G Suite 應用程式活動報告

查看使用者的應用程式使用活動

管理員可以透過應用程式使用情況報告深入瞭解貴機構使用 G Suite 應用程式的情形。您可以查看使用者的活動情形,例如特定期間的電子郵件、使用者建立及共用的檔案數、哪些使用者的雲端硬碟儲存空間用量已接近上限,以及來自不同類型裝置的搜尋查詢數量等等。

步驟 1:開啟應用程式使用情況報告

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中前往 [報告]

    如要查看 [報告],請按一下底部的 [更多控制項]

  3. 依序前往左側的 [報告] 下一步 [使用者],然後按一下 [應用程式使用情況]。如需更多資訊,請參閱步驟 2:解讀應用程式使用情況資料

步驟 2:解讀應用程式使用情況資料

管理控制台是根據下列使用者資料來產生應用程式使用情況報告。

注意:您不一定能存取以下所有活動報告,可存取的報告視您的 G Suite 版本而定。

一般
報告類型 說明
儲存空間使用總量 (MB) 使用者已使用多少 MB 儲存空間。
雲端硬碟儲存空間使用量 (MB) 使用者的雲端硬碟資料已占用多少 MB 儲存空間。
Gmail 儲存空間使用量 (MB) 使用者的 Gmail 資料已占用多少 MB 儲存空間。
相片儲存空間使用量 (MB) 使用者的相片已占用多少 MB 儲存空間。
儲存空間使用量 (%) 使用者已使用的可用儲存空間比例。
Gmail
報告類型 說明
電子郵件總數 使用者總共收發多少 Gmail 郵件 (包括從使用 Gmail SMTP 伺服器的第三方 SMTP 用戶端傳送或接收的電子郵件)。
收到的電子郵件數 使用者總共收到多少 Gmail 郵件 (包括從使用 Gmail SMTP 伺服器的第三方 SMTP 用戶端傳送或接收的電子郵件)。
傳送的電子郵件數 使用者總共寄出多少 Gmail 郵件 (包括從使用 Gmail SMTP 伺服器的第三方 SMTP 用戶端傳送或接收的電子郵件)。
Gmail (IMAP) - 上次使用時間 使用者上次透過網際網路訊息存取通訊協定 (IMAP) 存取 Gmail 的時間。
Gmail (POP) - 上次使用時間 使用者上次透過郵局通訊協定 (POP) 存取 Gmail 的時間。
Gmail (網頁版) - 上次使用時間 使用者上次使用 Gmail 網頁版的時間。請注意,這個時間戳記並未與上次登入時間戳記保持同步。
Google+
報告類型 說明
訊息數 使用者建立的訊息數。
訊息刪除後不會從該統計數字中扣除。
留言數 使用者建立的留言數。
留言刪除後不會從該統計數字中扣除。
收到的留言數 使用者的內容從其他使用者獲得的留言數。
留言刪除後不會從該統計數字中扣除。
+1 數 使用者執行 +1 的次數。
+1 刪除後不會從該統計數字中扣除。
收到的 +1 數 使用者的內容從其他使用者獲得的 +1 次數。
+1 刪除後不會從該統計數字中扣除
轉貼數 使用者轉貼的次數。
訊息刪除後不會從該統計數字中扣除。
收到的轉貼數 使用者的內容獲得其他使用者轉貼的次數。
訊息刪除後不會從該統計數字中扣除。
雲端硬碟
報告類型 說明

上次使用時間

顯示整個月的活躍使用者累計人數。使用者清單的「雲端硬碟 - 上次使用時間」欄會顯示使用者上次存取雲端硬碟的時間。
新增的檔案數 使用者新增的雲端硬碟檔案數量 (包括建立檔案、上傳、移出垃圾桶及轉移擁有權的情形)。

