |
| Gmail (POP) – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde Gmail via en POP-server (Post Office Protocol) |
| Gmail (IMAP) – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde Gmail via en IMAP-server (Internet Message Access Protocol) |
| Gmail (webb) – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde Gmail på webben. Observera att denna tidsstämpel inte synkroniseras med tidsstämpeln för senaste inloggning. |
| Gmail – använt lagringsutrymme (MB) | Totalt lagringsutrymme i Gmail som utnyttjas av användaren. |
De nya måttdefinitionerna inkluderar ”tillagt”. Detta skiljer sig från tidigare statistik eftersom det räknar när ”tilläggshändelser” inträffar. Tilläggshändelser är att skapa en fil, ladda upp, ta bort från papperskorgen eller överföra äganderätten. Denna aktivitet rapporteras oberoende av objektets slutliga tillstånd. Flera tilläggshändelser i samma fil ökar inte antalet.
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Offentlig | Antalet filer som görs tillgängliga offentligt |
| Alla med länken | Antal Drive-filer som görs tillgängliga för alla som har länken |
| Delningar med alla på domänen | Antalet Drive-filer som delas med någon på domänen som har länken |
| Delningar med alla på domänen med länk | Antalet Drive-filer som delas med någon på domänen som har länken |
| Utanför domänen | Antalet Drive-filer som delas med personer eller grupper utanför domänen |
| Delningar inom domän | Antalet Drive-filer som delas med en användare eller grupp inom domänen |
| Privata delningar | Antalet Drive-filer som inte delas alls |
| Google Kalkylark som har lagts till | Antalet kalkylark som har lagts till på Drive |
| Google-teckningar som har lagts till | Antalet filer i Google Teckningar som har lagts till |
| Google Dokument som har lagts till | Antalet textdokument som har lagts till på Drive |
| Google Presentationer som har lagts till | Antalet presentationer som har lagts till på Drive |
| Google Formulär som har lagts till | Antalet formulär som har lagts till på Drive |
| Andra typer som har lagts till | Antalet icke-Google-filer som användaren har lagt till |
| Redigerade filer | Antalet Drive-filer som användaren har redigerat |
| Filer som har visats | Antalet Drive-filer som användaren har visat |
| Filer som har lagts till | Antalet Drive-filer som användaren har lagt till |
| Drive – använt lagringsutrymme (MB) | Totalt lagringsutrymme på Drive som utnyttjas av användaren |
| Drive – senaste aktiva tid | Senaste gången användaren använde Drive |
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Classroom – tid för senaste användning | Senaste gången användaren utförde en åtgärd i Classroom, till exempel att skapa, betygsätta, skicka tillbaka eller skicka in arbete eller göra inlägg i klassens flöde. |
| Skapade klasser | Antalet kurser som har skapats |
| Skapade inlägg | Det totala antalet inlägg från lärare och elever |
Steg 3: Anpassa informationen i rapporten
- Öppna rapporten enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Inställningar
.
- (Valfritt) Om du vill lägga till kolumner i diagrammet klickar du på nedåtpilen
bredvid Lägg till ny kolumn och väljer alternativ från listan.
- (Valfritt) Om du vill ta bort ett objekt från diagrammet klickar du på Ta bort
bredvid det.
- (Valfritt) Om du vill ändra ordningen på kolumner drar och släpper du ett objekt på en ny plats.
- Klicka på Spara.
Steg 4: Filtrera informationen och exportera rapporten
Filtrera efter användare eller aktivitet
Genom att begränsa rapporten kan du visa användare eller specifika händelser. Du kan till exempel skapa ett filter som visar alla användare som använder tvåstegsverifiering. Det går även att skapa ett filter som listar personer som delar flera externa länkar.
- Öppna rapporten enligt beskrivningen i steg 1 ovan.
- Klicka på Lägg till ett filter högst upp i rapporten.
- Klicka på ett av filtren från listan, ange kriterierna och klicka på Tillämpa.
Filtrera efter organisationsenheter
Du kan filtrera efter organisationsenhet och jämföra statistik mellan underordnade organisationer i en domän.
- Öppna rapporten enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Organisationsenhet högst upp i rapporten
- Klicka på Använd.
Du kan bara filtrera den aktuella organisationshierarkin, även när du söker efter äldre data. Data som är äldre än 2018-12-20 visas inte i de filtrerade resultaten.
Filtrera efter grupp
Du kan också filtrera informationen i rapporten efter grupp. Innan en grupp visas i det här filtret måste du lägga till gruppen i godkännandelistan för filtreringsgrupper.
Mer information om hur du använder gruppfilter finns i Filtrera resultat efter Google-grupp.
Steg 1: Lägg till en grupp på godkännandelistan för filtreringsgrupper:
- Öppna rapporten enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Gruppfilter
- Klicka på Filtreringsgrupper.
Sidan Filtreringsgrupper visas. - Klicka på Lägg till grupper.
- Sök efter en grupp genom att ange de första tecknen i namnet eller e-postadressen. Markera gruppen som du vill ha.
- (Valfritt) Om du vill lägga till en annan grupp söker du efter och väljer gruppen.
- När du är klar med att välja grupper klickar du på Lägg till.
- (Valfritt) Om du vill ta bort en grupp klickar du på Ta bort grupp
- Klicka på Spara.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer
Steg 2: Filtrera granskningsloggen efter grupp
- Öppna rapporten enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Gruppfilter
- Välj en eller flera grupper och klicka på Använd.
Visa data för ett visst datum
Exportera rapportdata
Du kan exportera rapportdata till Google Kalkylark eller hämta den som en CSV-fil.
- Öppna rapporten enligt beskrivningen i steg 1 ovan.
- (Valfritt) Ändra vilken data som ska ingå i exporten, enligt beskrivningen i steg 3 ovan.
- Klicka på Ladda ned
i rapporten.
- Välj vilka kolumner som ska inkluderas och rapportens format.
- Klicka på Ladda ned.
Du kan exportera upp till 100 000 rader.
Hur gammal är datan som visas?
Du kommer inte att se fullständig data fram till nutid. Istället ser du det senaste datumet för kolumndata under diagramrubriken. Tabellen under diagrammet visar data för ett dygn för det senaste datumet.
Ibland ser du en asterisk ”*” bredvid ett kolumnnamn. Asterisken indikerar att data i den här kolumnen kan vara inaktuell jämfört med data i andra kolumner.
Mer information om när data blir tillgänglig och hur länge den lagras finns i Datalagring och fördröjning.
