Informes de aplicaciones de G Suite

Ver la actividad de uso de las aplicaciones de los usuarios

Como administrador, puedes utilizar los informes de aplicaciones para entender mejor cómo se utilizan las aplicaciones de G Suite en tu organización. Puedes consultar la actividad de los usuarios, como los correos enviados durante un periodo específico, la cantidad de archivos que los usuarios crean y comparten, qué usuarios están a punto de alcanzar los límites de almacenamiento de Drive y el número de consultas de búsqueda que se han hecho desde diferentes tipos de dispositivos.

Paso 1: Abre el informe de aplicaciones

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Informes.
  3. En la parte izquierda, ve a Informes y luego Informes de usuario y haz clic en Uso de aplicaciones. Puedes consultar más información en la sección Paso 2: Interpreta los datos sobre la actividad en las aplicaciones.

Paso 2: Interpreta los datos sobre la actividad en las aplicaciones

La consola de administración basa los informes de actividad de uso de las aplicaciones en los datos de usuario siguientes. Puedes añadir o quitar cualquiera de estos datos de los informes. Para obtener instrucciones, consulta la sección Paso 4: Cambia los datos que aparecen en los informes.

Nota: En función de la edición de G Suite que utilices, tendrás o no acceso a los siguientes informes:

General
Tipo de informe Descripción
Almacenamiento total usado (MB) Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado.
Almacenamiento en Drive usado (MB) Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado con datos de Drive.
Almacenamiento en Gmail usado (MB) Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado con datos de Gmail.
Almacenamiento en Fotos usado (MB) Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado con fotos.
Almacenamiento usado (%) El porcentaje de espacio de almacenamiento disponible que el usuario ha utilizado.
Gmail
Tipo de informe Descripción
N.º total de correos electrónicos Número total de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado y recibido. Se incluyen los correos electrónicos enviados o recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail.
Correos electrónicos recibidos Número de mensajes de Gmail que el usuario ha recibido. Se incluyen los correos electrónicos enviados o recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail.
Correos electrónicos enviados Número total de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado. Se incluyen los correos electrónicos enviados o recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail.
Gmail (IMAP): usado por última vez La última vez que el usuario empleó el protocolo IMAP (Internet Message Access Protocol) para acceder a Gmail.
Gmail (POP): usado por última vez La última vez que el usuario empleó el protocolo POP (Post Office Protocol) para acceder a Gmail.
Gmail (Web): usado por última vez La última vez que el usuario empleó la versión web de Gmail. Ten en cuenta que esta marca de tiempo no está sincronizada con la marca de tiempo Último acceso.
Google+
Tipo de informe Descripción
Publicaciones Número de publicaciones creadas por el usuario.
También se incluyen las publicaciones eliminadas.
Comentarios Número de comentarios creados por el usuario.
También se incluyen los comentarios eliminados.
Comentarios recibidos Número de comentarios creados por otros usuarios en el contenido del usuario.
También se incluyen los comentarios eliminados.
+1 Número de veces que el usuario ha hecho +1.
También se incluyen los +1 eliminados.
+1 recibidos Número de veces que otros usuarios han hecho +1 en el contenido del usuario.
También se incluyen los +1 eliminados.
Publicaciones compartidas Número de veces que el usuario ha compartido contenido.
También se incluyen las publicaciones eliminadas.
Publicaciones compartidas recibidas Número de veces que otros usuarios han compartido contenido del usuario.
También se incluyen las publicaciones eliminadas.
Drive
Tipo de informe Descripción

Último momento de actividad
No disponible en todas las ediciones de G Suite.

Número de usuarios activos, mostrado de forma acumulada durante todo el mes. En la columna Drive: último momento de actividad de la lista de usuarios, se muestra la última vez que un usuario accedió a Drive. 
Archivos añadidos El número de archivos de Drive que ha añadido un usuario, lo que puede incluir crear o subir un archivo, restaurar uno de la papelera o transferir su propiedad.

Nota: Si se producen diferentes acciones en un mismo archivo, no se incrementa el número de acciones registradas.

