המאמר הזה מיועד לאדמינים ב-Google Workspace.
כדי להעביר הודעות מ-Gmail עם חשבון אישי, חשבון דרך מוסד הלימודים או חשבון דרך מקום העבודה, אפשר לקרוא את המאמר העברת הודעות מ-Gmail לחשבון אחר באופן אוטומטי. אם אתם משתמשים ב-Gmail דרך מקום העבודה או מוסד הלימודים, האדמין שלכם חייב להפעיל את ההגדרה שמאפשרת לאנשים להעביר הודעות Gmail.
אם אתם מוגדרים כאדמינים ב-Google Workspace, אתם יכולים להפנות או להעביר אוטומטית הודעות אימייל נכנסות שנשלחו לנמען אחד בארגון שלכם, לנמען אחר או לכמה נמענים אחרים. כדי לעשות את זה, צריך ליצור מפות של כתובות במסוף Admin.
הנושאים בדף
- אפשרויות ודוגמאות
- הפניה אוטומטית או העברה לכל כתובת בנפרד
- הפניה אוטומטית או העברה לכמה כתובות בפעולה אחת
- סרטון עם עוד מידע
- מה אפשר לעשות במקום ליצור מפות של כתובות
אפשרויות ודוגמאות
- החרגה של הנמען המקורי (הפניה אוטומטית) – עובד מסוים מפסיק לעבוד בארגון שלכם ואתם רוצים להפנות אוטומטית את ההודעות שהוא יקבל בעתיד למחליף שלו, או לחשבון שהוגדר למטרה הזו. ההודעות לא נשלחות לנמען המקורי.
- הכללה של הנמען המקורי (העברה) – עובד בארגון יוצא לחופשה. במהלך החופשה, אתם רוצים שהעובד ימשיך לקבל את ההודעות כדי שהוא יוכל לקרוא אותן אחרי שיחזור. אבל אתם גם רוצים להעביר את ההודעות שלו לעובד אחר שמחליף אותו כשהוא לא נמצא.
- מיפוי של כמה כתובות בפעולה אחת – לדוגמה, יכול להיות שתצטרכו למפות את כתובות האימייל הישנות של הארגון לכתובות חדשות אחרי רכישה.
כדאי לקרוא: מידע נוסף על העברת הודעות לעומת הפניה אוטומטית של הודעות.
הפניה אוטומטית או העברה לכל כתובת בנפרד
הודעות שאתם מפנים אוטומטית או מעבירים נראות כאילו הן נשלחו מהשולח המקורי. השורה מאת: בהודעות שהופנו אוטומטית כוללת רק את הכתובת של הנמען המקורי.
-
במסוף Google Admin...
-
בצד ימין, בוחרים ביחידה הארגונית ברמה העליונה.
- גוללים להעברת אימיילים באמצעות מפת כתובות הנמענים ולוחצים על הגדרה או על יצירת כלל נוסף.
- בחלק העליון של התיבה הוספת הגדרה, מזינים שם תיאורי למפת הכתובות.
- בשלב 1 בתיבה הוספת הגדרה, לוחצים על הוספה.
-
בשדה כתובת, מזינים את כתובת האימייל של הנמען המקורי. בשדה מיפוי לכתובת, מזינים את כתובת האימייל שאליה רוצים להעביר את ההודעות.
-
מבצעים שוב את השלבים האלה כדי להוסיף עוד כתובות למיפוי או עוברים לקטע מיפוי כמה כתובות בפעולה אחת כדי לקרוא איך להוסיף את כולן ביחד.
- בקטע הודעות: בוחרים אחת מהאפשרויות הבאות:
- כל ההודעות הנכנסות: בוחרים באפשרות הזאת כדי להחיל את הגדרת ההעברה על כל ההודעות שהתקבלו בדומיין שלכם, כולל הודעות שנשלחו בתוך הדומיין.
- הודעות נכנסות חיצוניות בלבד: בוחרים באפשרות הזאת כדי להחיל את הגדרת ההעברה רק על הודעות שהתקבלו משולחים מחוץ לדומיין שלכם.
