ในฐานะผู้ดูแลระบบ เมื่อสร้างบัญชี Google Workspace ใหม่ คุณต้องเปลี่ยนระเบียน MX เพื่อให้อีเมลส่งไปยังบัญชีใหม่ใน Gmail โดยการอัปเดตระเบียนใหม่ไปยังระบบอาจใช้เวลาถึง 72 ชั่วโมง อีเมลที่ส่งไปยังโดเมนของคุณในช่วงเวลานี้อาจถูกตีกลับ แม้จะหลีกเลี่ยงการตีกลับอีเมลทั้งหมดไม่ได้ แต่ก็มีวิธีที่คุณใช้เพื่อลดอัตราการตีกลับได้
หลีกเลี่ยงการตีกลับของอีเมล
คุณควรสร้างบัญชีผู้ใช้ทั้งหมดในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ก่อนเปลี่ยนระเบียน MX โปรดดูรายละเอียดที่การเพิ่มผู้ใช้ทีละคน หากมีบัญชีจำนวนมาก คุณจะเพิ่มผู้ใช้คราวละหลายคนก็ได้
หากมีรายชื่ออีเมลหรือชื่อเล่นในโดเมน คุณจะเพิ่มข้อมูลดังกล่าวในคอนโซลผู้ดูแลระบบได้เช่นกัน
ดูข้อมูลเพิ่มเติมจากหัวข้อต่อไปนี้
ตั้งค่าที่อยู่สำหรับรับอีเมลทั้งหมดที่ส่งมายังที่อยู่ซึ่งยังไม่ได้สร้างไว้ในโดเมน โปรดดูรายละเอียดที่การกำหนดเส้นทางและการนำส่งอีเมล
กำหนดเวลาในการเปลี่ยนระเบียน MX ในขณะที่มีปริมาณอีเมลน้อย เช่น ในช่วงเย็นหรือวันสุดสัปดาห์
หากโฮสต์ของโดเมนเป็นผู้เปลี่ยนระเบียนให้กับคุณ โปรดติดต่อกับโฮสต์เพื่อกำหนดเวลาในช่วงที่องค์กรมีปริมาณอีเมลที่ได้รับไม่มาก
โปรดแจ้งบุคคลสำคัญที่คุณติดต่อให้ทราบถึงกำหนดการเปลี่ยนแปลงระบบอีเมลของคุณเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความสับสนที่อาจเกิดขึ้นจากข้อความตีกลับ
ข้อมูลที่ควรแจ้งให้ทราบ
- วันที่และเวลาของกำหนดการเปลี่ยนแปลง
- วิธีส่งข้อความซ้ำเมื่อมีข้อความตีกลับ
- ช่องทางสื่อสารอื่นๆ ที่ใช้ได้หากมีปัญหาเร่งด่วน
เคล็ดลับ: โปรดย้ำว่าช่วงเวลาที่ระบบใช้งานไม่ได้จะเกิดขึ้นเพียงไม่นาน และยืนยันกับผู้ที่คุณติดต่อว่าข้อความทั้งหมดจะไม่สูญหาย แต่อาจจำเป็นต้องส่งซ้ำเป็นบางอีเมล