注意:同一個檔案出現多次動作時,系統不會累計動作次數。

已編輯的檔案數 使用者已編輯的雲端硬碟檔案數量。
已查看的檔案數 使用者已查看的雲端硬碟檔案數量。
Google 表單 雲端硬碟中新增的表單數量。
新增的 Google 簡報檔案數 雲端硬碟中新增的簡報數量。
新增的 Google 試算表檔案數 雲端硬碟中新增的試算表數量。
新增的 Google 繪圖檔案數 新增的 Google 繪圖檔案數量。
新增的 Google 文件檔案數 雲端硬碟中新增的文字文件數量。
新增的其他類型檔案數 使用者新增的非 Google 檔案數量。
Classroom
報告類型 說明
Classroom - 上次使用時間 使用者上次使用 Classroom 的時間。
已建立的課程 已建立的課程數量。
已建立的訊息 由老師和學生所建立的訊息總數。
Cloud Search
報告類型 說明
搜尋查詢數 在 Cloud Search 執行的搜尋查詢總數。
來自網路的搜尋查詢數 透過網路瀏覽器 (包括電腦和行動裝置) 執行的搜尋查詢總數。
來自 Android 裝置的搜尋查詢數 來自 Android 應用程式的搜尋查詢總數。
來自 iOS 裝置的搜尋查詢數 來自 iPhone® 或 iPad® 行動應用程式的搜尋查詢總數。

步驟 3:變更圖表中顯示的資料

  1. 開啟報告 (如上所示)。
  2. 在圖表上方的標題旁邊,按一下向下箭頭 向下箭頭
  3. 從清單中選取適當選項,或是按一下表格的其中一欄。
  4. 將游標懸停在圖表上任何一點,即可查看對應時間軸位置的資料。

步驟 4:變更報告中顯示的資料

  1. 開啟報告 (如上所示)。
  2. 按一下工具列上的「選取資料欄」圖示 選取資料欄,查看所有可用欄。
  3. 在您想要顯示的個別資料欄旁邊點選方塊,然後按一下 [套用]
下次您開啟這份報告時,就會看見相同的資料欄。

步驟 5:自訂及匯出報告資料

依照使用者或活動篩選報告資料

您可以縮小報告列出的資料範圍,只顯示特定事件或使用者的資料。舉例來說,您可以建立篩選器來找出所有採取兩步驟驗證的使用者,或是分享大量外部連結的使用者。

  1. 開啟報告 (如上所示)。
  2. 如果畫面上並未顯示「篩選器」部分,請按一下工具列上的「篩選器」圖示 篩選器
  3. 輸入或選取篩選器條件。您可以使用報告中可查看的多項資料做為條件組合進行篩選。

依機構單位篩選

您可以依機構單位篩選資料,比較同網域中不同子機構的統計資料。

  1. 開啟報告 (如上所示)。
  2. 在左側的「資料表篩選器」之下,從清單中選取機構單位。

即使在搜尋舊資料時,您也只能篩選目前的機構階層。篩選結果不會顯示 (輸入上線日期) 前的資料。

顯示特定日期的資料

選取 [資料日期] 並使用日期選取器即可查看特定日期的資料,選取 [最新] 則可查看各應用程式的最新資料。大多數指標可提供過去 6 個月的資料,某些指標提供的資料時間範圍較短。

匯出報告資料

您可以將報告資料匯出至 Google 試算表,或以 CSV 檔案格式下載。

  1. 開啟報告 (如上所示)。
  2. (選用) 如要改為匯出其他資料,請點選工具列上的「選取報告」圖示 Select reports,查看所有可用的資料欄。
  3. 在您要匯出的每個資料欄旁邊,依序按一下方塊和 [套用]。
  4. 按一下報告上的「下載」圖示 下載

您可以匯出的儲存格資料數量不限,列數上限取決於您選取的資料欄數。

我查看的是多久以前的資料?

系統不會顯示至當前日期的完整資料,而是在圖表標題之下列出最新的欄資料日期。圖表下方的表格會顯示最新日期當天的資料。

資料欄名稱旁邊有時會顯示星號 (*),這代表該欄中的資料和同頁面中其他欄的資料相比可能已經過時。

如要進一步瞭解資料收集完畢的確切時間,以及資料的保留時間,請參閱資料保留和延遲時間

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