管理員可以透過應用程式使用情形報告，深入瞭解使用者使用 Google Workspace 應用程式的情形。只要開啟「使用者回報」底下的「應用程式使用情形」報告，就能查看使用者活動的相關詳細資料，例如：
- 在特定期間傳送的電子郵件數。
- 使用者建立及共用的檔案數。
- 哪些使用者的雲端硬碟儲存空間用量已接近上限。
- 不同類型裝置的搜尋查詢數量。
注意：系統不會記錄使用應用程式密碼的 IMAP 登入活動。
步驟 1：開啟應用程式使用情形報告
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在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「報告」
「報告」
步驟 2：查看資料
「應用程式使用情形」報告是根據下列使用者資料所產生。
注意：您不一定能存取所有活動報告，實際可存取的報告視您的 Google Workspace 版本而定。
一般注意：永久刪除的資料 (包括保管箱保留的資料) 不會計入儲存空間配額。
| 報告欄 | 說明 |
|---|---|
| Gmail 儲存空間使用量 (MB) | 使用者的 Gmail 資料已占用多少 MB 的儲存空間 |
| 雲端硬碟儲存空間使用量 (MB) | 使用者的雲端硬碟資料已占用多少 MB 的儲存空間 |
| 相片儲存空間使用量 (MB) | 使用者的相片已占用多少 MB 的儲存空間 |
| 儲存空間使用總量 (MB) | 使用者已使用多少 MB 的儲存空間 |
| 儲存空間使用量 (%) | 使用者已使用的可用儲存空間比例 |
| 報告欄 | 說明 |
|---|---|
| 電子郵件總數 | 使用者總共收發多少 Gmail 郵件 (包括從使用 Gmail SMTP 伺服器的第三方 SMTP 用戶端傳送或接收的電子郵件)。 |
| 收到的電子郵件數 | 使用者總共收到多少 Gmail 郵件 (包括從使用 Gmail SMTP 伺服器的第三方 SMTP 用戶端接收的電子郵件)。 |
| 傳送的電子郵件數 | 使用者總共寄出多少 Gmail 郵件 (包括由使用 Gmail SMTP 伺服器的第三方 SMTP 用戶端傳送的電子郵件)。 |
| Gmail (IMAP) - 上次使用時間 | 使用者上次透過網際網路訊息存取通訊協定 (IMAP) 存取 Gmail 的時間 |
| Gmail (POP) - 上次使用時間 | 使用者上次透過郵局通訊協定 (POP) 存取 Gmail 的時間 |
| Gmail (網頁版) - 上次使用時間 | 使用者上次使用 Gmail 網頁版的時間。請注意，這個時間戳記並未與上次登入時間戳記保持同步。 |
注意：在共用雲端硬碟中所做的變更不會列在雲端硬碟使用者報告中。 也不會列入擁有 Cloud Identity 免費版或 Cloud Identity 進階版授權的使用者的資料。
| 報告欄 | 說明 |
|---|---|
|
雲端硬碟 - 上次使用時間 |
顯示整個月的活躍使用者累計人數。使用者清單的「雲端硬碟 - 上次使用時間」欄會顯示使用者上次存取雲端硬碟的時間 |
| 新增的檔案數 | 使用者新增的雲端硬碟檔案數量 (包括建立或上傳檔案、轉移檔案擁有權以及從垃圾桶還原檔案)
注意：同一個檔案出現多次動作時，系統不會累計動作次數 |
| 已編輯的檔案數 | 使用者已編輯的雲端硬碟檔案數量 |
| 已查看的檔案數 | 使用者已查看的雲端硬碟檔案數量 |
| 新增的 Google 表單檔案數 | 雲端硬碟中新增的表單數量 |
| 新增的 Google 簡報檔案數 | 雲端硬碟中新增的簡報數量 |
| 新增的 Google 試算表檔案數 | 雲端硬碟中新增的試算表數量 |
