Informes de usuarios: uso de las aplicaciones

Consulta la actividad de los usuarios en las aplicaciones

Como administrador, puedes utilizar los informes de uso de las aplicaciones para obtener información exhaustiva sobre el uso que hacen los usuarios de las aplicaciones de Google Workspace. En Informes de usuario, el informe de uso de las aplicaciones proporciona información relacionada con la actividad de tus usuarios, como los correos enviados durante un periodo específico, la cantidad de archivos que crean y comparten, cuáles de ellos están a punto de alcanzar los límites de almacenamiento de Drive y el número de consultas de búsqueda que se han hecho desde diferentes tipos de dispositivos.

Paso 1: Abre el informe de uso de las aplicaciones

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve aInformes y luego Informes de usuario y luego Uso de aplicaciones.

Paso 2: Revisa los datos

El informe de uso de las aplicaciones se basa en los datos de usuario indicados a continuación. 

Nota: En función de la edición de Google Workspace que tengas, es posible que no tengas acceso a algunos de los informes de actividad.

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General
Columna del informe Descripción
Almacenamiento utilizado en Gmail (MB) Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado con datos de Gmail.
Almacenamiento utilizado en Drive (MB) Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado con datos de Drive.
Almacenamiento utilizado en Fotos (MB) Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado con fotos.
Almacenamiento total utilizado (MB) Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado.
Almacenamiento usado (%) El porcentaje de espacio de almacenamiento disponible que el usuario ha utilizado.
Gmail
Columna del informe Descripción
Total de correos electrónicos El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado y recibido. Se incluyen los correos electrónicos enviados o recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail.
Correos electrónicos recibidos El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha recibido. Se incluyen los correos electrónicos enviados o recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail.
Correos electrónicos enviados El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado. Se incluyen los correos electrónicos enviados o recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail.
Gmail (IMAP): usado por última vez La última vez que el usuario empleó el protocolo IMAP (Internet Message Access Protocol) para acceder a Gmail.
Gmail (POP): usado por última vez La última vez que el usuario empleó el protocolo POP (Post Office Protocol) para acceder a Gmail.
Gmail (Web): usado por última vez La última vez que el usuario empleó la versión web de Gmail. Ten en cuenta que esta marca de tiempo no está sincronizada con la de Último acceso.
Currents
Columna del informe Descripción
Publicaciones El número de publicaciones creadas por el usuario.
También se incluyen las publicaciones eliminadas.
Comentarios El número de comentarios creados por el usuario.
También se incluyen los comentarios eliminados.
Comentarios recibidos El número de comentarios creados por otros usuarios en el contenido del usuario.
También se incluyen los comentarios eliminados.
+1s El número de veces que el usuario ha hecho +1.
También se incluyen los +1 eliminados.
+1 recibidos El número de veces que otros usuarios han hecho +1 en el contenido del usuario.
También se incluyen los +1 eliminados.
Publicaciones compartidas El número de veces que el usuario ha compartido contenido.
También se incluyen las publicaciones eliminadas.
Publicaciones compartidas recibidas El número de veces que otros usuarios han compartido contenido del usuario.
También se incluyen las publicaciones eliminadas.
Drive
Columna del informe Descripción

Drive: último momento de actividad

 
El número de usuarios activos, mostrado de forma acumulada durante todo el mes. En la columna Drive: último momento de actividad de la lista de usuarios, se muestra la última vez que un usuario accedió a Drive.
Archivos añadidos El número de archivos de Drive que el usuario ha añadido; pueden ser archivos que ha creado, subido o restaurado de la papelera o archivos a los que ha transferido la propiedad.

Nota: Si se producen diferentes acciones en un mismo archivo, no se incrementa el número de acciones registradas.

Archivos editados El número de archivos de Drive que ha editado el usuario.
Archivos vistos El número de archivos de Drive que ha visto el usuario.
Formularios de Google añadidos El número de formularios que se han añadido a Drive.
Presentaciones de Google añadidas El número de presentaciones que se han añadido a Drive.
Hojas de cálculo de Google añadidas El número de hojas de cálculo que se han añadido a Drive.
Dibujos de Google añadidos El número de Dibujos de Google que se han añadido a Drive.
Documentos de Google añadidos El número de documentos de texto que se han añadido a Drive.
Otros tipos añadidos El número de archivos que no son de Google que ha añadido el usuario.
Classroom
Columna del informe Descripción
Classroom: usado por última vez La última vez que el usuario usó Classroom.
Clases creadas El número de clases creadas.
Publicaciones creadas El número total de publicaciones que los profesores y los alumnos han creado.
Cloud Search

Nota: En las columnas de Cloud Search que aparecen en los informes de uso de las aplicaciones, se muestra el número de consultas de búsqueda de tu dominio.

