In qualità di amministratore, puoi utilizzare i report Utilizzo app per capire meglio in che modo gli utenti utilizzano le app di Google Workspace. In Report utenti, il report Utilizzo app fornisce dettagli sulle attività degli utenti, ad esempio:
- Email inviate in un periodo specifico.
- Numero di file creati e condivisi dagli utenti.
- Quali utenti stanno per raggiungere i limiti di spazio di archiviazione di Drive.
- Numero di query di ricerca eseguite da diversi tipi di dispositivi.
Nota: gli accessi IMAP utilizzando le password per l'app non vengono registrati.
Passaggio 1: apri il report Utilizzo app
-
Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
-
Nella Console di amministrazione, vai al Menu
Reporting
Report
Passaggio 2: esamina i dati
Il report Utilizzo app si basa sui seguenti dati utente.
Nota: a seconda della versione di Google Workspace in uso, potresti non avere accesso ad alcuni report sulle attività.
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GeneraliNota: i dati eliminati definitivamente, inclusi i dati conservati in Vault, non vengono conteggiati nelle quote dello spazio di archiviazione.
| Colonna del report | Descrizione |
|---|---|
| Spazio di archiviazione utilizzato da Gmail (MB) | La quantità di MB di spazio di archiviazione utilizzati dall'utente per dati di Gmail |
| Spazio di archiviazione di Drive utilizzato (MB) | La quantità di MB di spazio di archiviazione utilizzati dall'utente per dati di Drive |
| Spazio di archiviazione foto utilizzato (MB) | La quantità di MB di spazio di archiviazione utilizzati dall'utente per le foto |
| Spazio di archiviazione totale utilizzato (MB) | La quantità di MB di spazio di archiviazione utilizzati dall'utente |
| Spazio di archiviazione utilizzato (%) | La quantità di MB di spazio di archiviazione disponibile utilizzati dall'utente |
| Colonna del report | Descrizione |
|---|---|
| Email totali | Il numero totale di messaggi Gmail inviati e ricevuti dall'utente. Sono incluse le email inviate o ricevute da client SMTP di terze parti che utilizzano server SMTP di Gmail. |
| Email ricevute | Il numero totale di messaggi Gmail ricevuti dall'utente. Sono incluse le email ricevute da client SMTP di terze parti che utilizzano server SMTP di Gmail. |
| Email inviate | Il numero totale di messaggi Gmail inviati dall'utente. Sono incluse le email inviate da client SMTP di terze parti che utilizzano i server SMTP di Gmail. |
| Gmail (IMAP) - Ultimo utilizzo | L'ultima volta che l'utente ha utilizzato il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol) per accedere a Gmail. |
| Gmail (POP) - Ultimo utilizzo | L'ultima volta che l'utente ha utilizzato il protocollo POP (Post Office Protocol) per accedere a Gmail |
| Gmail (Web) - Ultimo utilizzo | L'ultima volta che l'utente ha utilizzato la versione di Gmail basata sul web. Tieni presente che questo timestamp non è sincronizzato con il timestamp di Ultimo accesso. |
Nota: i report utente per Drive non includono le modifiche apportate ai Drive condivisi. Inoltre, non includono i dati degli utenti con licenze Cloud Identity Free o Cloud Identity Premium.
| Colonna del rapporto | Descrizione |
|---|---|
|
Drive - Ultima attività |
Numero di utenti attivi, mostrato cumulativamente per tutto il mese. Nell'elenco utenti, sulla colonna Drive - Ultima attività è indicata l'ultima volta che un utente ha eseguito l'accesso a Drive |
| File aggiunti | Numero di file di Drive aggiunti dall'utente, tra cui possono essere inclusi file creati, caricati, ripristinati dal cestino o che hanno cambiato proprietà.
Nota: in caso di più azioni sullo stesso file, il conteggio non viene incrementato. |
| File modificati | Numero di file di Drive modificati dall'utente |
| File visualizzati | Numero di file di Drive visualizzati dall'utente |
| Moduli Google aggiunti | Numero di moduli aggiunti su Drive |
| Presentazioni Google aggiunte | Numero di presentazioni aggiunte su Drive |
| Fogli Google aggiunti | Numero di fogli di lavoro aggiunti su Drive |
| Disegni Google aggiunti | Numero di file di Disegni Google aggiunti |
| Documenti Google aggiunti | Numero di documenti di testo aggiunti su Drive |
| Altri tipi aggiunti | Numero di file non Google aggiunti dall'utente |
| Colonna del report | Descrizione |
|---|---|
| Classroom - Ultimo utilizzo | L'ultima volta che l'utente ha utilizzato Classroom |
| Corsi creati | Il numero di corsi creati |
| Post creati | Il numero totale di post creati da insegnanti e studenti |
Nota: nelle colonne relative a Cloud Search dei report Utilizzo app è riportato il numero di query di ricerca effettuate nel dominio.
| Colonna del report | Descrizione |
|---|---|
| Query di ricerca | Il numero totale di query di ricerca in Cloud Search |
| Query di ricerca dal Web | Il numero totale di query di ricerca da browser web, inclusi computer e dispositivi mobili |
| Query di ricerca da Android | Il numero totale di query di ricerca dall'app Android |
| Query di ricerca da iOS | Il numero totale di query di ricerca dall'app per dispositivi mobili iPhone o iPad. |
Passaggio 3: personalizza i dati del report
- Apri il rapporto come descritto sopra.