| 新增的 Google 繪圖檔案數 | 新增的 Google 繪圖檔案數量 |
| 新增的 Google 文件檔案數 | 雲端硬碟中新增的文字文件數量 |
| 新增的其他類型檔案數 | 使用者新增的非 Google 檔案數量 |
| 報告欄 | 說明 |
|---|---|
| Classroom - 上次使用時間 | 使用者上次使用 Classroom 的時間 |
| 已建立的課程數 | 已建立的課程數量 |
| 已建立的訊息數 | 老師和學生建立的訊息總數 |
注意：應用程式使用情形報告中的 Cloud Search 相關資料欄會顯示您網域中的搜尋查詢數量。
| 報告欄 | 說明 |
|---|---|
| 搜尋查詢數 | 在 Cloud Search 執行的搜尋查詢總數 |
| 來自網路的搜尋查詢數 | 透過網路瀏覽器 (包括電腦和行動裝置) 執行的搜尋查詢總數 |
| 來自 Android 裝置的搜尋查詢數 | 來自 Android 應用程式的搜尋查詢總數 |
| 來自 iOS 裝置的搜尋查詢數 | 來自 iPhone 或 iPad 行動應用程式的搜尋查詢總數 |
步驟 3：自訂報告資料
- 按照上述步驟開啟報告。
- 按一下「設定」圖示
。
- (選用) 如要在圖表中新增資料欄，請按一下「新增資料欄」旁邊的向下箭頭
，然後從清單中選取所需選項。
- (選用) 如要從圖表中移除項目，請按一下該項目旁邊的「移除」圖示
。
- (選用) 如要重新排列資料欄，請將項目拖曳到新的位置。
- 按一下 [儲存]。
步驟 4：篩選資料及匯出報告
您可以縮小報告資料涵蓋的範圍，只顯示某些使用者或特定事件的資料。舉例來說，您可以建立篩選器來找出所有採取兩步驟驗證的使用者，或列出分享許多外部連結的使用者。
- 按照上方步驟 1 的說明開啟報告。
- 按一下報告頂端的「新增篩選器」。
- 選取並輸入篩選器條件，然後視需要按一下「套用」。
舉例來說，您可以選取「事件名稱」並找到要查看記錄項目的事件，藉此取得該事件的所有發生記錄
如要比較一個網域中不同機構單位的統計資料，您可以依機構單位篩選資料。
- 按照上方步驟 1 的說明開啟報告。
- 按一下報告頂端的「機構單位」
- 按一下 [套用]。
即使您是在搜尋舊資料，也只能篩選目前的機構階層。篩選結果不會顯示 2018 年 12 月 20 日前的資料。
您也可以在報告中依群組篩選資料。您必須先將群組新增至篩選群組許可清單，這個篩選器才會顯示該群組。
如要進一步瞭解如何使用群組篩選器，請參閱「依 Google 群組篩選結果」。
步驟 1：將群組加入篩選群組許可清單：
- 按照上述步驟開啟報告。
- 按一下報告頂端的「群組篩選器」
- 按一下「篩選條件群組」。
系統會隨即顯示篩選條件群組頁面。 - 按一下 [新增群組]。
- 搜尋群組 (輸入群組名稱/群組電子郵件地址的前幾個字元)，並在找到後選取該群組。
- (選用) 若要新增其他群組，請搜尋並選取群組。
- 選好群組後，按一下 [新增]。
- (選用) 如要移除群組，請按一下「移除群組」圖示
- 按一下「儲存」。
變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情
步驟 2：依群組篩選稽核記錄
- 按照上述步驟開啟報告。
- 按一下報告頂端的「群組篩選器」
- 選取一或多個群組，然後按一下「套用」。
系統不會顯示至當前日期的完整資料，而是在圖表標題之下列出最新的欄資料日期。圖表下方的表格會顯示最新日期當天的資料。
資料欄名稱旁邊有時會顯示星號 (*)，這代表該欄中的資料和其他各欄的資料相比可能已經過時。
如要進一步瞭解資料的收集作業所需時間及保留時間，請參閱資料保留和延遲時間。
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。