Archivos editados El número de archivos de Drive que ha editado el usuario.
Archivos vistos El número de archivos de Drive que ha visto el usuario.
Formularios de Google El número de formularios añadidos a Drive.
Presentaciones de Google añadidas El número de presentaciones añadidas a Drive.
Hojas de cálculo de Google añadidas El número de hojas de cálculo que se han añadido a Drive.
Dibujos de Google añadidos El número de dibujos de Google que se han añadido a Drive.
Documentos de Google añadidos El número de documentos de texto que se han añadido a Drive.
Otros tipos añadidos El número de archivos que no son de Google que ha añadido el usuario.
Classroom
Tipo de informe Descripción
Classroom: utilizado por última vez La última vez que el usuario usó Classroom.
Clases creadas Número de clases creadas.
Publicaciones creadas El número total de publicaciones creadas por los profesores y los alumnos.
Cloud Search
Tipo de informe Descripción
Consultas de búsqueda El número total de consultas de búsqueda hechas en Cloud Search.
Consultas de búsqueda desde la Web El número total de consultas de búsqueda hechas desde navegadores web, tanto en ordenadores como en dispositivos móviles.
Consultas de búsqueda desde Android El número total de consultas de búsqueda hechas desde la aplicación Android.
Consultas de búsqueda desde iOS El número total de consultas de búsqueda hechas desde la aplicación móvil para iPhone® o iPad®.

Paso 3: Cambia los datos que aparecen en el gráfico

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. Junto al título situado sobre el gráfico, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  3. Selecciona una opción de la lista o haz clic en una columna de la tabla.
  4. Coloca el cursor sobre cualquier punto del gráfico para ver datos específicos en la cronología.

Paso 4: Cambia los datos que aparecen en los informes

Puede añadir o quitar columnas en los informes Actividad de uso de las aplicaciones. Por ejemplo, puedes añadir columnas que especifiquen el almacenamiento en Drive que utilizan determinados usuarios y el porcentaje de espacio de almacenamiento disponible que ha empleado un usuario.

Sigue estos pasos:

  1. Abre el informe tal como se muestra arriba.
  2. En la barra de herramientas, haz clic en Seleccionar columnas para ver todas las columnas disponibles.
  3. Haz clic en la casilla junto a cada columna que quieras mostrar y, a continuación, en Aplicar.
La próxima vez que abras este informe, verás las mismas columnas.

Para obtener más información sobre las distintas columnas disponibles en este informe, consulta más arriba la sección Paso 2: Interpreta los datos sobre la actividad en las aplicaciones.

Paso 5: Personaliza y exporta los datos del informe

Filtrar los datos del informe por usuario o actividad

Puedes ver eventos o usuarios específicos en el informe. Por ejemplo, puedes crear un filtro para encontrar a todos los usuarios que utilizan la verificación en dos pasos, o bien puedes crear un filtro para ver una lista de personas que comparten muchos enlaces externos.

  1. Abre el informe como se muestra arriba.
  2. Si no ves el apartado Filtros, en la barra de herramientas, haz clic en Filtrar Filtrar.
  3. Introduce o selecciona los criterios del filtro. Puedes filtrar por cualquier combinación de los datos que se pueden ver en el informe.

Filtrar por unidad organizativa

Puedes filtrar por unidad organizativa para comparar estadísticas de diferentes organizaciones secundarias de un dominio.

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte superior del informe, selecciona una unidad organizativa en la lista.

Aunque estés buscando datos antiguos, solo puedes hacerlo en la jerarquía de organización actual. Los datos anteriores al 20 de diciembre del 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.

Mostrar datos de una fecha determinada

Selecciona A partir del y utiliza el selector de fechas para mostrar datos de una fecha concreta, o bien selecciona Más recientes si quieres ver los datos más recientes que están disponibles sobre cada aplicación. En muchas métricas están disponibles los datos de los últimos seis meses, aunque en otras el periodo de tiempo es menor.

Exportar los datos de un informe

Puedes exportar los datos de los informes a una hoja de cálculo de Google o descargarlos en un archivo CSV.

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. (Opcional) Si quieres cambiar los datos que se van a incluir en la exportación, haz clic en el icono Seleccionar informes  de la barra de herramientas para ver todas las columnas disponibles.
  3. Haz clic en la casilla de cada columna que contenga datos que quieras exportar y, a continuación, en Aplicar.
  4. En el informe, haz clic en Descargar .

El número de celdas que puedes exportar es ilimitado. La cantidad máxima de filas depende del número de columnas que selecciones.

¿Qué antigüedad tienen los datos que veo?

No se muestran todos los datos hasta la fecha actual, sino que en las columnas solo se proporcionan los datos obtenidos hasta la fecha que aparece debajo del título del gráfico. En la tabla situada debajo del gráfico se muestran los datos de la fecha más reciente.

Si aparece un asterisco "*" junto al nombre de una columna, significa que es posible que los datos de esa columna estén obsoletos en comparación con los de otras columnas de la misma página.

Para saber exactamente cuándo se publican los datos y durante cuánto tiempo están disponibles, consulta el artículo Tiempos de retención de datos y retrasos.

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