Columna del informe Descripción
Consultas de búsqueda El número total de consultas de búsqueda hechas en Cloud Search.
Consultas de búsqueda desde la Web El número total de consultas de búsqueda hechas desde navegadores web, tanto en ordenadores como en dispositivos móviles.
Consultas de búsqueda desde Android El número total de consultas de búsqueda hechas desde la aplicación Android.
Consultas de búsqueda desde iOS El número total de consultas de búsqueda hechas desde la aplicación móvil para iPhone o iPad.

Paso 3: Personaliza los datos del informe

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. Haz clic en Configuración ""
  3. (Opcional) Para añadir columnas al gráfico, haz clic en la flecha hacia abajo "" que hay junto a Añadir columna y, a continuación, selecciona las opciones de la lista.
  4. (Opcional) Para quitar un elemento del gráfico, junto a su nombre, haz clic en Quitar "".
  5. (Opcional) Para reorganizar las columnas, arrastra y suelta un elemento a otra posición.
  6. Haz clic en Guardar.

Paso 4: Filtra los datos y exporta el informe

Filtrar por usuario o actividad

Puedes acotar el informe para que se muestren usuarios o eventos específicos. Por ejemplo, puedes crear un filtro para encontrar a todos los usuarios que utilizan la verificación en dos pasos, o crear un filtro para mostrar una lista de las personas que comparten muchos enlaces externos.

  1. Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
  2. En la parte superior del informe, haz clic en Añadir un filtro.
  3. Haz clic en uno de los filtros de la lista, introduce los criterios y haz clic en Aplicar.

Filtrar por unidad organizativa

Puedes filtrar por unidad organizativa para comparar estadísticas de diferentes organizaciones secundarias de un dominio.

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte superior del informe, haz clic en Unidad organizativay luegoselecciona una unidad de la lista.
  3. Haz clic en Aplicar.

Aunque estés buscando datos antiguos, solo puedes hacerlo en la jerarquía de organización actual. Los datos anteriores al 20 de diciembre del 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.

Filtrar por grupo

También puedes filtrar los datos del informe por grupo. Para que aparezca un grupo en este filtro, debes incluirlo en la lista de permitidos:

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte superior del informe, haz clic en Filtro de grupos.
  3. Haz clic en Incluir grupos en la lista de permitidos.
    Se mostrará la página Incluir grupos en la lista de permitidos.
  4. Haz clic en Añadir grupos.
  5. Selecciona un grupo de la lista o escribe texto para buscar su nombre.
  6. Haz clic en Añadir para añadir grupos concretos a la lista.
  7. Haz clic en Guardar.
    Nota: Una vez que has añadido un grupo a la lista de permitidos, los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.
  8. Para personalizar los datos del informe, vuelve al informe y haz clic en Filtro de grupos para filtrar por grupo.

Mostrar datos de una fecha determinada

Selecciona Ver por fecha y usa el selector de fechas para mostrar datos de una fecha concreta, o selecciona la opción para ver los datos más recientes de cada aplicación. En muchas métricas están disponibles los datos de los últimos seis meses, aunque en otras el periodo de tiempo es menor.

Exportar los datos de un informe

Puedes exportar los datos del informe a una hoja de cálculo de Google o descargarlos en un archivo CSV.

  1. Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
  2. (Opcional) Cambia los datos que se incluirán en la exportación según se describe en el paso 3 de este artículo.
  3. En el informe, haz clic en Descargar "".
  4. Selecciona las columnas que quieres incluir y el formato del informe.
  5. Haz clic en Descargar.

Puedes exportar hasta 210.000 celdas. La cantidad máxima de filas depende del número de columnas que selecciones.

¿Qué antigüedad tienen los datos que aparecen?

No aparecerán los datos completos hasta la fecha actual, sino que aparecerá la fecha más reciente de los datos de esa columna debajo del título del gráfico. En la tabla situada debajo del gráfico se muestran los datos de la fecha más reciente.

Es posible que a veces aparezca un asterisco (*) junto al nombre de una columna, lo que indica que los datos de esa columna podrían estar obsoletos en comparación con los de otras columnas de la misma página.

Para saber cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se conservan, consulta el artículo Plazos de conservación y periodos de retraso de los datos.

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