- ניתוב גם ליעד המקורי: מסמנים את התיבה הזאת כדי לשלוח את ההודעה לנמען המקורי, בנוסף לנמענים החדשים.
- הוספת כותרת X-Gm-Original-To: מסמנים את התיבה הזאת כדי לשמור את הפרטים של הנמען המקורי בכותרת של ההודעה. זה יכול להיות יעיל אם אתם מנהלים אימיילים לפי כותרות של הודעות. המידע שמופיע בכותרת ההודעה יכול להיות שימושי גם לפתרון בעיות שקשורות לשליחת אימיילים.
- בחלק התחתון של התיבה הוספת הגדרה, לוחצים על שמירה.
מפת הכתובות החדשה מופיעה כשורה בדף ניתוב. כל שורה מייצגת מפת כתובות אחת.
בדרך כלל השינויים נכנסים לתוקף בתוך דקות, אבל עשוי להיות עיכוב של עד 24 שעות. אפשר לקרוא פרטים נוספים במאמר איך השינויים חלים על שירותי Google.
הפניה אוטומטית או העברה לכמה כתובות בפעולה אחת
כדי שיהיה לכם קל יותר למפות מספר גדול של כתובות, אתם יכולים להזין אותן בתור רשומות שמופרדות באמצעות פסיקים, למשל מגיליון אלקטרוני. אפשר להוסיף לכל המפות ביחד עד 5,000 כתובות של נמענים. לדוגמה, אתם יכולים להוסיף מפת כתובות אחת עם 5,000 כתובות של נמענים, 50 מפות של כתובות עם 100 נמענים בכל אחת, או 1,000 מפות של כתובות עם 5 נמענים בכל אחת.
כדי ליצור מפת כתובות פועלים לפי ההוראות שמפורטות למעלה. אחר כך בשלב 6, מבצעים את הפעולות הבאות:
- לוחצים על הוספה בכמות גדולה.
- מזינים את כתובת האימייל המקורית ואחריה מוסיפים פסיק, ואחר כך מזינים את הכתובת של הנמען החדש.
- לוחצים על מקש Return או מקש Enter כדי להוסיף שורה חדשה.
- חוזרים על השלבים 1 עד 3 עד שמוסיפים את כל הכתובות.
- בחלק התחתון של התיבה 'הוספה בכמות גדולה', לוחצים על הוספת כתובות אימייל חלופיות.
- מבצעים את שלב 7 שלמעלה.
Depending on your email sending practices, we may reduce the recipient address limit for your domain. This can affect recipient limits for your address maps. We recommend you follow our best practices for sending mail to Gmail users.
צפייה בסרטון
Forward messages with address maps
מה אפשר לעשות במקום ליצור מפות של כתובות
בהתאם ליעדים שלכם, יכול להיות שהאפשרויות האלה יהיו יעילות יותר ממפות של כתובות. צריך ללחוץ על כל אחת מהאפשרות כדי לראות את השלבים הרלוונטיים:
- מאפשרים למשתמשים להעביר אוטומטית את האימיילים שלהם מ-Gmail – אם תפעילו העברה אוטומטית של הודעות, משתמשים יוכלו להעביר הודעות מהחשבון שלהם. הם יוכלו להעביר באופן זמני את ההודעות שלהם לעמית לעבודה או לחשבון אחר שנמצא בבעלותם.
- מוסיפים כתובת אימייל חלופית למשתמש – המשתמש יוכל לקבל אימיילים לכתובת האימייל החלופית הזו. הודעות שנשלחות לכתובת האימייל החלופית נשלחות באופן אוטומטי לחשבון האימייל הראשי של המשתמש.
- מאפשרים למשתמשים לתת לאדם אחר גישה לחשבון Gmail שלהם – כך משתמשים יכולים לתת לאנשים אחרים גישה לחשבון Gmail שלהם. לדוגמה, עוזר מנהל שקיבל גישה לחשבון של המנהל שלו יכול לקרוא, לשלוח ולקבל הודעות בשמו.
