Sebagai administrator, saat menyiapkan akun Google Workspace baru, Anda harus mengubah data MX agar email dialihkan ke akun baru Anda di Gmail. Diperlukan waktu hingga 72 jam untuk memperbarui data baru di seluruh sistem. Selama periode ini, email yang dikirim ke domain Anda mungkin dipantulkan. Meskipun tidak ada cara untuk sepenuhnya mencegah pengembalian email, berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk mencegahnya.
Mencegah pengembalian email
Sebelum mengubah data MX, Anda harus membuat semua akun pengguna di konsol Google Admin. Untuk mengetahui detailnya, lihat Menambahkan pengguna satu per satu. Jika memiliki banyak akun, Anda dapat menambahkan beberapa pengguna sekaligus.
Jika memiliki milis atau nama pengguna di domain, Anda juga dapat menambahkannya di konsol Admin.
Untuk informasi selengkapnya, lihat:
Anda dapat menyiapkan alamat email generik untuk menangani pesan yang dikirim ke alamat yang belum pernah dibuat di domain Anda. Untuk mengetahui detailnya, lihat Perutean dan pengiriman email.
Buat jadwal untuk mengubah data MX Anda saat volume email rendah, misalnya pada malam hari atau akhir pekan.
Jika data Anda diubah oleh host domain Anda, segera hubungi mereka dan buatkan jadwal saat organisasi Anda tidak menerima banyak email.
Anda dapat mencegah kebingungan perihal pesan terpantul dengan memberi tahu orang-orang penting tentang perubahan mendatang pada sistem email Anda.
Pastikan untuk mengomunikasikan:
- Tanggal dan waktu perubahan yang direncanakan
- Petunjuk untuk mengirimkan ulang semua pesan terpantul
- Cara alternatif untuk mengomunikasikan masalah yang harus diatasi secepatnya
Tips: Anda dapat menekankan bahwa periode nonaktif berlangsung dalam waktu singkat. Yakinkan orang-orang tersebut bahwa pesan tidak akan hilang, tetapi beberapa pesan mungkin harus dikirim ulang.
