作为管理员，您可以通过应用使用情况报告深入了解用户的 Google Workspace 应用使用情况。用户报告下的应用使用情况报告会提供与用户活动有关的详细信息，例如
- 在特定时间段内发送的电子邮件。
- 用户创建和共享的文件数量。
- 哪些用户即将达到云端硬盘存储空间限额。
- 来自不同类型设备的搜索查询数量。
注意：使用应用专用密码登录 IMAP 不会被记录。
第 1 步：打开应用使用情况报告
-
-
在管理控制台中，依次点击“菜单”图标
报告
报告
第 2 步：查看数据
应用使用情况报告是基于下列用户数据生成的。
注意：您可能无法访问部分活动报告，具体取决于您的 Google Workspace 版本。
常规注意：永久删除的数据（包括保险柜保留的数据）不会占用存储空间配额。
| 报告中的列 | 说明 |
|---|---|
| Gmail 已用存储空间 (MB) | 用户存储 Gmail 数据所使用的存储空间（以 MB 为单位） |
| 云端硬盘已用存储空间 (MB) | 用户存储云端硬盘数据所使用的存储空间（以 MB 为单位） |
| 相册已用存储空间 (MB) | 用户存储照片所使用的存储空间（以 MB 为单位） |
| 已用存储空间总量 (MB) | 用户已使用的存储空间（以 MB 为单位） |
| 已用存储空间 (%) | 用户已使用的可用存储空间百分比 |
| 报告中的列 | 说明 |
|---|---|
| 电子邮件总数 | 用户已发送和收到的 Gmail 邮件总数。其中包括通过使用 Gmail SMTP 服务器的第三方 SMTP 客户端发送或接收的电子邮件。 |
| 已收到的电子邮件数 | 用户已收到的 Gmail 邮件总数。其中包括通过使用 Gmail SMTP 服务器的第三方 SMTP 客户端接收的电子邮件。 |
| 已发送的电子邮件数 | 用户已发送的 Gmail 邮件总数。其中包括通过使用 Gmail SMTP 服务器的第三方 SMTP 客户端发送的电子邮件。 |
| Gmail (IMAP) - 上次使用时间 | 用户上次使用互联网邮件访问协议 (IMAP) 访问 Gmail 的时间 |
| Gmail (POP) - 上次使用时间 | 用户上次使用邮局协议 (POP) 访问 Gmail 的时间 |
| Gmail（网页版）- 上次使用时间 | 用户最后一次使用网页版 Gmail 的时间。请注意，此时间戳不会与上次登录的时间戳同步。 |
注意：云端硬盘的用户报告不包含对共享云端硬盘所做的更改。 它们也不包含拥有 Cloud Identity 免费版或 Cloud Identity 专业版许可的用户的数据。
| 报告列 | 说明 |
|---|---|
|
云端硬盘 - 上次使用时间 |
活跃用户数（显示的是整个月内的累计数量）。在用户列表中，云端硬盘 - 上次使用时间列会显示用户上次访问云端硬盘的时间 |
| 已添加的文件数 | 用户已添加的云端硬盘文件的数量（包括创建或上传文件、转移文件所有权或从回收站中恢复文件的情形）
注意：针对同一文件的多次操作不会累积计数。 |
| 编辑过的文件数 | 用户编辑过的云端硬盘文件的数量 |
| 已查看的文件数 | 用户已查看的云端硬盘文件的数量 |
| 已添加的 Google 表单数 | 在云端硬盘中添加的表单的数量 |
| 已添加的 Google 幻灯片数 | 在云端硬盘中添加的演示文稿的数量 |
| 已添加的 Google 表格数 | 在云端硬盘中添加的电子表格的数量 |
| 已添加的 Google 绘图数 | 已添加的 Google 绘图文件的数量 |
| 已添加的 Google 文档数 | 在云端硬盘中添加的文本文档的数量 |
| 已添加的其他类型的文件数 | 用户添加的非 Google 文件的数量 |
| 报告中的列 | 说明 |
|---|---|
| 课堂 - 上次使用时间 | 用户上次使用 Google 课堂的时间 |
| 已创建的课程数 | 已创建的课程的数量 |
| 已创建的帖子数 | 教师和学生创建的帖子的总数 |
注意：应用使用情况报告中关于 Cloud Search 的各列会显示您网域中的搜索查询数量。
| 报告中的列 | 说明 |
|---|---|
| 搜索查询数 | 在 Cloud Search 中执行的搜索查询的总数 |
| 来自网页的搜索查询数 | 通过计算机和移动设备上的网络浏览器执行的搜索查询总数 |
| 来自 Android 设备的搜索查询数 | 通过 Android 版 Cloud Search 应用执行的搜索查询总数 |
| 来自 iOS 设备的搜索查询数 | 在 iPhone 或 iPad 上通过 Cloud Search 移动应用执行的搜索查询总数 |
第 3 步：自定义报告中的数据
- 按照上述说明打开报告。
- 点击“设置”图标
。
- （可选）如需在图表中添加列，请点击新增列旁边的向下箭头
，然后从列表中进行选择。
- （可选）如需从图表中移除内容，请点击相应内容旁边的“移除”图标
。
- （可选）如需对列进行重新排序，请将所需内容拖放到新位置。
- 点击保存。
第 4 步：过滤数据和导出报告
您可以缩小报告的范围，只显示用户或特定事件。例如，您可以创建过滤条件，以找出所有使用两步验证的用户。您也可以创建过滤条件，列出共享了大量外部链接的用户。
- 按照上文第 1 步中的说明打开您的报告。
- 在报告顶部，点击添加过滤条件。
- 选择并输入过滤条件，然后根据需要点击应用。
例如，选择事件名称，然后选择某个事件，即可查看所有包含该事件的日志条目
要对比网域中不同组织部门之间的统计信息，您可以按组织部门过滤。
- 按照上文第 1 步中的说明打开您的报告。
- 点击报告顶部的组织部门
- 点击应用。
即使在搜索较旧的数据时，您也只能针对当前的组织层级进行过滤。过滤结果中不会显示 2018 年 12 月 20 日之前的数据。
您还可以按群组过滤报告中的数据。要想让某个群组出现在过滤器中，您需要将该群组添加到过滤群组许可名单中。
如需详细了解如何使用群组过滤器，请参阅按 Google 群组过滤结果。
第 1 步：将群组添加到过滤群组许可名单：
- 按照上述说明打开报告。
- 点击报告顶部的群组过滤器图标
- 点击过滤群组。
此时，系统会显示“过滤群组”页面。 - 点击添加群组。
- 输入群组名称或电子邮件地址的前几个字符以搜索群组。当您看到所需群组时，请将其选中。
- （可选）如果您还想添加其他群组，请搜索并选择相应群组。
- 选择好群组后，点击添加。
- （可选）要移除群组，请点击移除群组
- 点击保存。
更改最长可能需要 24 小时才会生效，但通常不需要这么久。了解详情
第 2 步：按群组过滤审核日志
- 按照上述说明打开报告。
- 点击报告顶部的群组过滤器图标
- 选择一个或多个群组，然后点击应用。
系统不会显示截至当前日期的完整数据，而是在图表标题下方显示列数据的最新日期。图表下方的表格会显示最新日期当天的数据。
列名称旁边有时会显示星号“*”。星号表示与其他列中的数据相比，该列中的数据可能已经过时。
要详细了解数据在何时可供查看以及可保留多长时间，请参阅数据保留时间和延迟时间。
“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。
