En tant qu'administrateur, vous pouvez consulter les rapports d'activité intitulés "Utilisation des applications" pour obtenir une vue détaillée de la manière dont vos utilisateurs utilisent les applications Google Workspace. Sous Rapports utilisateur, le rapport "Utilisation des applications" fournit des détails sur l'activité de vos utilisateurs :
- E-mails envoyés sur une période donnée
- Nombre de fichiers créés et partagés par les utilisateurs
- Nom des utilisateurs ayant quasiment atteint leur limite de stockage Drive
- Nombre de requêtes de recherche effectuées sur différents types d'appareils
Remarque: Les connexions IMAP à l'aide de mots de passe d'application ne sont pas consignées.
Étape 1 : Ouvrez le rapport d'utilisation des applications
-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
-
Dans la console d'administration, accédez à Menu
Création de rapports
Rapports
Étape 2 : Consultez les données
Le rapport d'utilisation des applications se base sur les données utilisateur suivantes.
Remarque : En fonction de votre édition de Google Workspace, il est possible que vous n'ayez pas accès à certains rapports d'activité.
Tout développer | Tout réduire
GénéralRemarque : Les données supprimées définitivement (y compris les données conservées par Vault) ne sont pas comptabilisées dans les quotas de stockage.
| Colonne du rapport | Description |
|---|---|
| Espace utilisé pour Gmail (Mo) | Nombre de méga-octets de stockage consommés par l'utilisateur pour des données Gmail. |
| Espace utilisé pour Drive (Mo) | Nombre de méga-octets de stockage consommés par l'utilisateur pour des données Drive. |
| Espace utilisé pour Photos (Mo) | Nombre de méga-octets de stockage consommés par l'utilisateur pour des photos. |
| Espace total utilisé (Mo) | Nombre de méga-octets de stockage consommés par l'utilisateur. |
| Espace utilisé (%) | Pourcentage d'espace de stockage consommé par l'utilisateur. |
| Colonne du rapport | Description |
|---|---|
| Nombre total d'e-mails | Nombre total de messages Gmail envoyés et reçus par l'utilisateur. Inclut les e-mails envoyés ou reçus par des clients SMTP tiers à l'aide de serveurs SMTP Gmail. |
| E-mails reçus | Nombre total de messages Gmail reçus par l'utilisateur. Inclut les e-mails reçus de clients SMTP tiers à l'aide de serveurs SMTP Gmail. |
| E-mails envoyés | Nombre total de messages Gmail envoyés par l'utilisateur. Inclut les e-mails envoyés par des clients SMTP tiers à l'aide de serveurs SMTP Gmail. |
| Gmail (IMAP) : dernière utilisation | Heure de la dernière connexion de l'utilisateur à Gmail via le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol). |
| Gmail (POP) : dernière utilisation | Heure de la dernière connexion de l'utilisateur à Gmail via le protocole POP (Post Office Protocol). |
| Gmail (Web) : dernière utilisation | Heure de la dernière connexion de l'utilisateur à l'interface Web de Gmail. Notez que cet horodatage n'est pas synchronisé avec l'horodatage Dernière connexion. |
Remarque : Les rapports utilisateur de Drive n'incluent pas les modifications apportées aux Drive partagés. Ils n'incluent pas non plus les données des utilisateurs disposant de licences Cloud Identity Free ou Cloud Identity Premium.
| Colonne du rapport | Description |
|---|---|
|
Drive : dernière activité |
Nombre total d'utilisateurs actifs sur le mois. Dans la liste des utilisateurs, la colonne Drive : dernière activité indique quand un utilisateur a accédé à Drive pour la dernière fois. |
| Fichiers ajoutés | Nombre de fichiers Drive ajoutés par l'utilisateur, incluant les fichiers ayant fait l'objet d'une création, d'une importation, d'un transfert de propriété ou d'une restauration à partir de la corbeille
Remarque : Lorsqu'un même fichier est concerné par plusieurs actions, celles-ci ne sont comptabilisées qu'une seule fois. |
| Fichiers modifiés | Nombre de fichiers Drive modifiés par l'utilisateur. |
| Fichiers consultés | Nombre de fichiers Drive affichés par l'utilisateur. |
| Fichiers Google Forms ajoutés | Nombre de formulaires ajoutés dans Drive. |
| Fichiers Google Slides ajoutés | Nombre de présentations ajoutées dans Drive. |
| Fichiers Google Sheets ajoutés | Nombre de feuilles de calcul ajoutées dans Drive. |
| Fichiers Google Drawings ajoutés | Nombre de fichiers Google Drawings ajoutés. |
| Fichiers Google Docs ajoutés | Nombre de documents texte ajoutés dans Drive. |
| Autres types de fichiers ajoutés | Nombre de fichiers créés avec une application n'appartenant pas à Google ajoutés par l'utilisateur |
| Colonne du rapport | Description |
|---|---|
| Classroom : dernière utilisation | Heure à laquelle l'utilisateur a accédé à Classroom pour la dernière fois. |
| Cours créés | Nombre de cours créés. |
| Posts créés | Nombre total de posts créés par les élèves et les enseignants. |
Remarque : Les colonnes Cloud Search dans les rapports d'utilisation des applications indiquent le nombre de requêtes de recherche effectuées dans votre domaine.