- Fai clic su Impostazioni
.
- (Facoltativo) Per aggiungere colonne al grafico, accanto a Aggiungi nuova colonna, fai clic sulla freccia giù
e seleziona le opzioni appropriate dall'elenco.
- (Facoltativo) Per rimuovere un elemento dal grafico, fai clic su Rimuovi
accanto a quell'elemento.
- (Facoltativo) Per riorganizzare le colonne, trascina un elemento in una nuova posizione.
- Fai clic su Salva.
Passaggio 4: filtra i dati ed esporta il report
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Puoi filtrare il report in modo da visualizzare utenti o eventi specifici. Ad esempio, puoi creare un filtro che ti consenta di trovare tutti gli utenti che utilizzano la verifica in due passaggi o di ottenere un elenco delle persone che condividono molti link esterni.
- Apri il report come descritto nel passaggio 1 qui sopra.
- Nella parte superiore del report, fai clic su Aggiungi un filtro.
- Seleziona e inserisci i criteri per il filtro e, se necessario, fai clic su Applica.
Ad esempio, seleziona Nome evento, quindi scegli un evento per visualizzare le voci di log relative a ogni sua occorrenza.
Per confrontare le statistiche delle diverse unità organizzative di un dominio, puoi filtrare i risultati in base all'unità organizzativa.
- Apri il report come descritto nel passaggio 1 qui sopra.
- Nella parte superiore del report, fai clic su Unità organizzativa
- Fai clic su Applica.
Puoi filtrare solo la gerarchia attuale dell'organizzazione, anche se cerchi dati precedenti. I dati precedenti al 20 dicembre 2018 non vengono visualizzati nei risultati filtrati.
Puoi anche filtrare i dati nel report in base al gruppo. Prima che un gruppo venga visualizzato in questo filtro, devi aggiungerlo alla lista consentita dei gruppi filtro.
Per maggiori dettagli sull'utilizzo dei filtri di gruppo, vedi Filtrare i risultati in base a Google Gruppi.
Passaggio 1: aggiungi un gruppo alla lista consentita dei gruppi filtro:
- Apri il report come descritto sopra.
- Nella parte superiore del rapporto, fai clic su Filtro gruppo
- Fai clic su Gruppi filtro.
Viene visualizzata la pagina Gruppi filtro. - Fai clic su Aggiungi gruppi.
- Cerca un gruppo inserendo i primi caratteri del nome o dell'indirizzo email. Quando viene visualizzato il gruppo che stai cercando, selezionalo.
- (Facoltativo) Per aggiungere un altro gruppo, cercalo e selezionalo.
- Quando hai selezionato tutti i gruppi che ti interessano, fai clic su Aggiungi.
- (Facoltativo) Per rimuovere un gruppo, fai clic su Rimuovi gruppo
- Fai clic su Salva.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più
Passaggio 2: filtra il log di controllo per gruppo
- Apri il report come descritto sopra.
- Nella parte superiore del rapporto, fai clic su Filtro gruppo
- Seleziona uno o più gruppi e fai clic su Applica.
Puoi esportare i dati del report in un foglio di lavoro Google o scaricarli in un file CSV.
- Apri il report come descritto nel passaggio 1 qui sopra.
- (Facoltativo) Modifica i dati da includere nell'esportazione come descritto nel passaggio 3 qui sopra.
- Sul report, fai clic su Scarica
.
- Seleziona le colonne da includere e il formato del report.
- Fai clic su Scarica.
Puoi esportare fino a 100.000 righe.
I dati che visualizzi non sono aggiornati fino alla data corrente. Infatti, sotto l'intestazione del grafico è indicata la data più recente a cui risalgono i dati riportati nella colonna. Nella tabella sotto il grafico puoi vedere i dati relativi a 1 giorno per la data più recente.
A volte accanto al nome di una colonna si trova un asterisco "*" che indica che i dati riportati in quella colonna potrebbero essere obsoleti rispetto a quelli delle altre colonne.
Per maggiori dettagli sul momento in cui i dati diventano disponibili e sulla durata del periodo per cui vengono conservati, vedi Conservazione dei dati e tempi di attesa.
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