| Colonne du rapport | Description |
|---|---|
| Requêtes de recherche | Nombre total de requêtes de recherche effectuées dans Cloud Search. |
| Recherches via ordinateur | Nombre total de requêtes de recherche effectuées à partir de navigateurs Web, y compris les ordinateurs et appareils mobiles. |
| Recherches à partir d'Android | Nombre total de requêtes de recherche effectuées depuis l'application Android. |
| Recherches via iOS | Nombre total de requêtes de recherche effectuées depuis l'application mobile pour iPhone ou iPad. |
Étape 3 : Personnalisez les données dans le rapport
- Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
- Cliquez sur Paramètres
.
- (Facultatif) Pour ajouter des colonnes au graphique, cliquez sur la flèche vers le bas
à côté de Ajouter une colonne, puis sélectionnez des options dans la liste.
- (Facultatif) Pour supprimer un élément du graphique, cliquez sur Supprimer
à côté de cet élément.
- (Facultatif) Pour réorganiser les colonnes, déplacez-les vers une nouvelle position par glisser-déposer.
- Cliquez sur Enregistrer.
Étape 4 : Filtrez les données et exportez le rapport
Vous pouvez filtrer les données du rapport pour n'afficher que certains utilisateurs ou événements spécifiques. Vous pouvez par exemple créer un filtre destiné à afficher uniquement les utilisateurs pour lesquels la validation en deux étapes est activée. Vous pouvez également créer un filtre pour recenser les utilisateurs qui partagent de nombreux liens externes.
- Ouvrez le rapport comme indiqué à l'étape 1 ci-dessus.
- En haut du rapport, cliquez sur Ajouter un filtre.
- Sélectionnez et saisissez vos critères de filtrage, puis cliquez sur Appliquer, si nécessaire.
Par exemple, sélectionnez Nom de l'événement, puis un événement, pour afficher les entrées de journal correspondant à toutes les occurrences de cet événement.
Pour comparer les statistiques entre les unités organisationnelles d'un domaine, vous pouvez filtrer par unité organisationnelle.
- Ouvrez votre rapport comme indiqué à l'étape 1 ci-dessus.
- En haut du rapport, cliquez sur Unité organisationnelle
- Cliquez sur Appliquer.
Vous pouvez effectuer des recherches uniquement dans la hiérarchie organisationnelle actuelle, même si vous recherchez des données plus anciennes. Les données antérieures au 20 décembre 2018 n'apparaissent pas dans les résultats filtrés.
Vous pouvez également filtrer les données de votre rapport par groupe. Pour qu'un groupe apparaisse dans ce filtre, vous devez l'ajouter à votre liste d'autorisation de groupes de filtrage.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des filtres de groupe, consultez Filtrer les résultats par groupe Google.
Étape 1 : Ajoutez un groupe à la liste d'autorisation de vos groupes de filtrage
- Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
- En haut du rapport, cliquez sur Filtre de groupe
- Cliquez sur Groupes de filtrage.
La page "Groupes de filtrage" s'affiche. - Cliquez sur Ajouter des groupes.
- Recherchez un groupe en saisissant les premiers caractères de son nom ou de son adresse e-mail. Lorsque vous avez trouvé le groupe, sélectionnez-le.
- (Facultatif) Pour ajouter un autre groupe, recherchez-le et sélectionnez le groupe.
- Une fois les groupes sélectionnés, cliquez sur Ajouter.
- (Facultatif) Pour supprimer un groupe, cliquez sur Supprimer le groupe
- Cliquez sur Enregistrer.
Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus
Étape 2 : Filtrez le journal d'audit par groupe
- Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
- En haut du rapport, cliquez sur Filtre de groupe
- Sélectionnez un ou plusieurs groupes, puis cliquez sur Appliquer.
Vous pouvez exporter les données du rapport vers un document Google Sheets ou les télécharger au format CSV.
- Ouvrez votre rapport comme indiqué à l'étape 1 ci-dessus.
- (Facultatif) Modifiez les données à inclure dans l'exportation, comme décrit à l'étape 3 ci-dessus.
- Dans le rapport, cliquez sur Télécharger
.
- Sélectionnez les colonnes à inclure et le format du rapport.
- Cliquez sur Télécharger.
Vous pouvez exporter jusqu'à 100 000 lignes.
Les données disponibles à la date courante ne sont pas complètes. Sous le titre du graphique, vous voyez la date la plus récente des données fournies dans la colonne. Le tableau sous le graphique affiche les données sur un jour pour la date la plus récente.
Il arrive qu'un astérisque "*" s'affiche à côté du nom d'une colonne. Il vous indique que les données de cette colonne risquent d'avoir été actualisées moins récemment que celles des autres colonnes.
Pour savoir à quel moment les données deviennent disponibles et connaître leur durée de conservation, consultez Conservation des données et temps de latence.
Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.
